Liveton blogi - Asiaa ja Ajatuksia tapahtumista

Verkostoituminen eli uusien suhteiden luominen voi kuulostaa jännittävältä tai joidenkin mielestä jopa ahdistavalta. Keskustelun aloittamisen rimaa ei kuitenkaan kannata pitää liian korkealla, sillä verkostoitumisen ei tarvitse olla jäykkää keskustelua. Verkostoituminen ei kuulu pelkästään yritystapahtumiin ja messuihin, vaan uusia suhteita voi luoda missä ja koska tahansa. Käytä siis rohkeasti kaikki tilaisuudet hyödyksesi ja nappaa alta vinkit talteen onnistuneeseen verkostoitumiseen!

Suomessa kesän 2019 festivaaleissa oli nähtävissä uuden uhkaavan trendin nousu: esiintymisten peruuntuminen. Festivaali toisensa jälkeen on joutunut kokemaan esiintyjien peruuntumisista aiheutuneita ongelmia ja asiakkaiden tyytymättömyyttä. Peruuntumisien syinä on ollut logistisia ongelmia, sairastumisia, lentokonevikoja, tuplabookkauksia sekä paljon muuta. Tapahtumajärjestäjien monien kuukausien, jopa vuosien kova työ ja suunnittelut ovat valumassa sormien läpi.  Siksi tarvitaan nopeita päätöksiä ja rahapussin joustoa.

Vaikka suomalaiset ovatkin tunnetusti uskollisia jonottajia, eivät pitkä jonotusaika tai sisäänkäynnin ruuhkautuminen ole ikinä toivottavia tilanteita tapahtuman sujuvuuden kannalta. Sisäänkäynnin suunnittelu on asia, johon kannattaa uhrata aikaa ja ajatustyötä.

Liian usein tapahtumat eivät pääse myyntitavoitteisiin ja asiakkaille jää huono maku, kun tapahtumassa ei ollutkaan tarpeeksi porukkaa. Tämä tilanne on tapahtumajärjestäjän pahin painajainen. Välttämättä tähtiartistinkaan buukkaaminen ei tuo toivottua kävijämäärää tapahtumaan, joten mikä tällöin avuksi? Ratkaisu on ilmeinen – moni sen tietää mutta harva järjestäjä sitä toteuttaa: tapahtuman suunnitelmallinen myynti ja markkinointi.

Kuva: Hanna-Kaisa Hämäläinen

PikkujouluCircus on uudenlainen pikkujoulutapahtuma, joka järjestettiin ensimmäisen kerran Jyväskylässä vuonna 2018. Visuaalisuuteen ja asiakaskokemukseen panostava tapahtuma laajentaa toimintaansa tänä vuonna myös neljälle muulle paikkakunnalle. Haastattelimme aiheesta Paviljongin markkinointi- ja viestintäpäällikköä Hanna Kiilamaata.

Kuva: Winter war

Tällä kertaa Tipsit Tuottajille -videosarjan jaksossa vieraana on Ahti Impola, joka työskentelee Akun Tehtaalla tapahtumatekniikan parissa. Tsekkaa mitä tipsejä Impola antaa tapahtumatuottajille.

Erilaisissa tapahtumissa talkoolaisille löytyy tehtäviä laidasta laitaan. Ennakkovalmisteluihin sekä tapahtuman purkuun tarvitaan ulkopuolisia auttajia useissa tapahtumissa. Tärkeitä ovat myös tapahtuman aikana auttavat talkoolaiset infossa, rannekkeen vaihdossa tai muissa tarpeellisissa tehtävissä. Esimerkiksi Ilosaarirock kerää tapahtumaansa noin 2 000 vapaaehtoista kokemaan, millaista on olla osa suurta festivaalia.  

Verkkosivut, nettisivut, kotisivut – rakkaalla lapsella on monta nimeä. Tapahtuman verkkosivujen yhtenä suurimpana tavoitteena on antaa informaatiota tapahtumasta kiinnostuneille ihmisille ja vastata asiakasta askarruttaviin kysymyksiin. Hyvin tehdyt verkkosivut vähentävät tapahtumajärjestäjien sekä yhteistyökumppaneiden asiakaspalveluun tulevien kysymysten määrää.

Kahvikuppien kilinää, puheensorinaa ja käyntikorttien vaihtelua - mitä mielikuvia yritystapahtuma herättää sinussa? Yritystapahtumien tarjonta on kasvanut hurjasti parin viime vuoden aikana. Koska kilpailu yritysten kesken on kovempaa kuin koskaan, on käännettävä katsetta kohti uusia keinoja erottua edukseen muista kilpailijoista. Monet yritykset ovatkin kokeilleet aamias- ja afterwork-tapahtumien vetovoimaa osana brändin markkinointia sekä yrityksen strategiaa.

Tapahtumatuottajalla on usein monta rautaa tulessa ja järjestäjän täytyykin muun muassa budjetoida, aikatauluttaa ja selvittää lupa-asioita. Tapahtuman muistilista on hyvä keino varmistaa, että tietyt asiat on tehty ennen tapahtuman julkaisua.

Tässä blogitekstissä paneudutaan asioihin, joita on hyvä ottaa huomioon, ennen kuin tapahtuma on kaikkien ihmisten huulilla. Tämä checklist on vain pintaraapaisu, mutta antaa käsityksen siitä, minkä asioiden tulisi olla prioriteettilistan kärjessä tapahtumaa valmistellessa.