Hybriditapahtuman onnistumisen 10 tärkeintä kulmakiveä

Live- ja virtuaalitapahtuman yhdistelmä, hybriditapahtuma, on noussut yhdeksi kiinnostavimmaksi tapahtumamuodoksi koronapandemian myötä. Virtuaalitapahtumien aikakaudella osallistujat ovat tottuneet siihen, että tapahtumiin voi osallistua helposti myös etänä, joten moni tapahtumajärjestäjä onkin ottanut tämän käyttöönsä. Hybriditapahtuman järjestämisessä on kuitenkin omat haasteensa – näiden 10 tärkeimmän asian huomioimisella pääsee kuitenkin jo pitkälle!

1. Yhdenvertaisen asiakaskokemuksen luominen

Yksi suurimmista haasteista ja samalla tärkeimmistä asioista on se, kuinka saada sekä live- että virtuaaliosallistujille yhtä hyvä asiakaskokemus. Tapahtumaan osallistuminen tulee olla kaikille vaivatonta sekä erilaiset tarpeet tulee olla huomioituna. Jos paikan päällä osallistujille tarjotaan lounas, niin mitä etäosallistujille voisi tarjota vastineeksi?

2. Mielenkiintoinen sisältö

Yleisesti yksi tapahtumajärjestämisen tärkeimmistä kulmakivistä on sopivan ja mielenkiintoisen sisällön luominen. Hybriditapahtumissa tulee miettiä, sopiiko tietty puhuja tai ohjelma molempiin muotoihin vai tulisiko tilalla olla jotain muuta. Esimerkiksi standup-ohjelma ei ole paras valinta silloin, jos kyseessä on pieni liveyleisö. Etäosallistujan keskittyminen on myös tutkitusti aika heikkoa, joten tapahtuman sisällön tulee pitää koko ajan mielenkiintoa yllä. 

3. Sopiva alusta

Virtuaalialustoja on tällä hetkellä tarjolla niin yksinkertaisia (Zoom) kuin monipuolisempiakin (Liveto). Tärkeintä valinnassa on kuitenkin miettiä se, mikä on tapahtuman tarkoitus: pieni yrityksen sisäinen tapahtuma, joka ei vaadi montaa toiminnallisuutta vai suurempi kokonaisuus, johon halutaan mukaan interaktiivisuus, kumppanit sekä personointimahdollisuus? Vinkkejä alustan valinnasta voi lukea täältä.

4. Osallistujien vuorovaikutus

Live- ja virtuaaliosallistujien tulisi pystyä helposti kommunikoimaan keskenään sekä osallistumaan tapahtuman yhteiseen keskusteluun. Liveton Tapahtumasovelluksen avulla molempien tapahtumamuotojen osallistujat voivat keskustella samassa chatissa helposti sekä esittää esimerkiksi kysymyksiä ja kommentteja puhujille tai esiintyjille.

5. Osallistujien aktivointi 

Jotta osallistujien mielenkiinto pysyy yllä, niin heitä kannattaa aktivoida erilaisten keinojen avulla. Yksi aktivointikeino on kyselyt, joihin osallistuja voi vaikka vastata Liveton Tapahtumasovelluksen kautta. Kyselyt ovat hyvä tapa aloittaa päivä kysymällä esimerkiksi “Kuinka aamusi on lähtenyt käyntiin? A. Todella hyvin! B. Mielenkiinnolla odotan päivää. C. Aamu vaatii vielä kupin kahvia”. Kyselyt tulee tehdä tapahtuman luonteen, ohjelman ja puhujien mukaan. 

6. Laadukas ja visuaalinen striimi

Striimi eli yhdensuuntainen livelähetys kuuluu lähes jokaiseen hybriditapahtumaan, jonka vuoksi sen laatuun eli siihen, että lähetys toimii pätkimättä ja hyvällä kuvalla, kannattaa panostaa. Usein järjestäjät unohtavat myös sen, että visuaalista striimiä on miellyttävämpi katsoa – studion visuaalinen stailaaminen esimerkiksi kasveilla ja sohvalla tekee jo paljon.

7. Ohjelman suunnittelu

Tapahtumajärjestäjien mukaan virtuaaliosallistujat eivät jaksa keskittyä striimiin  yhtä hyvin, kuin liveosallistuja, joten tähän kannattaa kiinnittää suunnittelussa huomiota. Puheenvuorot tai esitykset kannattaa jakaa maksimissaan 45 minuutin osuuksiin, joiden välissä on lyhyt tauko. Tapahtumapäivän kesto kannattaa olla myös vähemmän kuin 8 tuntia. 

8. Selkeä viestintä ja ohjeistus

Usea tapahtumajärjestäjä tietää sen, että viestintä ja ohjeistus ovat avainasemassa tapahtuman onnistumiseen, mutta silti nämä asiat jäävät taka-alalle. Tapahtumasta tulee viestiä ennen tapahtumaa, sen aikana sekä tapahtuman jälkeen. Ennen tapahtumaa tulee esimerkiksi kertoa se, miten paikan päälle tai virtuaalialustalle pääsee – erityisesti virtuaalipuolella ohjeiden merkitys korostuu. Tapahtumasovelluksen info-osiota sekä chattia voi käyttää tapahtuman aikaiseen viestintään, kuten siihen, mitä osallistujilta odotetaan seuraavaksi. Tarkempia tapahtumaviestinnän ohjeita löytyy Liveton oppaasta. 

9. Yhteisöllisyyden luominen

Varsinkin suuremmissa hybriditapahtumissa haasteista voi tuottaa se, miten tapahtumasta saadaan yhteisöllinen – ja kyllä, tähän kannattaa panostaa! Hämeenlinnan Nuorkauppakamari järjesti Menestystä tekemässä – Creating success virtuaalitapahtuman.

10. Hyvän juontajan valitseminen

Tapahtumaan sopiva, energinen ja hyvä juontaja tuo mielenkiintoa tapahtumaan, joten tämän vaikutusta ei kannata aliarvioida. Ammattijuontajien palveluita voi ostaa esimerkiksi Maikki Medialta tai vaihtoehtoisesti tapahtumaan voidaan palkata vetonaulaksi julkisuudesta tuttu henkilö juontamaan tapahtumaa. Vinkkejä onnistuneeseen juontoon voi lukea täältä.

Oletko järjestämässä tapahtumaa tai tilaisuutta, ja haluaisit kuulla Liveton tarjoamista ratkaisuista? Ota yhteyttä, niin kerromme mielellämme lisää!