Tapahtuman budjetointi

Harva tapahtuma toivoo negatiivista lopputulosta taloudellisesti, tai oikeastaan sitä ei toivo kukaan. Usein tapahtumaa edeltänyt työ on ollut kuukausien tai jopa vuosien mittaista ja sen halutaan tuottavan jonkinlaista voittoa. Tämä tilanne ei kuitenkaan tule vahingossa, vaan taloudellista tilannetta on seurattava koko ajan. Jokainen tapahtuma tarvitsee budjetin eli suunnitelman, johon kirjataan tulot ja menot. Budjetin avulla voit seurata taloutta, jotta tiedät millainen taloudellinen tilanne tapahtumalla on.

Budjetin laatimiseen tarvitsee tietoa siitä, millaisia menoja sekä tuloja tapahtumalla on. Tärkeää on luoda kokonaisbudjetti ja alkaa pilkkomaan kokonaisuutta pienempiin osiin. Pienempiä kokonaisuuksia on helpompi hahmottaa ja vähemmän asioita jää huomioimatta. Kaikkea ei kuitenkaan voi ennustaa, joten on hyvä budjetoida noin 5% kuluista yllätyskuluihin. 

Alussa luvut voivat olla hyvinkin pitkälle arvioita, mutta tärkeä on huomioida ja muokata kuluja ajan mittaan. Tärkeää on siis muistaa budjetin joustavuus ja sen muunteleminen läpi valmisteluajan. Varsinkin isoissa tapahtumissa muutokset ovat hyvin yleisiä, sillä yllätyskustannuksia voi tulla odottamattomistakin paikoista.

Budjetin laatiminen ei takaa sitä, että tapahtuma jää taloudellisesti voitolle, vaan tärkein osa on jatkuva seuranta ja siihen reagointi. Hyvä ja huolellinen budjetointi selkeyttää tapahtuman etenemistä. Sinun on helpompi ymmärtää mitä on vielä tehtävä ja mihin kustannuksiin tulee reagoida, esimerkiksi olisiko lipunmyyntiä hyvä buustata uudella kampanjalla. Isoa tuotantoa tehdessä pitää ymmärtää se, että isot ideat vaativat isosti rahaa. Tapahtumaa tehdessä kannattaa muistaa pohtia millaisen taloudellisen riskin on ottamassa ja toimia niin että taloudellinen epävakaus pienenee. 

 

Jos tapahtuma alkaa saada osakseen liikaa kuluja ja budjetti alkaa näyttää negatiiviselta, on hyvä kiinnittää huomiota seuraaviin asioihin:

• Karsi kalleimmista, eli mistä voisit säästää

• Kilpailuta kustannukset

• Keskity yhteistyökumppanien hankintaan ja myyntiin, lisää aiheesta täältä

• Huolehtia lipunmyynnin sujuvuudesta – käytä dynaamista hinnoittelua

• Panosta vapaaehtoistyövoimaan

Tapahtumien tuottaminen on yksi stressaavimmista ammateista ja pienikin stressiä helpottava tekijä on varmasti haluttu. Selkeä ja seurattu budjetti keventää omalta osaltaan tunnetun stressin määrä. Jotta tapahtuman budjetoinnista voitaisiin tehdä yhtään mukavampaa ja helpompaa Liveto kokosi tapahtumajärjestäjille sopivan budjettipohjan. Kokeile täyttää pohjaan oman tapahtumasi tiedot ja olet askeleen lähempänä tapahtuman onnistumista.

Lataa budjettipohja tästä.