Liveton webinaari: Kaikki kokonaisvaltaisesta tapahtuma-järjestelmästä

Huhtikuun webinaarissa Liveton toimitusjohtaja Antti Korhonen avasi tapahtumateknologian kehitystä, tulevaisuudennäkymiä ja kokonaisvaltaista tapahtumajärjestelmää. Webinaarissa asiaa käsiteltiin konkretian kautta, hyödyntäen kahta case-esimerkkiä B2B-tapahtumista, joissa on käytetty kokonaisvaltaista tapahtumajärjestelmää. Lataa maksuton tallenne supermielenkiintoisesta webinaarista tai lue tiivistelmä tästä blogista!

Pirstaloitunut tapahtumadata

Webinaarissa lähdettiin liikkeelle apuna perinteinen tussitaulu, johon Korhonen kuvaa tapahtumajärjestäjien työntäyteistä arkea. Kun tapahtumajärjestäjän arkea pyöritetään, löytyy taustalta usein jokin CRM- tai ERP-järjestelmä tai muita taustajärjestelmiä. Kun organisaation tapahtumia tehdään joko live-, virtuaali-, tai hybriditapahtumien muodossa, järjestäminen vaatii erilaisia työkaluja. Näitä työkaluja ovat esimerkiksi ilmoittautuminen, Tapahtumasovellus, webinaarialusta ja lipunmyynti – työkaluja on vähintään yhtä monta, kuin niiden käyttäjää!

Kaikista yllämainituista tapahtumamuodoista ja niiden toteuttamisen vaatimista työkaluista kerääntyy tapahtumajärjestäjille arvokasta dataa. Korhonen esittää webinaarin kuulijoille päivän polttavan kysymyksen: pystyvätkö kuulijat hyödyntämään tätä dataa ja viemään sen käytettyihin taustajärjestelmiin?

Aiemmin tapahtumajärjestäjät ovat hankkineet tarvittavia työkaluja eri järjestelmistä, sillä palveluntarjoajat ovat perinteisesti keskittyneet aina yhden työkalun tarjoamiseen. Tämä on johtanut tapahtumajärjestäjät tilanteeseen, jossa myös tapahtumadata on ripoteltuna eri palveluihin. Korhonen maalaa mielikuvan tilanteesta, jossa tapahtuman ilmoittautuminen on hankittu yhdestä palvelusta, viestintää toteutettu toisessa, tapahtuman aikana käytetään kolmannesta palvelusta hankittua Tapahtumasovellusta ja neljännen palvelun kautta kysytään tapahtuman jälkeen palautetta. Onko tämä lopulta tapahtumajärjestäjän etujen mukaista? Miltä arki tuntuu, kun data on neljässä eri paikassa? Tuskin kovinkaan hyvältä.

Mikä on kokonaisvaltainen tapahtumajärjestelmä?

Seuraavaksi webinaarissa esiteltiin tyypillisimpiä työkaluja, joita eri tapahtumien ja tilaisuuksien järjestämiseen vaaditaan, kuten virtuaalitapahtuma-alustat, tapahtumahallintajärjestelmät ja viestintätyökalut. Nämä ja muut työkalut voidaan myös niputtaa yhden palveluntarjoajan alle, jolloin voidaan puhua kokonaisvaltaisesta tapahtumajärjestelmästä.

Webinaarissa esiteltiin lyhyesti 8 syytä, miksi kokonaisvaltainen tapahtumajärjestelmä kannattaa hankkia:

1. Yksi järjestelmä kaikkiin tapahtumatarpeisiin – mitä vähemmän työkaluja käytössä on, sitä helpompaa arki todennäköisemmin on.
2. Keskitetty tiedonhallinta – tapahtumadata on erittäin arvokasta ja sitä täytyy myös pystyä hyödyntämään! Kokonaisvaltaisesta järjestelmästä data voidaan viedä helpommin taustajärjestelmiin.
3. Kustannussäästöt – yhden järjestelmän hankkiminen usean sijaan tuo pakettihinnan ansiosta kustannussäästöjä.
4. Yhteiset ja keskitetyt toimintatavat – kun organisaation eri yksiköillä voi olla hankittuna eri palveluita samaan tarkoitukseen, hajoaa organisaation sisällä yhteiset toimintatavat. Tämä vähentää tehokkuutta ja vaikeuttaa prosessien kehitystä.
5. Parempia osallistujakokemuksia – ilman osallistujia ei ole tapahtumaa! Kokonaisvaltaisen järjestelmän avulla yksinkertaistetaan ja yhtenäistetään asiakaspolkuja.
6. Tapahtumat paremmin osaksi markkinointia – Korhonen vinkkaa, että tapahtumajärjestäjän kannattaa ehdottomasti olla rekisterinpitäjä, jotta datan hyödyntäminen olisi helpompaa, myös osana markkinointia.
7. Parempi tapahtumien hyödyn ja tuotetun arvon mitattavuus – kokonaisvaltainen tapahtumajärjestelmä helpottaa työskentelyä ja tuo näin myös lisää aikaa muun muassa tapahtuman hyödyn mittaamiseen.
8. Tyytyväisemmät tapahtumajärjestäjät – on myös arvo itsessään tehdä tapahtumajärjestäjistä tyytyväisempiä ja heidän työstään helpompaa!

Haluatko ottaa syvemmän katsauksen näihin kahdeksaan kohtaan? Lataa Liveton maksuton 8 syytä hankkia kokonaisvaltainen tapahtumajärjestelmä -opas, jossa jokainen kohta esitellään yksityiskohtaisesti!

Tapahtumajärjestäjien vastaanotto ja kokemukset 

Korhonen esitteli webinaarissa erilaisten tapahtumajärjestäjien kommentteja kokonaisvaltaisesta tapahtumajärjestelmästä. Kommenteista käy ilmi, että kokonaisvaltainen tapahtumajärjestelmä on tuonut mahdollisuuksia tehdä uusia asioita, joista on kenties haaveiltu aiemmin, mutta niitä ei ole toteutettu. Korhosen mukaan häneltä on usein kysytty, miten Liveto voi palvella niin monia ja erilaisia toimijoita? Tähän hänellä on yksinkertainen vastaus: ei väliä, onko kyseessä Maanpuolustuskoulu MPK, Fastroi vai festivaalijärjestäjä, kaikilla on omassa tekemisessä sana tapahtuma aina keskiössä. Tämä yhdistää erilaiset toimijat, ja usein tarpeet tapahtumien työkalujen suhteet ovat yllättävän samanlaiset.

Webinaarin lopuksi kokonaisvaltaista tapahtumajärjestelmää tarkasteltiin kahden case-esimerkin avulla. Case-esimerkki 1 oli verkosto, joka järjestää tapahtumia ja tilaisuuksia kuukausittain. Tästä esimerkistä Korhonen nosti esille erityisesti sen, että mikäli tapahtumamuodon muuttaminen sujuu helposti tai osallistujille tarjotaan mahdollisuus osallistua myös etänä, parantaa se huomattavasti osallistujakokemusta. Kun tapahtumia ja tilaisuuksia järjestetään paljon, on kokonaisvaltaisen tapahtumajärjestelmän tuomasta joustavuudesta paljon hyötyä!

Case-esimerkki 2 oli livenä järjestettävä, vuosittainen messutapahtuma. Tällaisissa tapahtumissa tulee lisäksi tarve työkaluille, joiden avulla voidaan muun muassa palvella näytteilleasettajia ja hallinnoida tapahtuman monipuolista sisältöä. Korhonen muistuttaa, että mitä enemmän voidaan keskittää tekemistä yhden järjestelmän päälle, sitä helpompaa tapahtumajärjestäjän työstä tulee!

Webinaarin lopuksi käytiin vielä läpi ennakkokysymyksiä, joita webinaarin osallistujat olivat lähettäneet. Haluatko tietää vastaukset ja vinkit esimerkiksi tapahtuman kutsuprosessiin ja tapahtuman tavoitteiden asettamiseen kokonaisvaltaisen tapahtumajärjestelmän näkökulmasta? Lataa webinaaritallenne niin pääset kuulemaan Korhosen vastaukset!

Haluatko tietää lisää kokonaisvaltaisesta tapahtumajärjestelmästä ja miksi sellaiselle on noussut tarve nykyaikaisella tapahtuma-alalla? Maksuttomasta webinaaritallenteesta saat myös tarkemmat tiedot mielenkiintoisista case-esimerkeistä!

Mietitkö, sopisiko kokonaisvaltainen tapahtumajärjestelmä teidän organisaation käyttöön? Varaa maksuton konsultaatio Liveton tapahtuma-alan ammattilaisen kanssa, niin katsotaan yhdessä, mitkä ratkaisut helpottaisivat teidän arkea tapahtumien ja tilaisuuksien parissa!