Tapahtuman sisäänkäynnin suunnittelu

Vaikka suomalaiset ovatkin tunnetusti uskollisia jonottajia, eivät pitkä jonotusaika tai sisäänkäynnin ruuhkautuminen ole ikinä toivottavia tilanteita tapahtuman sujuvuuden kannalta. Sisäänkäynnin suunnittelu on asia, johon kannattaa uhrata aikaa ja ajatustyötä.Tapahtuman porttien sujuvuudesta hyötyvät sekä kävijät että järjestäjät. Se on myös kävijän ensikosketus tapahtumaan fyysisesti ja tärkeä osa asiakaskokemusta. Asiakkailla jää tapahtumasta hyvä yleisfiilis, kun he pääsevät ongelmitta sisään. Yleensä sisäänpääsyn sujuvuus huomataan vasta, kun se ei toimi – tällöin kävijät ovat todennäköisesti jo ehtineet kirjoittaa negatiivissävytteisiä päivityksiä sosiaaliseen mediaan ja saapuvat alueelle huonoin lähtökohdin. Myös mitä nopeammin kävijät pääsevät sisään, sitä nopeammin ja enemmän he käyttävät mahdollisia oheispalveluja - eli tuovat tapahtumalle rahaa.

Tapahtuman sisäänkäynnin suunnittelussa huomioitavia asioita

Jokainen tapahtuma on aina erilainen pienten asioiden summa, jossa on omat huomioon otettavat asiansa. Kokemus erilaisista tapahtumista on kuitenkin hyväksi, ja edellisistä vuosista voidaan oppia. Toimintaa tällä jatkuvasti muuttuvalla alalla kannattaa aina kyseenalaistaa ja kehittää. Tässä käydään läpi vain sisäänkäyntiin liittyviä kysymyksiä, yleisesti onnistuneen tapahtuman perusteista voit lukea oppaastamme.

Sisäänkäyntien määrä ja sijoittelu

• Arvioi paljonko kävijöitä odotat tapahtumaasi tulevan, ja mieti sen pohjalta tarvitsetko useamman sisäänkäynnin.

• Sijoita sisäänkäynti loogiselle paikalle huomioiden julkinen liikenne, parkkipaikat ja näkyvyys, kuitenkin niin, ettei se häiritse muuta liikennettä.

• Jos tapahtumaan tulee jatkuvasti yhteiskuljetuksia, esimerkiksi festivaalibusseja tai messuille yritysryhmiä, mieti olisiko toimivaa, että heille olisi kokonaan oma sisäänkäynti, jotta muut sisäänkäynnit eivät ruuhkautuisi suurista massoista. Pidä myös henkilökunta ajan tasalla kuljetusten aikatauluista.

• Järjestä erilliset sisäänkäynnit eri lipputyypeille kuten ennakkolipuille, VIP-lipuille ja toimitsijoille tai medialle, sillä usein myös näille tarvitaan useampia linjoja.

• Jonojen muodostumista on hyvä selventää asettamalla mellakka-aidoista tehtyjä linjoja kunkin portin eteen.

Opastus ja viestintä

• Viesti tapahtuman sisääntuloreiteistä hyvissä ajoin tapahtuman mediakanavissa.

• Varmista, että tapahtumapaikalla on riittävä määrä selkeitä opasteita ohjaamaan kävijät porteille. Myös liikenteenohjaajat voivat olla tarpeen.

• Mieti onko porteilla riittävä määrä henkilökuntaa, jotka on ohjeistettu hyvin ja vastuualueet jaettu.

• Varmista, että sisäisen viestinnän kanavat ovat selkeät ja kaikki tietävät kehen ottaa yhteyttä missäkin tilanteessa ja miten yhteyttä otetaan. Isommissa tapahtumissa radiopuhelimet ovat ehdottomia ja niiden käytöstä on myös hyvä sopia, että mitä viestitään milläkin linjalla. Lisämateriaalia tapahtuman projektinhallinnasta ja viestinnästä löydät blogistamme sekä oppaastamme.

• Viesti selkeästi sekä paikan päällä että tapahtuman medioissa esineistä ja asioista mitä ei saa tuoda tapahtumaan.

• Tapahtuma-alueen kartta on hyödyllinen olla asiakkaan saatavissa.

Muuta huomioitavaa 

• Katso, että narikka ja turvatarkastus on sijoitettu niin, että ne eivät hidasta sisääntuloa ja että pisteitä on riittävästi.

• Mieti, mitä maksutapoja hyväksytään milläkin portilla ja viesti niistä etukäteen sekä paikan päällä opastein.
  

• Varaa riittävä määrä vaihtorahaa, kuittirullia ja muuta käyttötavaraa kuten teippiä, kyniä ja jätesäkkejä.

• Onko tapahtumassa käytössä rannekkeet tai jokin erillinen pääsylippu? Missä se vaihdetaan? Entä miten lipputyypit erotetaan toisistaan?

• Esteettömyys – miten tapahtumaan pääsee pyörätuolilla kulkevat tai muita erityistarpeita vaativat henkilöt.

• Tapahtumasta poistuminen on myös hyvä miettiä, jotta poistuva ihmismassa ei häiritse sisäänkäyntiä.

• Lippujen tarkastamiseen kannattaa myös kiinnittää huomiota. Missä se tapahtuu? Paljonko henkilöstöä ja mistä? Luetaanko liput lukijalaitteilla vai tarkastetaanko muulla tapaa?