Livetapahtuma

Tämä sivu sisältää kaikki tarvitsemasi neuvot ja vinkit live-, eli fyysisten tapahtumien järjestämiseen. Olemme keränneet nämä tiedot yhteen, tarkoituksena auttaa sinua tekemään informoitu ja perusteltu päätös sopivan alustan ja yhteistyökumppanin valitsemiseen, kun lähdet toteuttamaan seuraavaa, tai kenties ensimmäistä livetapahtumaasi.

Livetapahtumassa esiintyjä ja osallistujat ovat yhtä aikaa samassa tilassa, ja tapahtuma vaatii aina fyysisen tapahtumapaikan. Tapahtuma voi olla kaikkea konsertista teatterinäytökseen tai yritysjuhlista seminaareihin. Onnistunut livetapahtuma vaatii sujuvat ilmoittautumisen- tai myynnintyökalut sekä osallistujatietojen hallinnan, mieluiten kaikki nämä keskitettynä samaan palveluun.

Sisältö:

1. Livetapahtuman järjestäminen
2. Mitä ottaa huomioon, kun vertailet tapahtumahallinnan kumppaneita?
3. Livetapahtuman järjestäminen Liveton kanssa – keskity enemmän ja stressaa vähemmän

Livetapahtuman järjestäminen

Livetapahtumat kokoavat ihmisiä yhteen mieleenpainuvien kokemusten äärelle, tarjoten heille elämyksiä ja jopa irtiottoja arjesta. Tapahtumilla on merkittävä vaikutus onnellisuuteen ja yhteisöllisyyteen, ja muutaman vuoden tauon jälkeen ovat ihmiset taas halukkaita palaamaan tapahtumiin. 

Tapahtumajärjestämisen suunnittelu kannattaa aloittaa kirkastamalla heti, miten tapahtuma erottuu kilpailijoista ja mitkä elementit tekevät siitä onnistuneen. Tapahtumatyyppi vaikuttaa merkittävästi sen suunnitteluun, sillä esimerkiksi yritystapahtumaa suunniteltaessa on huomioitava eri asioita, kuin festivaalin suunnittelussa.

Heti tapahtuman suunnittelun alkuun on perehdyttävä, mitä lupia järjestämiseen vaaditaan. Turvallisuus ja sen suunnittelu on myös kriittinen osa-alue tapahtuman onnistumisen kannalta, joten siihen tulee myös perehtyä heti alkumetreillä. Lupa-asioiden ja turvallisuuden läpikäynnin jälkeen voidaan keskittyä tapahtumamarkkinointiin ja kumppanien hankintaan.

Tapahtumamarkkinointi vaikuttaa suuresti tapahtuman menestykseen ja sitä voidaan lähteä toteuttamaan esimerkiksi 5P -mallin avulla. Onnistunut tapahtuma vaatii taakseen myös lukuisia kumppaneita, kuten catering-palvelun ja tapahtumatekniikan toimijan. Kumppaneille voidaan ulkoistaa palvelut, joita ei itse pystytä toteuttamaan. Näistä tulee tapahtumalle myös kustannuksia, joten kaikki tapahtuman tulot ja menot on tärkeää suunnitella sekä kirjata ylös budjettiin.

Tapahtuman luonteesta riippuen sinne voidaan joko myydä lippuja, kutsua vieraita tai se voi olla kaikille avoin. Tapahtumamyynnin onnistumiseen vaikuttaa muun muassa tarinallistaminen ja ennakkolipunmyynnin markkinointi. Jokaiselle tapahtuman kävijälle tulee varmistaa onnistunut osallistujakokemus, joka toteutetaan suunnittelemalla toimiva asiakaspolku huolellisesti etukäteen. Näin tapahtuman osallistujat pidetään tyytyväisenä tapahtumaan ja heille jää siitä  positiivinen muistijälki. Onnistunut tapahtuma vaatii suurien kokonaisuuksien hallinnointia ja usein myös ulkopuolisen palveluntarjoajan tapahtumahallintaan.

Mitä ottaa huomioon, kun vertailet tapahtumahallinnan kumppaneita?

Tapahtuma-alalta löytyy lukuisia ammattitaitoisia palveluntarjoajia, joiden puoleen kääntyä esimerkiksi venuen hankinnan tai markkinoinnin kanssa. Tapahtumahallinnan kumppanin valitsemiseen kannattaa kiinnittää erityistä huomioita, sillä valitsemalla kumppanin, jonka avulla saat käyttöösi kaikki tarvitsemasi työkalut, säästyt eri palveluiden samanaikaiselta pallottelulta.

Tapahtumahallinta voi kattaa kaiken tapahtuman suunnittelusta, myynnin ja ilmoittautumisten hallintaan sekä analytiikan seurantaan – ja kaikki toteutuksen vaiheet näiden välillä. Hallinnan työkaluja on paljon ja ne eroavat toisistaan ominaisuuksiltaan. Työkalut keskittyvät eri tapahtumahallinnan ominaisuuksiin, kuten myyntiin, ilmoittautumisten keräämiseen, viestintään, tapahtuman luontiin tai raportointiin. Kokonaisvaltainen tapahtuma-alusta kattaa kaikki edellä mainitut ominaisuudet.

Tapahtumajärjestäjän työ on yksi maailman stressaavimmista ja hektisimmistä, jonka vuoksi onkin suositeltavaa valita kumppani, jonka palvelusta löytyy mahdollisimman moni tarvitsemistasi työkaluista. Ajankohtaiset raportit ja analytiikka tarjoavat elintärkeitä tietoja tapahtumasta ja sen onnistumisesta. Tämän vuoksi onkin kannattavaa valita palvelu, jonka raportteja koko tapahtumatiimi voi seurata reaaliajassa ja josta löytyy kaikki kerätty tieto yhdestä paikasta.

Personoitavuus ja tapahtuman brändin näkyminen ovat tärkeitä elementtejä, jotka tulee huomioida tapahtumasuunnittelun jokaisessa vaiheessa. Esimerkiksi, tapahtumalle on suositeltavaa luoda internetiin oma tapahtumasivu, jossa voidaan kertoa lisää tapahtumasta ja houkutella kävijöitä. Mitä enemmän tätä sivua voidaan personoida, sen paremmin se sointuu yhteen tapahtuman oman visuaalisen ilmeen kanssa.

Entä miltä tämä matka kanssamme näyttää?

Tutustu Liveton koko prosessiin Hinnoittelu -sivuillamme.

Pääsylippujen, oheistuotteiden, majoitusten ja muiden tuoteryhmien rajaton myynti onnistuu vaivattomasti Liveton järjestelmän avulla. Livetolta saat laajan kattauksen erilaisia ominaisuuksia, valitse niistä tapahtumaasi sopivat!

Livetolla on suomenkielinen asiakaspalvelu ja tarjoamme laajat suomenkieliset materiaalit tapahtumien järjestämisen tueksi, kuten oppaita ja webinaareja. Liveton järjestelmän avulla hallinnoit kaikkea kerättyä dataa yhdestä paikasta, kuten osallistujatietoja. Tämä on kustannustehokas vaihtoehto monen eri palvelun pallotteleimiselle.

Tapahtumakauppa Dropshopin® avulla tapahtumamyynti viedään uudelle tasolle – tapahtuman omille verkkosivuille! Suoraan sivuille upotettu tapahtumakauppa tarjoaa asiakkaille mahdollisuuden ostaa lippuja ja tuotteita sekä tehdä ilmoittautumisia suoraan tapahtuman verkkosivuilta. Kehittynyt livetapahtuma voi myös hyötyä katsomokartasta tai Tapahtumasovelluksesta, joka on selainkäyttöinen sovellus, joka tuo virtuaalitapahtumien parhaat puolet livetapahtumaan – palvelun löydät vain Livetolta.

Tärkeimmät työkalut tapahtumien järjestämiseen keskitetysti yhdessä alustassa, jotta voit keskittyä enemmän ja stressata vähemmän, siksi Liveto.

Aloita seuraavan tapahtuman suunnittelu yhdessä Liveton kanssa!