Vastuullisuus ja turvallinen tila tapahtumissa

Mitä nämä kolme sanaa tarkoittavat tapahtumien yhteydessä? Kuinka niiden eteen tulee toimia ja työskennellä? Kyseiset teemat ovat nousseet yhä enemmän esille ja niiden tarkoituksena on tehdä tapahtumista kaikille turvallisia. Tapahtumajärjestäjät ovat alkaneet tehdä toimia tämän eteen muun muassa työryhmien, dokumenttien ja suunnitelmien muodossa. Tapahtumajärjestäjät myös laativat teemoihin liittyviä konkreettisia lupauksia ja tekoja tapahtumissa ja niiden suunnittelussa. Tästä blogitekstistä pääset lukemaan tarkemmin aiheesta!

Vastuullisuus, kestävä kehitys ja turvallinen tila

Ymmärryksen varmistamiseksi, on hyvä ottaa pieni katsaus jokaisen teeman määritelmään. Vastuullisuus pitää sisällään erilaisten yritysten, julkisen hallinnon ja muiden organisaatioiden vastuuta toimintansa vaikutuksista. Vaikutukset ulottuvat niin ympäröivään yhteiskuntaan, sidosryhmiin kuin myös ympäristöön. Vastuullisuuteen voidaan myös liittää kestävä kehitys, jonka osa-alueita ovat ekologinen kestävyys, taloudellinen kestävyys sekä sosiaalinen ja kulttuurinen kestävyys. Kestävä kehitys voidaan lyhykäisyydessään määritellä seuraavalla tavalla: sen päämääränä on turvata nykyisille ja tuleville sukupolville hyvät elämisen mahdollisuudet. Tämä tarkoittaa myös, että ympäristö, ihminen ja talous otetaan tasavertaisesti huomioon päätöksenteossa ja toiminnassa.

Turvallisella tilalla taas tarkoitetaan yleisesti ottaen sitä, että kaikilla on turvallinen ja hyvä olla kyseisessä tapahtumassa; jokaisella on oikeus tuntea olonsa turvalliseksi tapahtumissa ilman pelkoa minkäänlaisesta syrjinnästä, häirinnästä tai seksuaalisesta, fyysisestä ja verbaalisesta ahdistelusta. Nykyään aiheeseen liitetään tapahtuman tai järjestävän tahon omat turvallisen tilan ohjeet, säädökset tai periaatteet, joita tulee noudattaa. Lisäksi määrätään oma häirintäyhdyshenkilö, johon voi olla yhteydessä, mikäli kokee edellä mainittuja asioita.

Näihin aiheisiin liittyen on myös tehty erilaisia sertifikaatteja ja ohjelmia sekä monipuolisesti toteutettu tutkimuksia tilanteen kartoittamiseksi. Esimerkiksi LiveFin ry, joka on Suomen musiikkitapahtumien verkosto ja etujärjestö, on toteuttanut vuosittain aiheeseen liittyvän tutkimuksen. Vuoden 2022 tulokset festivaalien ja keikka- ja konserttipaikkojen yleisötutkimuksesta pääset lukemaan täältä.

Millainen on vastuullinen tapahtumajärjestäjä?

Vastuullisuuden ja turvallisen tilan varmistaminen lähtee liikkeelle aina johtajuudesta. Vastuullisen tapahtumajärjestäjän vastuulla on ohjata toimintaa vastuullisemmaksi ja taata turvallinen tila tapahtumassa. Vastuullisuus on yhä enemmän osa arkipäiväistä elämää, joten tapahtumajärjestäjä voi parhaassa tapauksessa olla esimerkki ja edelläkävijä tällaisesta toiminnasta. Myös asiakkaat haluavat yhä enemmän ottaa selvää kyseisestä aiheesta ennen ostopäätöksen tekoa. 

Tapahtumajärjestäjän tulee osata ajatella kattavasti jokaista osaa sekä toimintaa ja niiden vaikutuksia. Hänen tulee ottaa huomioon ja huolehtia tapahtuman saavutettavuudesta, turvallisuudesta, ympäristöstä sekä henkilökunnasta, että kaikkien tasa-arvosta ja yhdenvertaisuudesta. Tapahtumajärjestäjä on viime kädessä vastuussa kaikesta edellä mainitusta. Toiminnan tulee olla läpinäkyvää ja mitattavaa, jotta sitä voidaan johtaa. Näillä seikoilla varmistetaan myös kehitettävyys. Tapahtuman kävijät myös arvostavat läpinäkyvyyttä, kun tarpeen tullen haluavat selvittää esimerkiksi tapahtuman hiilijalanjäljen.

Löydät Liveton Youtubesta videosarjan nimeltä “Tapahtuman Pelikirja”, josta löydät asiantuntijoidemme ohjeita muun muassa turvallisuuteen, lupa-asioihin ja jätehuoltoon liittyen. Alla myös muutama konkreettinen esimerkki, joiden avulla voit muuttaa tapahtumaa vastuullisemmaksi ja turvallisemmaksi kaikille:

• Työntekijöiden huomioiminen ja oikeudenmukainen kohtelu
• Esteettömyyden ja saavuttamisen huomioiminen (esimerkiksi viestintä, opasteet ja palveluiden suunnitteleminen)
• Tapahtumasta koostuvien haittojen kompensointi
• Ympäristöystävälliset hankinnat, materiaalit ja toimitukset
• Tapahtuman ruokamyynti- ja tarjoilu (esimerkiksi kasvispainotteinen valikoima, kotimaisuus, vegaanisuus, kasvislevite, järvikala, luomutuotteet ja Reilun kaupan tuotteet)
• Meluntorjunta
• Turvallisuussuunnittelu
• Luvat ja vakuutukset
• Tapahtuman paikkavalinta ja sen tuomat kulut, kuten sähkö, vesi ja kierrätys
• Tapahtumalle laadittu turvallisen tilan periaatteet ja säännöt sekä häirintäyhdyshenkilön määrittäminen
• Osallistujamaksu, mikäli ilmoittautumista ei ole perunut tiettyyn aikaan mennessä (vaikuttaa ruokahävikin ehkäiseminen ja kulujen kattaminen)