Jaa:
Tapahtuma-ala kasvaa koko ajan, mikä tarkoittaa myös sitä, että samanlaisten tapahtumien määrä tulee kasvamaan. Näissä olosuhteissa tärkeäksi nousee oman tapahtuman erottaminen muista tarjoamalla erilaisia elämyksiä ja tuottamalla sisältöä, joka kohtaa tapahtumankävijöiden tavoitteet ja vaatimukset. Tapahtuman järjestäjän tulisi tietää, ketkä kuuluvat yleisöön, ja mitä he haluavat kokea ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen. Tapahtumankävijän asiakaspolun luominen auttaa ymmärtämään nämä asiat!
Luo kävijäprofiilit
Tapahtumankävijän asiakaspolun suunnittelu aloitetaan luomalla kävijäprofiilit. Profiilit havainnollistavat tavallisimmat ja tavoitelluimmat tapahtumankävijät. Profiilien luonti auttaa määrittämään parhaat mahdollisuudet olla vuorovaikutuksessa osallistujien kanssa, ja näin voidaan varmistaa, että kommunikaatio on linjassa heidän tarpeidensa kanssa. Pyri noin viiteen eri profiiliin, jotka edustavat suurinta osaa tapahtumankävijöistä.
Aloita kävijäprofiilien suunnittelu vastaamalla seuraaviin kysymyksiin:
- Ketkä ovat potentiaalisia ja todellisia osallistujia?
- Mikä ohjaa heidän käyttäytymistään?
- Miksi he osallistuvat tapahtumaan? Tai miksi eivät osallistu?
- Kuinka he osallistuvat tapahtumaprosessiin?
- Milloin he ovat vuorovaikutuksessa kanssanne?
- Mitkä ovat heidän tarpeensa ja vaatimuksensa?
- Mitä huolenaiheita ja haasteita heillä on?
Suunnittele tapahtumankävijän asiakaspolku
Kun kävijäprofiilit on luotu, on aika kartoittaa vuorovaikutukset, joita osallistujilla on tapahtumassa. Tapahtumankävijän asiakaspolku on visuaalinen esitys kokemuksista, joita osallistujat saavat tapahtuman eri vaiheissa.
Asiakaspolkuun kuuluu yleensä viisi vaihetta:
Tietoisuus
Tämän vaiheen aikana tapahtuman potentiaaliset osallistujat oppivat tuntemaan tapahtuman mainosten, sosiaalisen median ja tiedotuksen kautta. Huomioon otettavia asioita:
- Mistä potentiaaliset osallistujat saavat tietoa tapahtumasta?
- Mitkä asiat tapahtumassa houkuttelevat heitä eniten?
- Mitä viestejä potentiaalisten osallistujien tulisi saada, jotta he olisivat kiinnostuneempia?
- Miten vuorovaikutuksen tulisi sujua järjestäjän ja osallistujan välillä?
Harkitseminen
Tässä vaiheessa osallistuja on jo saanut tietoa tapahtumasta, ja on aika motivoida häntä ostamaan liput. Tavoitteena on vaihe vaiheelta herättää kiinnostusta osallistumaan tapahtumaan.
- Muistutetaanko potentiaalisia osallistujia tapahtumasta?
- Löydetäänkö tapahtumasta helposti tietoa Googlen ja sosiaalisen median kautta?
- Mitä kanavia käyttämällä he saavat lisätietoa tapahtumasta? Verkkosivuilta? Sosiaalisesta mediasta? Sähköpostista?
Sitoumus/Osto
Sitoumus on vaihe, jossa potentiaalinen osallistuja tekee ostopäätöksen lippujen ostosta tai tapahtumaan rekisteröitymisestä. Tällöin käyttäjäkokemus on tärkeässä asemassa. Tämän vuoksi ostosta tulisi tehdä mahdollisimman helppoa. Kiinnostuneita osallistujia ei kannata menettää tässä vaiheessa.
- Ovatko verkkosivut käyttäjäystävällisiä? Toimiiko mobiiliversio hyvin?
- Onko lippujen ja lisäpalvelujen ostaminen helppoa?
- Viekö rekisteröintiprosessi mahdollisimman vähän aikaa?
Kokemus
Kokemusvaihe on itse tapahtumasta, joten se voi olla laaja ja sisältää monia muita alakategorioita.
- Miten osallistujat siirtyvät tapahtuman aikana? Livetapahtumien aikana voi käyttää kerroskaaviota suunnitellessaan, mitä osallistujien tulisi nähdä ensimmäisenä, toisena jne. Missä ovat lavat, sponsorikojut ja verkostoitumisalueet?
- Miten osallistujat kokevat tapahtuman emotionaalisesti? Mikä on tapahtuman ‘huippukohta’?
Suosittelu
Tapahtuma on ohi, mutta osallistujat tulisi saada palaamaan ja tuomaan mukanaan myös heidän ystävänsä ja kollegansa. Tapahtuman jälkeistä kyselyä käytetään, jotta saadaan tietää, mitkä asiat menivät hyvin ja mitä voitaisiin tehdä paremmin tulevaisuuden tapahtumissa.
- Suosittelisivatko aikaisemmat osallistujat tapahtumaa muille?
- Ovatko he itse kiinnostuneita palaamaan? Miksi tai miksi eivät?
Esimerkkejä asiakaspoluista
Suunnitellessa tapahtumankävijän asiakaspolkua voidaan valita mikä tahansa visuaalinen ilme prosessikaaviosta taulukkolaskentaan. Tämän tulisi kuitenkin edustaa tapahtumankävijän kokemusta selkeällä ja merkittävällä tavalla.
Tässä muutama esimerkki:
Lähde: SlideUpLift
Lähde: Association Analytics
Lähde: Uxpressia
Asiakaspolun ei tarvitse olla lyhyt ja ytimekäs, vaan se voi sisältää paljon yksityiskohtia. Mitä enemmän yksityiskohtia pohditaan, sitä parempi kokemus voidaan luoda tapahtumankävijöille. Virheiden tekemistä ei kannata pelätä, sillä järjestettäessä tapahtumaa ensimmäistä kertaa, on hyvin mahdollista, ettei kaikki mene suunnitelmien mukaan. Osallistujat voidaan oppia tuntemaan paremmin ajan myötä, ja näin luoda parempia tapahtumankävijän asiakaspolkuja, sekä asteittain parantaa tapahtuman tyytyväisyyttä.
Voit ladata täältä viimeisimmän webinaaritallenteemme ‘Kuinka järjestää iso tapahtuma hybridinä usean kaupungin välillä?’. Tutustu oppaaseemme ‘Onnistuneen tapahtuman perusteet’ ja lataa se täältä. Jos haluat tietää enemmän virtuaalitapahtuman rakentamisesta Liveton kanssa, lue aiheeseen liittyvä blogi täältä.
Onnistuneen tapahtuman perusteet
Tämä opas sopii erityisesti ensimmäistä kertaa tapahtumaa tuottavalla henkilölle tai sitä harkitsevalle.
Tapahtumamarkkinoinnin julkaisukalenteri
Liveton tapahtumamarkkinoinnin julkaisukalenterin avulla markkinoinnista ja sosiaalisen median julkaisuista tulee suunnitelmallisempaa.
Digimarkkinoinnin menestysaskeleet tapahtumatuottajalle
Suomen Digimarkkinoinnin myyntijohtaja Ilari Tervonen avaa Liveton huhtikuun webinaarissa digimarkkinoinnin menestyksekkään MRACE-mallin.
