Virtuaalitapahtuman rakentaminen Liveton kanssa

Virtuaalitapahtumasta riippuen tapahtuman rakentamiseen voidaan käyttää aikaa noin 2–12 kuukautta. Tästä ja tapahtumien erilaisesta luonteesta johtuen jokaisen tapahtuman rakentaminen on erilainen prosessi ­– tämä blogiteksti antaa viitteitä siihen, miten virtuaalitapahtuman rakentamisprosessi etenee Liveton kanssa. Lisää virtuaalitapahtuman rakentamisesta voit lukea täältä. 

10 vaiheen prosessi

1. Sopimuksen teko
   
   Yhteistyö alkaa sopimuksen teolla. Liveton myyntitiimi tekee sopimuksen tapahtuman tarpeiden mukaan.
2. Aloituspalaveri
   
   Sopimuksen teon jälkeen projektin vetovastuu Liveton päässä siirtyy omalle Customer Success Managerillesi, ja hänen kanssaan sovitaan aloituspalaveri. Palaverissa käydään läpi esimerkiksi:

- Tapahtuman luonne ja sen erilaiset tarpeet
- Striimin kuvaus (tekninen toteuttaja)
- Kumppanimyynnin tarpeet
- Deadlinet aineistoille
- Seuraavat askelmerkit

Näiden lisäksi Liveto toimittaa tapahtumajärjestäjälle kirjalliset ohjeet virtuaalitapahtuman tekoon – näistä ohjeista saa vinkkejä ja vastauksia yleisimpiin kysymyksiin.

3. Tapahtumatietojen täyttäminen
   
   Tapahtumajärjestäjä täyttää alustavat tiedot ja materiaalit tapahtumasta Liveton pohjaan. Tämän pohjalta aloitetaan tapahtuman rakentaminen Liveton alustalle.
4. Koulutus alustaan
   
   Liveto rakentaa yleensä aina tapahtuman perusteet, jonka jälkeen järjestäjä voi itse ryhtyä täyttämään tapahtumaa teksteillä, kuvilla ja muilla elementeillä. Järjestelmän käyttöä varten pidetään oma koulutus sitä tarvitseville henkilöille. Tässä vaiheessa voidaan vielä täsmentää, mitkä asiat alustan teossa ovat kenenkin vastuulla.
5. Alustan edistäminen
   
   Liveto ja järjestäjä rakentavat alustaa eli sen huoneita, lavoja ja kumppanitiloja sovitusti, annettuja deadlineja noudattaen.
6. Ensimmäinen katselmus
   
   Kun alustaa on rakennettu jo eteenpäin, järjestetään palaveri, jossa kommentoidaan alustaa ja kerätään mahdolliset muutostoiveet ylös. Palaverin jälkeen sovitut muutokset pannaan toteutukseen.
7. Viestintäpalaveri
   
   Viimeistään kuukautta ennen tapahtumaa kokoonnutaan suunnittelemaan yhdessä tapahtuman viestintää ja ohjeita koskien virtuaalitapahtumaa. Tässä suunnitellaan miten, missä ja milloin asiakkaille lähetään ohjeita ja vinkkejä tapahtumaan osallistumista varten.
8. Toinen katselmus
   
   Toisella katselmuksella tehdään viimeiset korjauspyynnöt ja toimitetaan kaikki puuttuvat materiaalit. Tämän jälkeen muutokset toteutetaan alustalle viimeistään edellisellä viikolla ennen tapahtumaa. Tapahtumaviikko rauhoitetaan alustan muokkauksen osalta.
9. Tapahtuma-alusta aukeaa kävijöille
   
   Virtuaalitapahtuma-alusta voi aueta kävijöille esimerkiksi päivää ennen itse tapahtumaa ja olla auki tapahtuman jälkeen kaksi viikkoa. Liveton tuki ja asiakaspalvelu auttavat osallistujia mahdollisissa ongelmatilanteissa.
10. Tapahtuman jälkeinen palautekeskustelu
    
    Tapahtuman jälkeen Liveto ja tapahtumajärjestäjä sopivat ajan palautekeskustelulle ajan. Palaverissa käydään läpi tapahtuman onnistumiset ja kehityskohteet. Tapahtumajärjestäjä saa myös tapahtuman jälkeen mahdollisen varojen siirron eli tilityksen myydyistä lipuista.

Näiden vaiheiden lisäksi voidaan pitää erilaisia palavereita koskien striimausta, kumppanimyyntiä tai vaikka pääsyoikeuksia. Me Livetolla tuemme järjestäjiä koko prosessin ajan ja olemme valmiita vastaamaan kysymyksiin!

Ps. Virtuaalitapahtuma on turvallinen tapa järjestää tapahtumia COVID (19) viruksen ”korona-aikana”. Tästä blogitekstistä voit käydä lukemissa miksi vuonna 2021 kannattaa järjestää virtuaalitapahtumia. Ajankohtaiset tapahtuma-alan kokoontumisrajoitukset löydät myös täältä.