Tapahtumasi tarvitsee kävijäpolun

Tapahtuma-ala muuttuu ja kehittyy jatkuvasti, joka tarkoittaa, että uusien innovatiivisten ja onnistuneiden tapahtumakonseptien kilpailu keskenään kovenee. Tämän vuoksi tapahtumajärjestäjänä sinun tulee tuntea kävijäkuntasi läpikotaisin ja ymmärtää, mitä nämä ihmiset haluavat kokea ennen, aikana ja jälkeen tapahtumasi – oli kyseessä sitten live-, hybridi- tai virtuaalitoteutus. On erittäin tärkeää erottaa tapahtumasi muista tapahtumista ylivoimaisella tapahtumakokemuksella. Tapahtuman tarjonnan tulee kohdata täydellisesti tapahtuman tavoitteet sekä kävijöiden odotukset. 

Luo kävijäprofiilit

Kävijäpolun suunnittelu alkaa kävijäprofiilien luonnilla. Kävijäprofiilit kuvaavat kohdeyleisösi tärkeimpiä sekä yleisimpiä kävijöitä. Kävijäprofiilien luonti auttaa määrittämään sinulle parhaat mahdollisuudet löytää yhteistä rajapintaa asiakkaidesi kanssa ja varmistaa tapahtumaviestinnän soveltuvan kävijöiden tarpeisiin. Ota tavoitteeksesi kartoittaa 3-5 totuudenmukaista kävijäprofiilia.

Aloita kävijäprofiilien suunnitteleminen vastaamalla itsellesi seuraaviin kysymyksiin:

• Ketkä ovat tapahtumasi potentiaaliset ja todelliset kävijät?

• Millaisia ovat potentiaaliset kävijät tapahtumassasi (ikä, elämäntilanne, kiinnostuksen kohteet, asuinpaikkakunta, ammatti…)?

• Mitkä asiat saavat nämä kävijät tekemään päätöksiä?

• Miksi he osallistuvat tapahtumaasi? Miksi eivät?

• Miten saat sitoutettua heidät tapahtumaasi

• Mitkä ovat asiakaspolkusi kohtaamispisteet kävijöiden kanssa?

• Mitä tarpeita ja vaatimuksia kävijöillä on tapahtumasi suhteen

• Mitä huolia tai haasteita kävijöillä on koskien erilaisia tapahtumia/tapahtumasi suhteen?

Kävijäpolun avainvaiheet

Kun kävijäprofiilit on määritelty, on aika visualisoida kävijäpolku ja sen mahdolliset kohtaamispisteet kävijän ja tapahtumasi välillä. Kävijäpolku koostuu yleensä viidestä avainvaiheesta:

Ensikohtaaminen

Ensimmäinen vaihe kävijäpolulla on hetki, jolloin kävijä ensimmäisen kerran kohtaa tapahtumasi esimerkiksi markkinoinnin ja PR:n kautta. Mieti seuraavia asioita:

• Mistä tuleva tapahtumakävijäsi saa tietää tapahtumastasi?
• Mitkä asiat tapahtumassasi vetävät kartoittamiasi kävijäprofiileita puoleensa eniten?
• Millaista viestintää potentiaalisen kävijän tulisi saada, jotta tämä kiinnostuisi tapahtumastasi entistä enemmän
• Millaista vuorovaikutusta tapahtumajärjestäjän ja kävijän välillä tulisi tapahtua jatkossa?

Harkinta

Ensikohtaamisen jälkeen potentiaalinen tapahtumakävijäsi on saanut jo jotakin informaatiota siitä, mitä tapahtumasi pitää sisällään, ja on aika motivoida heidät ostamaan lippu tapahtumaasi. Harkintavaiheessa tehtäväsi on vähitellen nostaa kiinnostusta tapahtumaan osallistumiseen.

• Millä tavoin muistutat potentiaalisia kävijöitä tapahtumastasi?
• Löytyykö tapahtumastasi helposti infoa netistä tai sosiaalisesta mediasta? Käytätkö sähköpostimarkkinointia?

Sitoutuminen

Sitouttamisvaiheessa potentiaalisesta kävijästä tulee kävijä ja hän tekee päätöksen ostaa lipun tai rekisteröityä tapahtumaan. Käyttäjäkokemuksella on iso rooli kävijän sitouttamisessa. Tee ilmoittautumis- ja ostoprosessista mahdollisimman yksinkertaista, intuitiivista ja nopeaa.

• Ovatko sivustosi käyttäjäystävälliset? Toimiihan sivuston mobiiliversio ongelmitta?
• Onko sivustoltasi helppoa ostaa lippuja ja mahdollisia muita palveluita?
• Onko rekisteröitymisprosessi tarpeeksi nopea ja yksinkertainen?

Kokemus

Kokemus perustuu itse tapahtumaan ja rakentuu sen aikana. Kokemus muodostuu kuitenkin useista eri tekijöistä ja saattaa jakautua useampaan välivaiheeseen.

• Miten tapahtumakävijäsi pääsevät liikkumaan tapahtuman aikana? Luo fyysisestä tapahtuma-alueestasi kartta. Missä järjestyksessä kävijöiden tulisi nähdä ja mitä?
• Missä esiintymislavat, sponsoreiden pisteet ja verkostoitumisalue sijaitsevat, jotta kokemuksesta tulee paras mahdollinen?
• Miten kävijät kokevat tapahtumasi tunnetasolla? Mikä on tapahtumasi huippukohta? Miten voisit yllättää kävijäsi?

Jälkipuinti

Tapahtuma on ohi, mutta se ei tarkoita töiden päättymistä. Tapahtuman jälkeen tulee varmistaa, että kävijät tulevat takaisin ensi kerralla ystävien ja kollegoidensa kanssa. Hyödynnä palautekyselyä kerätäksesi kokemuksia tapahtumastasi ja selvittääksesi, mikä meni hyvin ja mitä voisi tehdä paremmin tulevaisuudessa.

• Suosittelisivatko tapahtumasi kävijät tapahtumaa toisille?
• Ovatko kävijät kiinnostuneita tulemaan uudestaan tapahtumaasi? Miksi tai miksi eivät
  
  

Visualisoi kävijäpolku

Suunnitellessa kävijäsi kulkemaa polkua, valitse itsellesi paras malli visualisoidaksesi kävijäpolkusi. Varmista, että voit esittää kävijäpolkusi sen avulla mahdollisimman selkeästi. Käytä valmista pohjaa tai luo oma kävijäpolkukarttasi! 

Alla muutama englanninkielinen esimerkki joita voit käyttää mallina tai sellaisenaan:

Lähde: SlideUpLift

Lähde: Association Analytics

Lähde: Uxpressia

Kävijäpolkukarttaa ei tarvitse yrittää tiivistää tai turhaan silottaa. Sen on hyvä sisältää yksityiskohtia ja ajatuksia, jotka auttavat rakentamaan mahdollisimman miellyttävän polun kävijöillesi. Älä myöskään pelkää virheitä matkan varrella; on hyvin todennäköistä, asiat eivät mene niin kuin on suunniteltu - etenkin jos järjestät tapahtumaa ensimmäistä kertaa. Jatka kehittämistä jokaisen tapahtuman jälkeen, ja ajan kanssa tutustut asiakaskuntaasi paremmin ja samalla myös kävijäpolkusi selkeytyy. Tapahtumasi dokumentointi myös suunnittelun osalta on tärkeää, jotta voit tarkastella kehittämispisteitä seuraavaa tapahtumaasi varten tehokkaammin.

Tutustu Liveton tapahtuman pelikirjaan ja kertaa tapahtuman järjestämiseen liittyvät muistilistat ja materiaalit. Tapahtuman pelikirjan löydät myös Liveton Youtube -kanavalta.