Liveton webinaari: Kaikki akateemisista hybriditapahtumista

Liveton asiantuntijawebinaarit jatkuivat jälleen, ja syksyn 2022 ensimmäiseen webinaariin saapui vieraaksi Aboa kongressi- ja tapahtumapalvelut Oy:n johtaja Gunilla Sjöberg! Webinaarin aiheena olivat akateemiset hybriditapahtumat, joista Gunilla keskusteli yhdessä Liveton toimitusjohtaja Antti Korhosen kanssa. Tämä blogipostaus on kirjoitettu webinaarin pohjalta ja voit myös ladata maksuttoman tallenteen "Kaikki akateemisista hybriditapahtumista" -webinaarista täältä.

Aboa kongressi- ja tapahtumapalvelut Oy

Aboa kongressi- ja tapahtumapalvelut Oy tarjoaa kokonaisvaltaisia ja räätälöityjä kongressi- ja tapahtumapalveluita. Aboalta löytyy pitkä kokemus eri tieteenalojen kongressien järjestämisestä ja muista akateemisista tapahtumista.

• Järjestää muun muassa seminaareja, konferensseja ja yleisötapahtumia.
• Toiminut pian jo 5 vuoden ajan.
• Aboan edeltäjä, Turun yliopiston kongressitoimisto, aloitti toimintansa jo vuonna 1992.

Akateemisten tapahtumien järjestäminen hybridinä

Sjöbergin mukaan tapahtumien tulevaisuus on hyvin monimuotoinen ja muun muassa hybriditapahtumat ovat tulleet jäädäkseen myös akateemisten tapahtumien pariin. Tyypillisesti akateemisten tapahtumien parissa vaihdetaan usein tietoja ja raportteja sekä kasvatetaan verkostoa. Nämä koetaan yleensä helpommaksi tehdä livenä, mutta aina esimerkiksi henkilökohtainen tilanne ei salli mahdollisuutta matkustaa, jolloin hybridi astuu mukaan kuvaan. Akateemiset tapahtumat voivat olla myös kansainvälisiä, jolloin mukaan tulee henkilöitä myös muista maista etäyhteyksillä.

Tapahtumamuodon valinnan taustalla voi olla myös vihreät arvot: vastuullisuus on Sjöbergin mukaan tärkeä arvo akateemisten tapahtumien piireissä. Esimerkiksi Aboalla haluttiin tarjota mahdollisuutta etäosallistumiseen jo ennen Covid-19 pandemiaa, juurikin vastuullisuuden vuoksi. Myös puhuja voidaan ottaa mukaan etäyhteyksillä, mikäli hän asuu esimerkiksi ulkomailla. Näin ei tarvitse sulkea ketään puhujaa pois esiintyjistä välimatkan tai aikataulujen yhteensopimattomuuden vuoksi. Tapahtuman lähetyksen etäohjauksessa voit lukea lisää täältä!

Sjöberg muistuttaa, että hybridi antaa tasa-arvoisen mahdollisuuden osallistua tapahtumaan, sillä kaikilla organisaatioilla ei ole resursseja lähettää omaa edustajaansa tapahtumaan paikan päälle. Kyseessä voi olla niin ajan tai rahoituksen puute, sillä kynnys toiseen maahan tai kaupunkiin matkustamiseen konferenssin vuoksi voi olla hyvinkin korkea.

Sjöberg ja Korhonen ovat yhtä mieltä siitä, että osallistujien mielipidettä on kuunneltava siitä, miten he haluavat osallistua tapahtumaan. Osallistujilta voi kysyä suoraan mielipidettä: haluavatko he tulla paikan päälle vai olla etänä? Mikäli oman konferenssin aihe on sellainen, että sen uskotaan kiinnostavan useita, tuo hybridi hyvän mahdollisuuden saada yleisöä laajemmin muista verkostoista.

Hybriditapahtumat merkitsevät erilaisia tapahtumia eri ihmisille ja organisaatioille. Esimerkiksi jotkut mieltävät Zoomin auki pitämisen taustalla hybriditoteutuksena, kun taas virtuaalialusta chattien ja muiden ominaisuuksien kanssa tuo etäosallistujille enemmän arvoa ja oikean tapahtuman tuntua. Sjöberg näkee tapahtuma-alustan käytön mahdollisuuden hyvin laajana, sillä sinne voidaan tuoda tapahtuman materiaaleja, vaikka tapahtuma olisikin livenä.

Kun käytössä on virtuaalialusta nousee esille viestimisen tärkeys ennen ja jälkeen tapahtuman. Osallistujille on tärkeää viestiä alustasta tarpeeksi hyvin, jotta sitä osataan hyödyntää. Tapahtuma-alustalla pidennetään tapahtuman elinkaarta, sillä esimerkiksi materiaaleihin pääse tutustumaan jo ennen tapahtumaa ja sen jälkeen. Esimerkiksi seminaareissa voi olla niin paljon puheenvuoroja, ettei niitä ehdi katsoa livenä, vaan vasta jälkikäteen.

Tärkeimmät opit akateemisiin hybriditapahtumiin Gunilla Sjöbergin mukaan

• Ajan varaaminen suunnitteluun
• Ohjelman rakentaminen tapahtumamuotoon sopivalla tavalla 
• Juontajan ottaminen mukaan tapahtumaan
• Etäosallistujien huomioinnin suunnittelu
• Ulkopuolisen ammattilaisten mielipiteiden ja avun hankkiminen

Hybriditapahtumat vaativat totta kai resursseja ja tekniikan budjetointia. Budjettia kannattaa lähestyä miettimällä ensin sitä, miten tapahtuma halutaan toteuttaa ja miten se voidaan tehdä kustannustehokkaasti. Sjöberg muistuttaa, että hybriditapahtuma tuo kuitenkin enemmän osallistujia, jolloin budjettia voidaan myös kasvattaa. Kun puhujien matkustuskustannuksia ja paikan päällä olevien osallistujien ruokia ei tarvitse kustantaa, siirtyy näistä varoja hybridin vaatimaan tekniikkaan.

“Tapahtumia ei pidä tehdä, jos niihin ei voi panostaa” – Gunilla Sjöberg

Miksi hybriditapahtumista tulee kiinnostua?

Kaikki tapahtumamuodon tuomat hyödyt ja laajempi yleisö ovat tärkeitä syitä järjestää tapahtuma hybridinä. Kun kyseessä on akateeminen tapahtuma, halutaan tietoa yleensä jakaa mahdollisimman usealle henkilölle, joka on hybridin ansiosta mahdollista. Ajankäytön vaaliminen, vastuullisuus ja tasa-arvoinen osallistuminen ovat kaikki tärkeitä syitä hybridin valitsemiseen. Korhonen ja Sjöberg ovat samaa mieltä siitä, että tapahtumia tarjotaan samaan aikaan paljon, joten jokaiseen tapahtumaan ei tulevaisuudessa enää tulla menemään paikan päälle. Sjöberg muistuttaa, että Suomessa tehdään todella laadukkaita hybridi- ja virtuaalitapahtumia, joita pitäisi markkinoida enemmän.

Tutustu myös muihin Liveton webinaareihin ja lataa niiden maksuttomat tallenteet täältä. Järjestääkö organisaatiosi webinaareja? Pyydä maksuton demo Liveton palvelusta, jonka avulla järjestät onnistuneet webinaarit ja muut tilaisuudet!