10 vinkkiä tapahtumapäivästä selviämiseen

Tapahtumapäivä on usein tapahtumajärjestäjille todella kiireinen ja kova rutistus koko projektin osalta. Tapahtumapäivään kulminoituu kaikki aikaisemmin tehty työ sekä asiakkaiden odotukset, joten paineet onnistumiseen ovat kovat. Kokosimme tähän blogiin järjestäjälle 10 erilaista vinkkiä siihen, kuinka selvitä niin fyysisen, hybridi- tai virtuaalitapahtuman päivästä. Kun nämä asiat ovat kunnossa ja valmisteltu huolella, niin itse tapahtumapäivänä työskentely on helpompaa!

Liveton 10 vinkkiä tapahtumapäivästä selviämiseen

1. Aikataulun suunnittelu

Hyvä ja yksityiskohtainen aikataulu auttaa kaikkia tapahtumassa mukana olevia henkilöitä. Aikataulu voidaan rakentaa vaikka juontajille, siistijöille, roudareille, striimaajille tai virtuaalitapahtuman moderaattoreille. Esimerkiksi juontajilla ja striimaajilla tulee olla minuuttikohtainen aikataulu siitä, mitä tapahtuu sekä mitkä ovat omat roolit tapahtumassa. Lisää vinkkejä striimaukseen löytyy Liveton oppaasta.

2. Sisäinen kommunikointi

Tapahtumatiimin sisäinen kommunikointi on tärkeässä roolissa tapahtuman aikana: miten ja  missä asioista viestitään? Viestintäkanava voi olla esimerkiksi Slack, Whatsapp, Teams tai virtuaalitapahtuma-alustan chat. pääasia on, että työkalu on kaikille selkeä ja sen käyttö on ohjeistettu etukäteen. Lisää vinkkejä projektinhallintaan löytyy täältä.

3. Vastuiden jakaminen ja perehdytys

Jokaisen tapahtuman tuottamiseen osallistuvan henkilön tulee olla tietoinen omasta roolistaan tapahtumapäivänä – nämä kannattaa listata ylös kirjallisesti ja jakaa vielä jokaiselle henkilölle ennen tapahtumapäivää. Kuka on esimerkiksi vastuussa vapaaehtoisten ohjaamisesta, ovien avaamisesta tai kuka on pääyhteyshenkilö ongelmatilanteissa ja kysymyksissä? Roolien jaon lisäksi ennen tapahtuman alkua on tärkeä huolehtia perehdytys kuntoon.

4. Kumppanien kanssa keskustelu

Tapahtumassa on mukana kumppaneina oman alansa ammattilaisia ulkoistettujen palveluiden kautta, joten heihin kannattaa myös luottaa! Ravintolat, järjestyksenvalvojat, kuvausteknikot ja roudarit ovat oman alansa osaajia ja tietävät miten heidän tulee toimia tapahtumassa, joten turhaa stressaamista näiden osalta kannattaa välttää. Ennen tapahtuman alkua on hyvä kuitenkin käydä tapahtuman aikataulu ja vastuut vielä yhdessä läpi.

5. Asiakaspolun selkeytys

Tapahtumajärjestäjien tulee suunnitella, millainen on asiakkaan polku vaihe vaiheelta, jotta mahdollisia ongelmatilanteita pystytään välttämään. Itse tapahtumapäivänä asiakaspolku tulee olla kaikkien tiedossa, jotta asiakasta osataan auttaa ja ohjata oikein – tämä tulee muistaa myös perehdytyksessä. Esimerkiksi virtuaalitapahtumassa järjestäjän tulee opetella ennen tapahtumaa ne vaiheet, jotka asiakas käy läpi ennen tapahtumaan saapumista: mahdollinen ilmoittautuminen ja tilin luonti.

6. Viestintä asiakkaille

Miten asiakkaille viestitään tapahtuman aikana esimerkiksi ohjelman muutoksista tai ilmenneistä ongelmista? Entä kuka vastaa tämän suunnittelusta? Asiakkaita voidaan tiedottaa sähköpostilla, tekstiviestitse, juontajan avulla, sosiaalisessa mediassa, verkkosivuilla, virtuaalialustan tai Tapahtumasovelluksen chatissa ja itse tapahtumassa paikan päällä kuuluttamalla tai heijastamalla ohjeita valkokankaalle. Samalla on hyvä suunnitella myös tapahtuman kriisiviestintä kuntoon.

7. Työntekijöistä huolehtiminen

Tapahtumapäivä voi olla myös työntekijälle rankka kokemus, joten jaksamisen kannalta on hyvä mahduttaa päivään myös taukoja ja suunnitella tarvittaessa tauottajien aikataulut. Usein tapahtumissa on tarjolla henkilökunnalle ja kumppaneille ruokaa sekä virvokkeita. Ulkoilmatapahtumissa, varsinkin kesäisin, on erityisen tärkeä huolehtia tarvittavista tauoista ja nesteytyksestä.

8. Ongelmatilanteisiin varautuminen

Tapahtumapäivänä järjestäjällä tulisi olla käsitys siitä, miten erilaisissa ongelmatilanteissa toimitaan, eli tähänkin tarvitaan valmiit suunnitelmat ja toimintamallit. On tärkeää muistaa se, että yksin ei tarvitse selviytyä kaikesta, vaan tarvittaessa apua kannattaa pyytää kollegoilta tai vaikka tapahtuman kumppaneilta.

9. Selkeä dokumentointi

Tapahtumapäivänä tai viimeistään sen jälkeen kannattaa dokumentoida ne kohdat, joissa olisi kehitettävää. Näin mahdollista seuraavaa tapahtumaa suunnitellessa muistetaan aikaisemmat ongelmakohdat ja niitä voidaan sen jälkeen kehittää. Tapahtumajärjestäjän tulee suunnitella etukäteen, kuka tämän hoitaa ja millä tavalla. Tässä vaiheessa on hyvä muistaa myös suunnitella palautteen kerääminen asiakkailta.