Tapahtuman projektinhallinta

Miten voisit parantaa tapahtuman kokonaisuuden hallintaa sekä viestintää? Olemme kuulleet lukemattomia kertoja lausahduksen ”kaikki kaatui viestintään” – mitä ajatuksia tämä sinussa herättää? Entä millaisessa roolissa näet viestinnän projektin onnistumisen kannalta? Jotta tapahtumasta saadaan onnistunut, tulee tiedon liikkua koko organisaation läpi vaivattomasti.

Tapahtuman projektiryhmän välinen viestintä 

Harva meistä pystyy toteuttamaan suuria kokonaisuuksia omin voimin, ja sen takia tuleekin koota ympärille oikeanlaista osaamista projektiryhmän muodossa. Projektiryhmän valinnassa on tärkeää huomioida seuraavat asiat:

1. Valitse ympärillesi erilaisia ihmisiä eri taidoilla

2. Varmista että teillä on samat tavoitteet

3. Käykää lävitse millaisia viestijöitä olette

4. Sopikaa yhteiset viestinnän kanavat

5. Käyttäkää aikaa myös toisiinne tutustumiseen.

Kun olette päässeet koko tiimillä eteenpäin, on päätettävä viestinnälliset kanavat ja miten niitä käytetään. Yhteiset sovitut käytänteet auttavat viestinnän sujuvuutta, sillä kaikki tietävät silloin missä kanavissa mistäkin aisoista tulee puhua ja missä kaikki tieto jaetaan. On myös tärkeää, että valitaan vain muutama kanava. Yli kolme viestintäkanavaa voi koitua jo niin suureksi sokkeloksi, ettei tiedetä mistä mikäkin informaatio löytyy. Kokeile valita kanavat tiedostojen jaolle, nopealle viestinnälle, sekä ulkoiseen viestintään.

Mihin viestintä yleensä kaatuu?

Tapahtuman projektiryhmän viestintä kaatuu yleensä: 

• Liian monimutkaisiin viestintäkanaviin

• Liian vähäiseen informaation jakoon

• Sen tärkeyttä ei ymmärretä.

Viestintä ei tietenkään ole ainoa tapahtumaprojektin sudenkuoppa, sillä haasteita tulee varmasti myös suuren kokonaisuuden hahmottamisessa, motivoinnissa sekä itse tapahtuman rakentamisessa. Tapahtumien tuottamisessa voidaan puhua eri kokoisista kokonaisuuksista ja yhteistä tapahtumien tuottamiselle ovatkin monesta tekijästä koostuvat kokonaisuudet. 

Haluamme muistuttaa, että pelkän muistivihon lisäksi on tarjolla monia erilaisia ilmaisia projektinhallintatyökaluja, joita kannattaa ehdottomasti kokeilla. Usein haasteita voi viestinnän lisäksi tuottaa tiimin jäsenten väliset välimatkat, jolloin fyysisten tapaamisen pitäminen rajoittuu. Välimatkat eivät onneksi ole enää teknologian takia mikään ongelma, vaan sovellukset ja etätapaamisen työkalut saavat jopa maiden väliset kokoukset onnistumaan.

Onnistu projektinhallinnassa 

Koska me Livetolla tiedämme hyvin, millaista voi olla huono projektinhallinta ja viestintä, kasasimme uuteen oppaaseemme erilaisia viestinnän ja projektinhallinnan työkaluja. Erilaisia sovelluksia ja palveluntarjoajia löytyy tietenkin suunnattoman monta, mutta jaamme teille hyviä ja huonoja kokemuksia muutamasta perustyökalusta projektinhallintaan. 

Oppaassa käsitellään seuraavia työkaluja:

• Trello

• Slack

• Motorola

• Google Drive

Lue kokemuksia ja suosituksia työkaluista Liveton uudesta Onnistu projektinhallinnassa -oppaasta. Käy lukemassa opas ja tutustu vanhoihin tuttuihin järjestelmiin tai löydä uusia keinoja tukemaan projektisi onnistumista.