Virtuaalitapahtuman järjestämisen checklist

Tämän blogikirjoituksen tarkoituksena on antaa sinulle, B2B-maailmassa toimiva ammattilainen, vinkkejä ja ajatuksia virtuaalitapahtuman järjestämiseen. Eli miksi kannattaa järjestää virtuaalitapahtuma ja miten sellainen järjestetään.

Mitä ovat virtuaalitapahtumat? Ne voivat olla kaikkea Zoom, Google Meets tai Microsoft Teams -tapaamisista webinaareihin sekä isompiin, virtuaalialustalla järjestettäviin tapahtumiin. Lue lisää erilaisista virtuaalitapahtuma-alustoista täältä. Yhteistä näillä kaikilla alustoilla on se, että ne järjestetään kokonaan verkossa, jolloin ne mahdollistavat lähes rajattoman osallistujamäärän ympäri maailmaa. Ihmiset ympäriinsä voivat vaihtaa ajatuksia sekä materiaaleja, eli toimia vuorovaikutuksessa keskenään. Vuorovaikutteisuuden mahdollistavat esimerkiksi chat-keskustelut, äänestykset (polls) tai one-to-one keskustelut muiden osallistujien kanssa viestein tai videon välityksellä.

Virtuaalitapahtuma voi olla pieni tai suuri, se voidaan järjestää kaikille maksuttomana tai maksumuurillisena tapahtumana, ja niihin voi osallistua mistä vain! Tärkeää on kuitenkin huomioida oma kohderyhmä, ja luoda heille sopivaa sisältöä. Tarkoituksena voi olla esimerkiksi luoda osallistujille sekä sidosryhmille, kuten kumppaneille, jopa liveä enemmän lisäarvoa.

Mistä lähteä liikkeelle?

Ensiksi päätä virtuaalitapahtumasi ajatus, niin sanottu punainen lanka, johon tukeudutaan koko suunnitteluprosessin ajan: mitä lähdetään tekemään, kenelle ja miksi. Sen jälkeen on hyvä kirkastaa tavoitteet sekä niihin pääsemiseen vaadittavat tarpeet. Tärkeää on siis löytää juuri oman yrityksen, järjestön, organisaation tai esimerkiksi oppilaitoksen tarpeisiin sopiva ratkaisu, jolla tavoitteisiin päästään. Käytä suunnittelussa apuna esimerkiksi Virtuaalitapahtuman järjestämisen pohjaa. 

Aivan kuten livetapahtumakin, myös virtuaalitapahtuma vaatii onnistuneeseen toteutukseen erilaisia elementtejä. Verkossa toimittaessa kaiken A ja O on toimiva internet-yhteys. Osallistujan on helppo vain sulkea tietokone, mikäli tapahtuman laatu ei miellytä tai yhteydet eivät toimi. Tässä vaiheessa on hyvä huomata, että eri vaiheiden suunnittelussa ja toteutuksessa ei tarvitse pärjätä yksin. Käytä tarvittaessa apuna ammattilaisia, jotta tapahtumastasi tulee mahdollisimman onnistunut.

Sitouta ja pelillistä

Seuraavassa suunnitteluvaiheessa on hyvä miettiä sisältöä, joka sopii juuri tavoiteltavalle kohderyhmälle. Sisällön avulla tapahtumasta ja toimintaympäristöstä tehdään houkutteleva, toiminnallinen ja osallistujia sitouttava. Interaktiivisuutta luodaan esimerkiksi keskusteluhuoneiden workshopeilla tai kyselyillä. Pelillistämisen keinoin virtuaalitapahtumaan osallistumisesta tulee osallistujalle mielenkiintoinen kokemus. Sisällön teon yhteydessä kannattaa aloittaa myös virtuaalitapahtuman käsikirjoituksen tekeminen.

Käsikirjoituksessa tulee huomioida virtuaalitapahtuman ja livetapahtuman tempon erot. Virtuaalitapahtuman keston tulee olla enintään puolipäivää, puheenvuorojen liveä lyhyempiä sekä taukoja pidettävä tarpeeksi. Käsikirjoituksen on myös tarkoitus olla ohjenuora, jonka avulla kaikki tapahtuman järjestämiseen osallistuvat henkilöt, tekniikasta puhujiin tietävät, mitä ja milloin tapahtuu.

Kumppanit tuovat tapahtumaan lisää sisältöä ja he myös luovat lisäarvoa tapahtuman osallistujille. Tapahtuman aikataulua suunnitellessa kannattaa myös huomioida mahdollisten mainosten tai väliaikaohjelman osuus, joissa kumppani on mukana. Kumppanit voivat esitellä tuotteitaan ja palveluitaan kumppanihuoneissa sekä olla osallistujien kanssa vuorovaikutuksessa chatin tai videoyhteyden avulla. Lue lisää Kumppanimyyntioppaastamme.

Osallistujakokemus

Kun tapahtuman ydinviesti on päätetty, voidaan aloittaa kohderyhmän hahmottelu sekä tavoittaminen. Markkinointiviestintä on keino kertoa tapahtuman toteutuksesta, sisällöstä ja kiinnostavista esiintyjistä sekä informoida osallistujia.

Yrityksesi asiakaspalvelun tai tapahtumaa varten rekrytoitujen assistenttien on hyvä olla vastaamassa asiakkaiden kysymyksiin etenkin tapahtuman aikana. Asiakaspalvelulla voi olla oma chat, jossa osallistujat voivat kysyä apua ongelmatilanteissa. Lisäksi on tärkeää huolehtia riittävästä osallistujien informoinnista ennen tapahtumaa, esimerkiksi uutiskirjein, ja tapahtuman aikana, esimerkiksi virtuaalitapahtuma-alustan aulan inforuudulla (alla esimerkkikuva JAMKin tapahtumasta).

Kun virtuaalitapahtuman osallistuminen on vaivatonta, paranee samalla asiakaskokemuskin. Palkitse osallistujat siitä, että he ovat osallistuneet juuri siihen kyseiseen tapahtumaan luomalla heille tunne merkityksellisyydestä.

Lisää fiilistä tapahtumaan voi luoda esimerkiksi sosiaalisen median (some) avulla. Pyydä osallistujia jakamaan somessa tunnelmiaan tapahtumasta etukäteen mietityillä aihetunnisteilla eli hashtageilla. Näin hyödynnät asiakkaan asiakaskokemusta tapahtumasi suosittelijana! Lisää aiheesta webinaarissamme.

Suunnittelun viimeistely

Teknisen toteutuksen puolelta on huomion arvioista riittävän kokoinen studiotila ja valaistus, sopiva mikrofoni sekä oikeanlainen kamera. Myös tietoturvaan liittyvät kysymykset on syytä ottaa huomioon, jotta esimerkiksi osallistujatiedot ovat turvassa.

Viimeisimpänä, mutta ei vähäisimpänä: kenraaliharjoituksen järjestäminen. Varmista hyvissä ajoin toteutetulla kenraaliharjoituksella, että kaikki toimii, kuten pitääkin. Vaikka aivan 100-prosenttista varmuutta tekniikan kanssa on mahdotonta saavuttaa, on lähtökohtaisesti levollisempi mieli h-hetkellä, mikäli kaikki osaavat hommansa ja tietävät, mitä milloinkin tapahtuu.

Huolehdi myös analytiikasta ja mittareista, joiden avulla tapahtuman onnistumista, kävijädataa ja osallistumisprosenttia voidaan esimerkiksi tarkkailla. Tästä on hyötyä sekä sinulle että kumppaneillesi. Muista myös pyytää tapahtuman aikana tai jälkeen palautetta osallistujilta.

Virtuaalitapahtuman checklist

• Tekninen toteutus (alusta ja kuvaus)
• Vastuiden jako
• Osallistujille viestiminen ja heidän ohjeistaminen
• Kumppanit sekä muut sidosryhmät
• Kohdistettu markkinointi ja viestintä
• Esiintyjien ja puhujien ohjeistaminen

Kurkkaa myös Liveton Virtuaalitapahtuma-akatemia, josta löydät tärkeimpiä vinkkejä virtuaalitapahtuman rakentamiseen.