Tapahtumamyynnin suunnittelun tärkeys

Boss Korhosella on asiaa -sarjassa tuodaan esiin olennaisia ja tärkeitä asioita tapahtumajärjestäjille. Jokaisessa jaksossa käsitellään eri aihetta, joka esitellään lyhyesti ja mahdollisimman selkeästi. Sarjan yhdeksännessä jaksossa puhutaan tapahtumamyynnin suunnittelun tärkeydestä ja siitä, miten suunnitelmallisuus turhan usein unohtuu tapahtumamyynnin suhteen.

Suunnittelu unohtuu harmillisen usein

Karkeasti sanottuna, tapahtumajärjestäjät usein unohtavat suunnitelman teon tapahtumamyynnissä. Myynnin suunnittelu on asia, josta lähdetään tinkimään muiden kiireiden ohessa ensimmäisenä. Näin sen ei pitäisi mennä, sillä suunnittelu tässä asiassa on yhtä tärkeää ja arvokasta kuin muillakin osa-alueilla. Saattaakin usein olla, että tapahtumamyyntipalvelu saa sunnuntai-iltana tapahtumajärjestäjältä viestin, jossa pyydetään maanantai aamuksi uusia tuotteita myyntiin. Usein tämä onnistuu, mutta vankan kokemuksen mukaan suunnittelulla, ennakoinnilla ja hyvällä yhteistyöllä saavutettaisiin lähtökohtaisesti aina onnistuneempia tuloksia.

Tapahtuman järjestäminen on aina iso prosessi, johon liittyy monta liikkuvaa osaa. Hyvä suunnittelu kaikessa on jopa välttämätöntä tapahtuman onnistumiseksi. Liveto on luonut projektinhallintapohjan, jonne pystyy kirjaamaan kaiken tarpeellisen ja huomioon otettavan tapahtumaa järjestäessä. Pohja sisältää osiot aivan projektin aloittamisesta sen loppuraportointiin saakka. Projektinhallintapohjan pystyy lataamaan täältä.

Millainen on hyvä myyntisuunnitelma?

Tapahtumamyynnille olisi hyvä tehdä vähintään kuuden, tai jopa 12 kuukaden suunnitelma. Suunnitelmaan tulisi asettaa konkreettisia ja realistisia tavoitteita tapahtumamyynnin suhteen. Kattavan suunnitelman avulla koko tiimi pysyy helposti kärryillä siitä, missä mennään ja myös uusien tuotantotiimiläisten, kuten harjoittelijoiden on helppo seurata suunnitelmaa. Hyvä tapahtumamyyntisuunnitelma on tehty aikajänteelle sen aloituspisteestä tapahtumishetkelle ja vielä tapahtuman jälkeiselle ajalle. Tapahtuman jälkeen on syytä alkaa jo suunnittelemaan tapahtuman jälkimarkkinointia sekä myyntiä jo esimerkiksi seuraavaan tapahtumaan.

Asiat, joita kaikkien tapahtumajärjestäjien pitäisi suunnittelunsa hyväksi tehdä, olisivat ehdottomasti:

• Yrittää vähentää kiirettä suunnittelemalla ja ennakoimalla ajoissa

• Lisätä malttia suunnitelmallisuuteen ja myyntiin

Livetolla autetaan mielellään asiakkaita tapahtumamyynnin suunnitelman teossa, mikäli tämä tuntuu haastavalta. Jos tähän liittyen herää kysymyksiä, tai johonkin toiseen mieltä askarruttavaan asiaan, meihin voit ottaa yhteyttä täältä.

Katso sarjan yhdeksäs ja viimeinen jakso Liveton YouTube-kanavalta: