Tapahtumajärjestäjä rakastuu omiin ideoihin

Boss Korhosella on asiaa -sarjassa tuodaan esiin olennaisia ja tärkeitä asioita tapahtumajärjestäjille. Jokaisessa jaksossa käsitellään eri aihetta, joka esitellään lyhyesti ja mahdollisimman selkeästi. Sarjan kolmannessa jaksossa puhutaan siitä, miksi on taloudellisesti jopa vaarallista, että tapahtumajärjestäjä rakastuu liian helposti omiin ideoihinsa. Jaksoon pääset tästä!

Mitä asioita pitää ottaa huomioon?

Oman tapahtuman ideointi vaatii superkriittistä tarkastelukulmaa ennen lopullista toteutusta. On ymmärrettävää, että helposti rakastuu omaan ideaansa, eikä välttämättä osaa tai ymmärrä punnita, onko tapahtuman onnistumisen kannalta sille oikeasti tarpeeksi asiakaskuntaa. Intoa ja uusia ideoita pitää olla, mutta tärkeintä on pysyä realistisena ja rehellisenä itselleen. Hyvä metodi on esimerkiksi kysyä ensimmäiseksi lähipiiriltä, että olisiko luomallesi idealle kysyntää, jolloin saa jo jonkinlaista tuntumaa siihen, että olisiko tapahtumasta kiinnostuneet muutkin kuin sinä itse.

Koska tapahtumaa aletaan aina lähtökohtaisesti tekemään kysynnän mukaan asiakkaille, eikä itselle, on asiakkaan kokemus tapahtumassa laitettava etusijalle. Pääset lukemaan lisää siitä, miten luoda onnistunut asiakaskokemus tästä.

Virheistä oppii– mutta miten niiltä voi välttyä?

Pahimmillaan harkitsemattomat ideoiden toteutukset ja epäonnistuneet tapahtumat ajavat firmoja konkurssiin ja ihmisiä ahdinkoon. Virheistä oppii aina, mutta kannattaa ennakoida ja miettiä sudenkuoppia etukäteen- jolloin pystyt itse välttymään niiltä.

Vuodenaika

Mieti, mikä olisi otollisin vuodenaika tapahtumallesi. Tarkastele, järjestetäänkö kyseisenä vuodenaikana alueella vastaavia tapahtumia, eli onko tapahtumallasi kilpailijoita- ja riittääkö tapahtumallesi tällöin kysyntää.

Esiintyjät

Mitä esiintyjiä tapahtumassa esiintyy? Älä ikinä valitse esiintyjiä vain sen perusteella, että itse pidät niistä. Mieti, herättävätkö artistit tarpeeksi kiinnostusta ja löytyykö niille riittävästi kuuntelijakuntaa.

Kohderyhmä ja ostopersoonat

Mieti etukäteen tapahtumallesi tyypillisiä ostopersoonia, ja mikä on tapahtumasi kohderyhmä. Kun kohderyhmä on selvillä, on helpompi myös miettiä järjestämispaikkaa eli venueta tapahtumalle.

Kaupallinen potentiaali

Onko tapahtumallasi mahdollisuus pärjätä ja tehdä voittoa? Entä mitkä ovat tavoitteesi tämän suhteen?

Eli vielä kertaukseksi ytimekäs listaus asioista, joita ainakin kannattaa tarkastella realistisesta näkökulmasta, jos tarkoituksesi on pärjätä taloudellisesti:

• Vuodenaika

• Kilpailu ja kysyntä alueellasi

• Esiintyjät

• Kohderyhmät ja ostopersoonat

• Tapahtumapaikka

• Kaupallinen potentiaali

Liveto on koonnut Onnistuneen tapahtuman perusteet -oppaaseen vinkkejä tapahtumanjärjestämiseen ja sen menestymiseen, sekä keinoja, joilla välttää tapahtuman konkurssi. Opas sopii tapahtumajärjestäjille ja erityisesti tapahtumanjärjestämisestä kiinnostuneille henkilöille, joilla ei ole vielä välttämättä monien vuosien kokemusta tapahtuma-alalta. Oppaan pääset lataamaan täältä.