Ohjeet kokonaisvaltaisen tapahtuma-alustan valitsemiseen

Tapahtumia on kuluneiden vuosien aikana järjestetty useissa eri muodoissa: niin livenä, virtuaalisesti kuin näiden yhdistelmänä, eli hybridinä. Tästä johtuen tapahtumajärjestäjillä ei ole ollut muuta vaihtoehtoa, kuin pallotella eri palveluiden ja alustojen välillä, yrittäen silti luoda osallistujille yhtenäistä asiakaspolkua ja onnistuneen kokemuksen. Tietenkin tämä eri tapahtumamuotojen ja palveluiden vaihtelu on ollut myös järjestäjille paitsi raskasta, myös aikaavievää. Tästä tapahtuma-alan murrosvaiheesta on kuitenkin kuoriutunut myös jotain uutta, nimittäin kokonaisvaltaiset tapahtuma-alustat.

Mikä on kokonaisvaltainen tapahtuma-alusta?

Konseptina kokonaisvaltainen alusta on vielä niin uusi, että sitä ei välttämättä osata edes etsiä – tämä ei kuitenkaan tarkoita, etteikö sellaisia olisi jo olemassa. Kokonaisvaltainen alusta kattaa yleensä kaikki tapahtumamuodot, eli live-, virtuaali- ja hybriditapahtumat. Kokonaisvaltainen tapahtuma-alusta sisältää tärkeimmät työkalut, joita tapahtumien järjestämiseen tarvitaan, kuten tapahtuma- ja osallistujahallinnan työkalut, ilmoittautumisen- ja myynnin työkalut, viestinnän työkalut sekä virtuaalialustan virtuaali-, hybridi- ja stream tapahtumille. Nämä palvelut löytyvät perinteisesti ripoteltuna eri palveluntarjoajilta, mutta yksi alusta voi tarjota kaikki tärkeimmät työkalut.

Suuri määrä erilaisia ominaisuuksia voi kuulostaa jännittävältä tai jopa turhalta – entä jos kaikille niille ei tule käyttöä? Maksaako niistä silloin turhaan? Vaikkakin kokonaisvaltainen alusta tarjoaa lukuisia erilaisia ominaisuuksia ja työkaluja, ei niitä kaikkia tarvitse hyödyntää. Perinteisesti tapahtumajärjestäjä voi valita lukuisista eri ominaisuuksista ne, joista on hänen tapahtumalleen hyötyä. Ominaisuuksia ja työkaluja voidaan jakaa myös tapahtumatyypin mukaan: live-, virtuaali- ja hybriditapahtumilla on erilaisia tarpeita.

Miten ja miksi ostaa kokonaisvaltainen tapahtuma-alusta?

Alustoja, joita voitaisiin kutsua kokonaisvaltaisiksi, ei ole vielä Suomen markkinoilla Liveton lisäksi muita, mutta esimerkiksi amerikkalainen Bizzabo on alusta, joka tarjoaa monia eri ominaisuuksia. Alustojen vähäisyys vaikuttaa niiden vertailuun, mutta vertailua ja erityisesti kilpailutusta ei pidä silti unohtaa. Kumppaniksi tulee valita luotettava yritys, joka tarjoaa varmasti kaikki luvatut ominaisuudet, mutta on silti valmis kehittymään ja muovautuu tapahtuman tarpeiden mukaan. Ymmärrys siitä, että yksikään tapahtuma ei ole samanlainen, on tärkeää varsinkin silloin, kun ominaisuuksia olisi tarjolla valtava määrä.

Kokonaisvaltainen tapahtuma-alusta on kannattava valinta monestakin eri syystä, mutta yksi avaintekijöistä on keskittyminen. Kun tapahtumajärjestäjä voi keskittyä yhden palvelun käyttöön ja opetella sen hallitsemisen, säästetään valtavasti aikaa, joka on usein tapahtumaa järjestäessä tiukilla. Kaikkien tarvittavien työkalujen löytyminen samasta alustasta poistaa muiden palveluiden välillä pallottelun, rekisteröitymisen, järjestelmien opettelun sekä tietenkin liialliset kustannukset. Yhden alustan käyttäminen monen sijaan on tämän vuoksi myös kustannustehokas valinta, ja rahaa voidaan siirtää muihin tapahtuman budjetin osa-alueisiin.

Kun käytössä on monta eri palvelua, kerääntyy myös tapahtuman data moneen eri paikkaan. Vastaavasti jos käytössä on yksi alusta, kerääntyy kaikki tapahtuman, tai tapahtumien, mikäli järjestäjällä on useita eri tapahtumia, data samaan paikkaan. Tämä helpottaa huomattavasti analytiikan ja raporttien tutkimista, kun kaikki niin ilmoittautuneiden tiedoista hybriditapahtuman osallistujiin on luettavissa saman palvelun kautta.

Kokonaisvaltaisen alustan avulla edes mahdollista myyntiä tai ilmoittautumista ei tarvitse ulkoistaa toisille palveluntarjoajille, vaan niiden toteuttaminen ja seuranta tapahtuu helposti samasta paikassa. Erilaiset viestinnän työkalut ovat tärkeitä kaikille tapahtumatyypeille, sillä niiden avulla tarjotaan osallistujille tärkeää tietoa, myös reaaliajassa. Virtuaali- ja hybriditapahtumat tarvitsevat myös virtuaalisen tapahtuma-alustan, jonne etäosallistujat kerääntyvät. Virtuaaliset tapahtuma-alustat vaihtelevat paljon palveluntarjoajasta riippuen, mutta alustalta on suositeltavaa löytyä ainakin mahdollisuudet suoran lähetyksen seurantaan, verkostoitumiselle sekä materiaalin jakamiselle.

Monet tapahtumajärjestäjät järjestävät useita tapahtumia vuodessa, joskus hyvinkin lyhyellä varoitusajalla. Kun alusta tapahtumille on jo valmiina, säästetään aikaa sen oikean alustan etsinnässä, ja projektit päästään aloittamaan nopeammin. Uusissa tapahtumissa voidaan myös alustasta riippuen hyödyntää edellisten tapahtumien tietoja, kuten virtuaalitapahtuman pohjaa tai ilmoittautumislomakkeita.

5 vinkkiä alustan valitsemiseen

• Tarkista helppokäyttöisyys – alustan tulee olla helppokäyttöinen niin tapahtumajärjestäjälle kuin tapahtuman osallistujille.
• Kilpailuta – kokonaisvaltaisen alustan käyttämisen tulee olla taloudellisesti kannattavaa.
• Vertaile ominaisuuksia – vaikka alustan sanotaan olevan kaikenkattava, ei se välttämättä sitä ole. Tarjolla olevat ominaisuudet tulee käydä huolellisesti läpi ja varmistaa, että ne kattavat tapahtuman tärkeimmät tarpeet.
• Etsi oikea sopimusmuoto – tapahtumia voidaan järjestää niin yksittäisiä, kuin vuosittaisia. On kuitenkin myös tapahtumajärjestäjiä ja organisaatioita, joilla on useita tapahtumia vuodessa, jopa kuukausittain. On siis tärkeää valita alusta, josta on tarjolla erilaisia sopimus-, ja lisenssivaihtoehtoja.
• Varmista ammattitaito – kun kumppaniksi valitaan alusta, joka tarjoaa lukuisia työkaluja eri tapahtumamuodoille, tulee heiltä löytyä myös ammattitaitoa kaikista näistä osa-alueista.

Liveto on kokonaisvaltainen tapahtuma-alusta, joka tarjoaa tärkeimmät työkalut live-, virtuaali- ja hybriditapahtumien järjestämiseen. Alusta tarjoaa aidosti helppokäyttöisen palvelun, jonka avulla tapahtumien järjestäminen voidaan aloittaa minuuteissa. Liveton alustan avulla järjestetään brändättyjä tapahtumia kustannustehokkaasti, alan ammattilaisten tuen avulla. Ota suoraan yhteyttä, niin kerromme lisää kokonaisvaltaisesta alustastamme!