Liveton webinaari: Korkeakoulujen tapahtumajärjestämisen ja tapahtumastrategian tulevaisuus

Liveton toukokuun webinaari oli suunnattu erityisesti korkeakoulujen henkilöstölle, jotka osallistuvat omassa arjessa tapahtumien järjestämiseen. Webinaarissa jaettiin kevään tärkeimpiä vinkkejä korkeakoulujen tapahtumiin Liveton toimitusjohtaja Antti Korhosen johdolla. Lue tästä blogista tiivistelmä webinaarista tai lataa sen maksuton tallenne!

Tunnistetut ongelmat korkeakoulujen segmentissä

Liveto on työskennellyt usean eri korkeakoulujen kanssa, jonka ansiosta ollaan pystytty tunnistamaan myös tiettyjä toistuvia ongelmia, joita kyseisessä segmentissä ilmenee. Korhonen nostaa heti webinaarin alussa esiin kolme ongelmatilannetta, jotka kaikki pyörivät hyvin paljon hajautetun toiminnan ympärillä.

1. Organisaation sisällä on hajautuneita toimintatapoja.
2. Tieto tapahtumista, tuloksista ja toiminnasta on hajautetusti eri järjestelmissä.
3. Kilpailuttaminen on hankalaa/raskasta, koska kaikkeen toimintaan on hankittu yksittäisiä ohjelmistoja.

Korhonen muistuttaa, miten on ymmärrettävää, että toimintatavat ja ohjelmistot ovat hajautuneet ajan myötä. Mitä suurempaa organisaatiota tarkastellaan, sitä enemmän siellä voi olla käytössä järjestelmiä – jopa kymmeniä erilaisia, eikä niitä kaikkia välttämättä edes tiedetä. Kilpailuttaminen koetaan usein myös raskaaksi, koska järjestelmiä on paljon ja hankintarajat voivat muuttua. Kilpailutus aiheena on varmasti monelle pakollinen paha, mutta sen avulla myös löydetään sopiva palveluntarjoaja.

Webinaarin kuulijoille Korhonen vinkkaa, että hankkeiden yhteyteen on helppo yhdistää uusien ohjelmistojen testaaminen ja pilotointi. Esimerkiksi pääkaupunkiseudun korkeakouluissa on viime aikoina toteutettu erilaisia virtuaali- ja hybridihankkeita, jotka Korhonen nostaa onnistuneiksi esimerkeiksi. Matalien hankintarajojen puitteissa on mahdollista hankkia myös uusia yksittäisiä työkaluja yksittäisiin tapahtumiin, eikä korkeakoulujen näin myöskään tarvitse sitoutua mihinkään järjestelmiin.

Tapahtumaportfolio

Korhonen herättelee webinaarin osallistujat miettimään, onko heillä käytössä tapahtumaportfolio organisaatiotasolla tai omissa toimielimissä – näin tulisi ehdottomasti olla! Portfolion avulla tapahtumat saadaan yhdistettyä organisaation muuhun toimintaan ja pystytään paremmin hyödyntämään mm. markkinoinnin olemassa olevaa kyvykkyyttä.

Portfolio tulisi tänä päivänä suunnitella niin, että organisaatiolla olisi kyvykkyys järjestää tapahtumia kaikissa muodoissa sujuvasti, eli niin live-, virtuaali- kuin hybridimuodossa. Portfolion taustalla on oltava aina varasuunnitelma, koska on hyvin todennäköistä, että vuoden aikana tapahtumamuoto saattaa muuttua. Korhonen muistuttaa, että tapahtumat eivät suinkaan ole vain tässä ja nyt, vaan esimerkiksi hybriditapahtuman elinkaarta voidaan pidentää virtuaalisuuden avulla sekä tapahtumien materiaaleja voidaan hyödyntää myös muissa projekteissa. Näin tapahtumat ovat muutakin, kuin vain yksittäisiä pisteitä organisaation kalenterissa.

Seuraavaksi webinaarissa keskusteltiin valintakriteereistä. Korhonen esittää kysymyksen: Kenen päätös on se, missä muodossa tapahtuma järjestetään? Onko siinä otettu huomioon palautteita? Onko osallistujien mielipidettä kysytty etukäteen? Onko huomioitu resurssit, arvot ja tavoitteet? Onko ne ensinnäkin selvillä? Kun näitä asioita ei huomioida, vaikuttaa se myös tapahtuman no-show -prosenttiin ja useampi saattaa jättää tulematta tapahtumaan. Tapahtumajärjestäjien ei pidä unohtaa, että myös osallistujilla on resurssit, arvot ja tavoitteet – vastataanko tapahtumalla niihin? Kokeeko osallistuja esimerkiksi arvokkaaksi matkustaa paikan päälle?

Jokainen tapahtuma sisältää huiman määrän arvokasta tietoa ja dataa, jota tapahtumajärjestäjien kuuluisi mitata – näin ei kuitenkaan aina aina ole. Korhonen muistuttaa, että aloittaminen on usein se mikä tuntuu hankalalta. Kun mittaamisen ja datan keräämisen aloittaa, on sitä myös helpompi jatkaa ja kehittää kun vertailtavaa dataa kerääntyy aina vain enemmän. Myös mittaamisen hankaluus johtuu usein työkalujen puutteesta tai niiden vaikeakäyttöisyydestä.

Webinaarin loppupuolella esitellään Liveton uutta, omaa tapahtumastrategian viitekehystä, jota on rakennettu nyt jo noin vuoden verran. Korhonen avaa viitekehystä ja sitä, miten sen avulla tapahtumajärjestäjien on helppo suunnitella, toteuttaa ja kehittää tapahtumia. Viitekehys on erinomainen suurille organisaatioille ja korkeakouluille, lataa webinaaritallenne niin pääset näkemään viitekehyksen. Jos haluat keskustella viitekehyksestä ja ottaa sen käyttöön omaan työskentelyysi, ota meihin yhteyttä täältä!

Missä mennään nyt ja miltä tulevaisuus näyttää?

Aiemmin, noin 2015 vuoden paikkeilla, palveluntarjoajat keskittyivät vahvasti yhden ominaisuuden, kuten lipunmyynnin tai tapahtumahallinnan tarjoamiseen. Kun ajassa mentiin eteenpäin, muuttuneen maailmantilanteen vuoksi hankittiin virtuaali-, hybridi- ja webinaarityökaluja. Tämän johdosta organisaatioihin, kuten korkeakouluihin, hankittiin useita eri järjestelmiä vastaamaan erilaisiin tarpeisiin. Nyt markkinaan nousee kokonaisvaltaiset tapahtumajärjestelmät, jolloin yhden palveluntarjoajan kautta saadaan kaikki tarvittavat työkalut. Tämä tuo isoille organisaatioille kaivattuja yhteisiä toimintatapoja ja monien mieleen olevia kustannussäästöjä!

Korhonen kehottaa kaikkia webinaarin katsoja pitämään muuttuvia markkinoita silmällä: Miten kokonaisvaltaiset tapahtumajärjestelmät tulevat muuttamaan tapahtuma-alaa? Sopivatko ne kenties myös sinun organisaatiollesi? Korhonen nostaa vielä webinaarin loppuun esiin API:t eli ohjelmarajapinnat: kun kivijalka, eli käytettävä järjestelmä, on hyvä, on siihen helppo integroida muita tarvittavia järjestelmiä. Kiinnitä siis tähän huomiota, jos lähdet hankkimaan kokonaisvaltaista tapahtumajärjestelmää!

Tiesithän, että Livetolta löydät tarvitsemasi työkalut korkeakoulujen monipuolisiin tapahtumiin ja tilaisuuksiin? Voit käyttää työkaluja osana hankkeita tai jatkuvassa käytössä. Tai kenties organisaationne on valmis edistysaskeleeseen ja kokeilemaan kokonaisvaltaista tapahtumajärjestelmää? Olipa tapahtumatarpeesi mikä tahansa, me juttelemme kanssasi mielellämme!