3D-virtuaalitapahtuman järjestäminen

Liveton ensimmäinen englanninkielinen webinaari käsitteli 3D-virtuaalitapahtumien järjestämistä ja tämä blogiteksti tiivistää sisällön suomeksi. SHIFT Business Festivalin toimitusjohtaja Sini Toivonen oli Liveton Lindan haastateltavana kertomassa, kuinka he järjestivät ensimmäisen 3D-virtuaalitapahtumansa.

SHIFT Business Festival

• Konsepti perustettu 2015
• B2B-asiakkaille suunnattu turkulainen festivaalityyppinen yritystapahtuma
• Tapahtuman tarkoituksena verkostoitua, oppia ja inspiroitua tulevaisuuden yritysmaailmasta
• Järjestettiin ensimmäistä kertaa 3D-virtuaalitapahtumana vuonna 2020
• Yhteistyö Liveton kanssa alkoi vuoden 2020 tapahtuman yhteydessä
  
  

Tapahtumien muutos

Virtuaalitapahtuman käsite on tullut suurimmalle osalle tutuksi jo vuoden 2020 aikana, mutta uudempi asia ovat 3D-virtuaalitapahtumat. Niiden ajatuksena on, että jokainen tapahtumaan osallistuja luo oman avatar-hahmonsa, jonka avulla tapahtumassa voi liikkua livetapahtuman tavoin. 3D mahdollistaa tapahtumassa erilaisia elementtejä, kuten kokonaisen rakennuksen, jossa itse tapahtuma on, ja hahmot voivat liikkua siellä ympäriinsä sekä esimerkiksi istua konkreettisesti kuuntelemaan esiintyjää. Lisäksi esimerkiksi ulkotiloissa voidaan järjestää after partyja tai yleisissä tiloissa voi soida musiikki, kun avatar-hahmo kävelee sen läpi. 

Tapahtumien muututtua livestä virtuaalisiin, tapahtumajärjestäjien tulee ottaa eri tavalla vastuu tapahtumien järjestämisestä. Livetapahtumia järjestettäessä jokainen ymmärtää, että paikalle tarvitaan ääni-, kamera- ja valomiehiä. Virtuaalipuolelle siirryttäessä kaikille ei ole yhtä selvää, että myös laadukkaan virtuaalitapahtuman järjestäminen vaatii samanlaista panostamista. Ei siis riitä, että laittaa kannettavan tietokoneen kameran päälle ja alkaa esiintymään, jos haluaa luoda todellisen tapahtuman ja ikimuistoisia kokemuksia osallistujille.

3D-virtuaalitapahtuman järjestäminen

Toivonen kertoo, että heidän projektitiiminsä etsi vuonna 2020 ratkaisua tapahtuman siirtämiseksi verkkoon. Erilaisia alustoja virtuaalitapahtumien järjestämiseen löytyi monia, mutta he halusivat vielä jotain uutta. Ensin tiimi päätyi järjestämään hybriditapahtumaa, joka yhdistää live- ja virtuaalitapahtuman. Kolme viikkoa ennen tapahtumaa he kuitenkin päättivät järjestää vain virtuaalisen tapahtuman, ja lopulta päätyivät Brellan tarjoamaan 3D-virtuaalitapahtuma-alustaan.

3D-virtuaalitapahtuman järjestäminen vaatii paljon aikaa ja tiimityötä, jotta kaikki saadaan sujumaan. Toivonen kehottaakin kääntymään vaativammissa asioissa ammattiosaajien puoleen – kaikkea ei tarvitse osata itse. Virtuaalitapahtumiin siirryttäessä tulee kuunnella asiakkaita sekä yhteistyökumppaneita, koska muutos tulee olemaan myös heille iso. Eritystä huomiota vaatii myös informatiivinen markkinointi sekä tiedottaminen tapahtuman osallistujille, sillä virtuaalitapahtumat sekä 3D-virtuaalitapahtumat ovat vielä melko uusi ja tuntematon asia suurimmalle osalle ihmisiä.

3D tuo tapahtumiin Toivosen mukaan hauskuutta sekä erilaista asiakkaiden sitouttamista. Tärkeä elementti Toivosen mukaan on toisten osallistujien kohtaaminen ja äänen kuuleminen, sillä sitä on kaivattu poikkeusaikojen ajattua monet työskentelemään yksin kotona.

Toivosen mukaan monet ovat sanoneet heille, että 3D ei ole tulevaisuuden ratkaisu. He kuitenkin luottavat 3D:n tuomiin mahdollisuuksiin, etenkin, sillä heidän ensimmäinen 3D-virtuaalitapahtumansa onnistui hyvin. Toivonen kuitenkin korostaa, että 3D ei välttämättä sovi kaikille, mutta sitä kannattaa rohkeasti kokeilla. 3D luo uusia ja erilaisia mahdollisuuksia verkostoitumiseen, tunteiden synnyttämiseen sekä muistojen luomiseen. Toivonen kokee, että he ovat saaneet 3D:stä heille onnistuneen tapahtuma-alustan ja siksi he opastavat nyt myös muita yrityksiä 3D-alustojen käytössä.

Tulevaisuuden tapahtumat

Toivonen kertoo virtuaalitapahtumien tulleen jäädäkseen, mutta toteaa ihmisten kaipaavan livetapahtumia. Tapahtuma-ala muuttuu varmasti paljon maailmanlaajuisen pandemian myötä. Digitalisaatio kuitenkin tuo monia hyviäkin asioita tapahtuma-alalle.

Toivonen toivoo, että vuonna 2021 he voivat järjestää SHIFT Business Festivalin taas livetapahtumana. Heidän yhteisölleen livetapahtumat ovat kuitenkin pidemmällä tähtäimellä parempi ratkaisu, kuin virtuaalitapahtumat. Toivonen pohtii kuitenkin mahdollisuutta hybriditapahtumaan, mutta ongelmaksi voi muodostua live- ja etäosallistujien yhteisen kommunikointitavan löytäminen.

Sinin TOP 3 vinkit:

• Tiedota tapahtumaan osallistujia: huolehdi hyvissä ajoin ennen tapahtumaa, että osallistujat tietävät, kuinka 3D-tapahtuma toimii.
• Uskalla kokeilla uutta, ja arvosta tiimiäsi: Uskalla kokeilla uusia asioita. Tee asioita, joiden avulla asiakkaasi ja tiimisi tuntevat itsensä arvostetuiksi.
• Ole rohkea: Älä peru tapahtumia, ne ovat tärkeitä! Keksi uusia ratkaisuja järjestää tapahtumia, ne tuovat yrityksellesi aidosti arvoa.

Kuvat: SHIFT:n verkkosivut sekä 3D-virtuaalitapahtuma.

Virtuaalitapahtumien järjestämisessä auttaa Liveton uusi Virtuaalitapahtuma-akatemia!