Virtuaalitapahtumat osana yhdistyksen toimintaa

Liveto järjesti keväällä 2021 ajankohtaisen webinaarin, joka oli suunnattu erityisesti yhdistyksille. Jos olet siis pohtimassa virtuaalitapahtuman järjestämistä yhdistykselle, niin tästä blogitekstistä saat siihen käytännön vinkkejä! Webinaarin tallenteen voi ladata myös täältä.

Millaisia virtuaalitapahtumia yhdistys voi järjestää?

• Järjestöpäivät tai jäsenille suunnatut tilaisuudet
• Koulutukset ja kurssit
• Vuosikokoukset ja muut pienemmät kokoukset
• Maksulliset tapahtumat, joiden avulla kerätään varoja yhdistyksille

Menestystä tekemässä

Liveton virtuaalitapahtuma-alustalla on järjestetty useita yhdistyksien tapahtumia, ja yksi niistä on Hämeenlinnan Nuorkauppakamari ry:n kansainvälinen Menestystä tekemässä -tapahtuma. Hieman poikkeuksellisen tästä virtuaalitapahtumasta teki sen, että tarjolla oleva ohjelma oli todella laaja: ohjelma alkoi perjantai-iltana ja kesti sunnuntaipäivään saakka. Ohjelma oli myös sisällöltään monipuolinen, sillä lavoilla nähtiin musiikkia, keskusteluja sekä asiantuntijaluentoja, ja keskusteluja käytiin myös pienryhmissä. Tapahtumajärjestäjän vinkkejä virtuaalitapahtuman järjestämiseen löydät täältä.

Miksi järjestää virtuaalitapahtuma?

• Taloudellinen hyöty maksullisten tapahtumien kautta
• Ajan hermolla pysyminen – Virtuaalitapahtuma on ajankohtainen ja moderni vaihtoehto
• Mahdollisuus hankkia uusia jäseniä – helpompi osallistua mistä päin maailmaa tahansa
• Yhteydenpito jäseniin ja jäsenyyksien ylläpito
• Yhteisöllisyyden säilyttäminen
• Mahdollisuus kouluttaa ihmisiä
• Perinteistä kiinni pitäminen
• Mahdollisuus järjestää tapahtuma turvallisesti korona-aikana
  
  

Kuinka rahoittaa virtuaalitapahtuma?

Virtuaalitapahtuma voi olla pieni tapahtuma, joka järjestetään esimerkiksi Zoomissa tai isompi kokonaisuus, joka järjestetään virtuaalitapahtuma-alustalla. Pienen ja yksinkertaisemman virtuaalitapahtuman järjestäminen ei välttämättä vaadi rahoitusta – tähän riittää vain Zoom (tai muu vastaava pikaviestin), tietokone ja puhujat.

Suurempaan kokonaisuuteen vaaditaan taas virtuaalitapahtuma-alusta, kuvaustiimi sekä henkilöt, jotka vastaavat muun muassa tapahtuman sisällön ja ohjelman suunnittelusta, puhujien ja vieraiden hankkimisesta, sisällön ja materiaalin tuottamisesta sekä markkinoinnista ja moderoinnista. Näistä suurimpia kulueriä ovat itse alusta ja kuvaustiimi sekä henkilöstön työaika – kevyemmän ratkaisun voi saada 1000-2000 eurolla ja laajemmat kokonaisuudet ovat yleensä alkaen 5000 €. Järjestäminen ei ole kuitenkaan mahdotonta, vaikka yhdistyksellä ei olisi suoraan rahoitusta virtuaalitapahtumalle.

Pääsy- ja osallistumismaksujen avulla on mahdollista kerätä varoja tapahtuman toteuttamiseen. Se, onko tapahtuma maksuton vai maksullinen, riippuu hyvin pitkälti siitä, mikä on tapahtuman tarkoitus ja sisältö. Myös virtuaalitapahtumassa voi myydä erilaisia oheistuotteita – jos yhdistyksellä on olemassa esimerkiksi kangaskasseja, voi niitä myydä lipunoston yhteydessä. Joskus maksuttomissa virtuaalitapahtumissa voi olla niin sanottuja vapaaehtoisia kannatusmaksuja, joiden avulla kävijät voivat tukea yhdistystä haluamallaan summalla.

Yhdistys voi kerätä varoja tapahtuman toteuttamiseen kumppanimyynnin avulla. Virtuaalitapahtuma-alustoilla on useita mahdollisuuksia kumppanimyyntiin, esimerkiksi:

1. Näkyvyys striimissä
2. Näkyvyys tapahtuman markkinoinnissa, verkkosivuilla ja virtuaalitapahtuma-alustalla
3. Oma virtuaalinen kumppanihuone, jossa voi olla muun muassa chat ja mahdollisuus ryhmäpuheluihin

Näistä yhdistys voi rakentaa yhden tai useamman paketin, jota myydään kumppaneille näkyvyyttä vastaan. Kumppaneita on usein 5–25 kappaletta, jolloin heidän avullaan kertyy jo hyvin varoja tapahtuman toteuttamiseen. Lisää aiheesta voit lukea Liveton Kumppanimyynti virtuaalitapahtumissa -oppaasta.