Miksi virtuaalitapahtuman järjestäminen kannattaa?

Näinä aikoina, kun fyysisesti järjestettävät tapahtumat eivät ole enää itsestäänselvyys, nousee virtuaalitapahtumien arvo ja merkitys esiin. Onneksi teknologian avulla tapahtumat voidaan nykyään toteuttaa helposti myös verkon välityksellä, jolloin tapahtumasta pääsee nauttimaan vaikkapa suoraan omalta kotisohvalta. Lisäksi virtuaalitapahtumat tuovat paljon uusia ulottuvuuksia ja vaihtoehtoja perinteisen tapahtuman rinnalle.

Mikä on virtuaalitapahtuma?

Virtuaalitapahtuma on kokonaan verkossa järjestettävä tapahtuma, jossa yhtä lailla kuin muissakin tapahtumissa, on tavoitteena luoda osallistujalle elämyksellinen kokemus. Yleisimmin virtuaalitapahtumat ovat joko webinaareja, konferensseja tai verkkokursseja, mutta nykymaailmassa on jo nähty myös konsertteja ja muita tapahtumia virtuaalisesti. Kuka siis tietää, mitä tulevaisuudessa virtuaalitapahtumat voivat vielä pitää sisällään?

Virtuaalitapahtuma voi toteutukseltaan olla pieni tai suuri ja järjestetty kevyesti esimerkiksi Zoomissa tai isommalla toteutuksella virtuaalitapahtuma-alustalla. Tapoja on siis monia, mutta on hyvä ottaa huomioon muutamia tärkeitä tekijöitä, kuten äänen ja videon laatu, brändättävyys, sitouttaminen, alustan kapasiteetti sekä tekninen tuki. Lisäksi, kun kyseessä on virtuaalisesti järjestetty tapahtuma, hyvä verkkoyhteys on edellytys, tai muuten osallistujakokemus tulee kokemaan kolauksen.

Lisää virtuaalitapahtuman termeistä voi lukea täällä.

Virtuaalitapahtuman mahdollisuudet

Virtuaalitapahtumassa myös vuorovaikutus ja osallistujakokemus nousevat esille tärkeässä roolissa. Tapahtuman ajatuksena on saada osallistujia kommunikoimaan keskenään virtuaalisessa ympäristössä, esimeriksi chat-ominaisuuden avulla sekä hyödyntää virtuaalitapahtuman tuomat muut mahdollisuudet. Virtuaalitapahtumien mahdollisuudet ovat myös laajemmat, kuin perinteisissä tapahtumissa, sillä virtuaalisesti järjestetyn tapahtuman avulla voidaan tavoittaa suurempi joukko osallistujia, kuin paikan päällä olevassa tapahtumassa. Virtuaalitapahtumaan voidaan myydä samalla tavalla lippuja, kuin perinteiseenkin tapahtumaan, jolloin huolehditaan myös myynnin kasvusta. Hyvänä vinkkinä, on esimerkiksi kokeilla tapahtumaa ensin maksuttomana ja saavuttaa sen avulla uusia potentiaalisia asiakkaita.

Useat yritykset ovatkin jo ottaneet askeleen lähemmäs nykyaikaa ja hyvänä esimerkkinä edelläkävijämäisestä toiminnasta on tapahtumien virtuaalinen alusta Brella. Brellan alustan avulla virtuaalitapahtumassa onnistuu niin virtuaaliset tapaamiset, kuin striimausten isännöiminenkin. Brellan sivuilta pääset tutkimaan aiheesta lisää.

Mitä tulee muistaa?

Kun järjestetään virtuaalitapahtumia, niin täytyy muistaa huomioida lähes kaikki samat tekijät mitä perinteisessäkin tapahtumassa. Tapahtuman sisällöllä on erittäin suuri merkitys, sillä sisällöllä vastataan kohderyhmän tarpeisiin – miksi tapahtuma siis järjestetään? Suunnitellessa tapahtumaa, on hyvä asettaa itsensä niin sanotusti osallistujan kenkiin ja täten pohtia: millainen kokemus halutaan tarjota, miltä se näyttää osallistujan näkökulmasta ja miten tapahtuma palvelee heitä. Tapahtumalle on hyvä myös luoda rakenne tai runko, jonka mukaan ohjelma suunnitellaan.

Virtuaalitapahtumassa vuorovaikutus ja sitouttaminen nousee tärkeään rooliin, sillä tapahtumasta on entistä helpompi lähteä verkon välityksellä pois. Yleensä tapahtuman ajatuksena on saada osallistujia kommunikoimaan keskenään virtuaalisessa ympäristössä, esimerkiksi chat-ominaisuuden avulla sekä hyödyntämään virtuaalitapahtuman tuomat muut mahdollisuudet.

Kuten perinteisissä tapahtumissa, myös virtuaalitapahtumissa viestintä on olennaisessa roolissa hyvän osallistujakokemuksen luomiseksi. Virtuaalitapahtumissa on erityisen tärkeää viestiä osallistujille monikanavaisesti ohjeita ennen tapahtumaa sekä sen aikana. Lisää vinkkejä viestintään löytyy Liveton oppaasta.

Liveton näkemys virtuaalitapahtumista

Virtuaalitapahtumien mahdollisuudet ovat laajemmat, kuin perinteisissä tapahtumissa, sillä virtuaalisesti järjestetyn tapahtuman avulla voidaan tavoittaa suurempi joukko osallistujia kuin paikan päällä olevassa tapahtumassa. Liveton toimistusjohtaja Antti Korhonen on listannut myös 10 muuta syytä järjestää virtuaalitapahtuma:

1. Ihmiset ovat korona-aikana varautuneempia perinteisten tapahtumien suhteen, joten virtuaalitapahtuma on turvallinen vaihtoehto. 
2. Osallistuminen virtuaaliseen tapahtumaan on vaivatonta ja helppoa, eikä vaadi matkustamista. 
3. Tämä tapahtumamuoto säästää aikaa sekä myös luontoa, kun erilaiset matkat ja hankinnat vähentyvät. 
4. Skaalautuvuus - virtuaalitapahtumiin voi osallistua mistäpäin maailmaa tahansa.
5. Puhujien saaminen virtuaalitapahtumiin on helpompaa, kun ei tarvitse tulla paikan päälle.
6. Tapahtuma tarjoaa mahdollisuuden verkostoitua uusien kontaktien kanssa.
7. Tämä mahdollistaa yhteistyökumppaneille uusia tapoja luoda merkityksellisiä kohtaamisia, näkyvyyttä sekä vaikuttaa haluttuun kohdeyleisöön uudessa ympäristössä.
8. Virtuaalitoteutuksen opettelu on järkevää tehdä ajoissa – koskaan ei tiedä mitä tulevaisuudessa voi tapahtua.
9. Tapahtumajärjestäjän ymmärrys virtuaalitapahtumista mahdollistaa jatkossa myös kyvyn toteuttaa hybriditapahtumia.
10. Viimeiseksi: Virtuaalitapahtumien järjestäminen on modernia ja trendikästä!

Liveton YouTube -kanavalta löytyy ajankohtaisia vinkkejä tapahtuman järjestämiseen!