Tipsit Tuottajille jakso 19 - Tapahtumatekniikan viisas ostaminen

Liveton Tipsit Tuottajille on podcast-sarja, jossa vierailee tapahtuma-alan osaajia kertomassa omia tarinoita jakson teemasta. Tässä jaksossa vierailee tapahtumatekniikan asiantuntija Ahti Impola, joka kertoo tapahtumatekniikasta ja –tuotannosta. Lue tästä mitä kaikkea se pitää sisällään tai kuuntele jakso Spotifysta!

Tapahtumatekniikan fiksu hankkiminen

Tapahtumien järjestäminen koostuu monesta eri palasesta, aina esiintyjistä ruoka-palveluihin, mutta tapahtumia olisi melko hankala toteuttaa ilman kunnollista tekniikkaa ja kalustoa. Tapahtuman onnistumisen kannalta on olennaista, että laitteistot toimivat ja rakennelmat kantavat. Pitkän uran äänimiehenä, miksaajana ja käyttöpäällikkönä tehnyt Ahti Impola kertoo, mitä asioita tulisi ottaa huomioon tapahtumatekniikkaa hankkiessa. Impola toimii tällä hetkellä Akun tehtaalla ja on vastuussa tehtaan vastuullisesta myynnistä.

Akun tehtaan toiminta

Akun tehdas on vuonna 2003 Tampereella alkunsa saanut tehdas, joka toimittaa eritystekniikkaan tarvittua kalustoa eri tapahtumiin. Oli tapahtuma sitten pieni tai iso, sisällä tai ulkona, niin Akun tehtaalta löytyy tarvittava tekniikka. Tehdas on toimittanut esimerkiksi esiintymislavoja Suomessa järjestettyihin tapahtumiin, kuten Pori Jazz, Provinssi, Ruisrock ja Suomipop -festivaalit. Kalustoa on kuitenkin tarjolla moneen lähtöön, aina valaistuksesta äänentoistoon, asiakkaan tarpeista riippuen.

Miten lähestyä tekniikan ostamista?

Impolan mukaan yleensä on kaksi eri tapaa lähestyä tekniikan ostamista tapahtumaa järjestäessä. Ensimmäinen tapa on mennä budjetti edellä. Laaditun budjetin myötä muodostuu tapahtuman tarpeet ja tämän jälkeen osataan hahmottaa, minkälaiset puitteet tapahtumalle voidaan asettaa. Tähän vaikuttaa hyvin paljon esimerkiksi se, ketä halutaan esiintymään, kuinka iso kävijämäärä on luvassa ja missä tapahtuma järjestetään. Toinen vaihtoehto on se, että tapahtumasta piirretään design eli tapahtuman ulkoasu havainnollistetaan ja tämän pohjalta kilpailutetaan palveluita. Impola kuitenkin mieltää budjetin myötä lähestymisen parempana ja havainnollistavampana vaihtoehtona.

”Ääni ratkaisee” – Ahti Impola

Monet eri tekijät vaikuttavat siihen, mitä tietyllä budjetilla eli talousarviolla saadaan. Budjettiin vaikuttavat pitkälti missä tapahtuma järjestetään ja minkälaisia vaatimuksia esimerkiksi esiintyjillä on, muun muassa esiintymislavan suhteen. Jos puhutaan parin päivän festivaaleista, joissa yksi päivä kuluu lavan pystytyksessä, toinen tekniikan rakennuksessa ja pari vetopäivää muutamalla artistivaihdolla, kustantaa se keskimäärin noin 20 – 25 000 €. Budjettia suunnitellessa on kuitenkin todella tärkeää miettiä, mikä on ensisijaista. Impola suosittelee, että äänen tulisi olla kaikkein tärkein prioriteetti. Vaikka kasaan saataisiin hieno lava ja näyttävät valot, mutta ääni ei toimisi halutulla tavalla, vie se tunnelmaa ja vaikutusta huomattavasti. Lopputulos saattaakin yleensä olla vain 30% prosenttia alkuperäisestä suunnitelmasta, kun asioita ruvetaan supistamaan budjettiin sopivaksi.

”Liian hyvä tarjous on liian hyvä ollakseen totta” – Ahti Impola

Impola kehottaa paneutumaan kumppaneiden valintaan huolellisesti. Etenkin uusille tapahtumajärjestäjille hän suositteleekin kilpailuttamaan tekniikkakumppanit etukäteen, jonka jälkeen budjetit ovat tiedossa ja sen perusteella voidaan rakentaa design. Liian hyvään tarjoukseen ei kannata aina luottaa, sillä niissä yleensä piilee varjopuolet haudattuna. Tärkeintä ei siis tulisi olla edukas hinta, vaan se mitä sillä saadaan, ja pitää huoli siitä, että olennaisista asioista pidetään huolta, kuten turvallisuudesta.

Turvallisuus ja ennakointi

Kasatessa tapahtumalle puitteita, tulee moneen asiaan kiinnittää huomiota. Aikaa kannattaa varata tarpeeksi, sillä muuten turvallisuus tapahtumissa saattaa kärsiä. Ylin vastuu tapahtumissa on aina tapahtuman järjestäjillä, johon sisältyy varmistus siitä, että luvat, vakuutukset ja muut lailliset asiat ovat kunnossa. Lisäksi järjestäjälle tulee olla plan b eli varasuunnitelma, mikäli odottamattomia tilanteita sattuu, kuten esimerkiksi rankkasade kesken tapahtuman. Toki tekniikkatoimittaja urakoitsijana vastaa työturvallisuudesta ja varmistaa, että muun muassa nostimet ovat eurooppalaisen standardin mukaista välineistöä. Impola myös kehottaa olemaan tarkka sopimuksia tehdessä ja konsultoida kumppaneita, jottei tulisi lisäkustannuksellisia yllätyksiä.

Kiinnitä näihin asioihin huomiota sopimuksia solmiessa:

1. Mitkä ovat tavoitteet ja budjetit
2. Missä ja kenelle tehdään
3. Mikä on ajankohtana tapahtumalle
4. Minkälaiset vaatimustasot on asetettu
5. Keitä esiintyjiä on ja mitkä ovat heidän tarpeet
6. Ketkä olisivat oikeat kumppanit ja miten tulisi kilpailuttaa palvelut
7. Onko molemminpuolinen yhteisymmärrys

Mikäli sinä olet järjestämässä tapahtumaa ja mietit, mitä kaikkea tulee ottaa huomioon, kannattaa nämä oppaat ottaa myös lukulistalle. Uuden tapahtumajärjestäjän käsikirja ja Onnistuneen tapahtuman perusteet.

Jakso on katsottavissa myös YouTuben puolella, joten ei muuta kuin kanavaa tilaukseen ja katselemaan.