Tavoitteena onnistunut juonto virtuaali- ja hybriditapahtumissa

Tapahtuman onnistunut juonto on tapahtuman yksi tärkeimmistä kulmakivistä. Juontamisen ammattilaiset Maikki Mediasta, Tuuli-Elina Andersén ja Kati Vasell, sekä Blue Screen 404:sta Chief Operating Officer Ulla Tirronen tulivat Liveton asiantuntijawebinaariin avaamaan juontokäsikirjoituksen tärkeyttä ja sen tekemistä. Webinaarissa käydään läpi myös erilaisia sudenkuoppia, joita toteutuksessa voi tulla vastaan. Tämä blogiteksti on kirjoitettu Liveton webinaarin pohjalta.

Mihin juontokäsikirjoitusta tarvitaan?

Juontokäsikirjoitus tehdään sen vuoksi, että juontajalla on selkeänä mielessä tapahtuman juoksutus, eli mitä tulee tapahtumaan missäkin vaiheessa tapahtumaan. Tiivistetysti voidaan sanoa, että juontokäsikirjoitus sisältää alkujuonnon, välijuonnon ja loppujuonnon. Hyvällä käsikirjoituksella varmistetaan, että tapahtumassa päästään tavoitteisiin ja saadaan aikaan onnistunut tapahtuma.

Virtuaali- ja hybriditapahtumien juontokäsikirjoitus poikkeaa huomattavasti livetapahtumien käsikirjoituksesta. Tämä johtuu siitä, että virtuaalitapahtumissa tulee ottaa huomioon myös tekniikkaan ja alustaan liittyvät asiat, kuten mitä ruudulla pitäisi missäkin vaiheessa näkyä tai missä vaiheessa vaihdetaan eri kokoushuoneeseen. Ulla Tirronen kertoo, että heillä on tapahtumista minuutin tarkkuudella oleva juoksutus, joka kertoo milloin mitäkin tapahtuu, oli ohjelmavuorossa jokin puheenvuoro tai tauko.

Tapahtumaan valmistautuminen

Juontajan yhtenä tehtävänä on virittää osallistujat tiettyyn tunnelmaan tapahtumassa. Kati Vasell kertoo, että virtuaalitapahtumaan valmistautuminen eroaa siinä osin livetapahtumista, että energia tapahtuman tunnelman luomiseen haetaan itsestä eikä yleisöstä ammentamalla. Juontajan tulee kuitenkin olla tietoinen, millaista tunnelmaa tapahtumaan halutaan luoda, jotta tämä onnistuu halutulla tavalla.

Virtuaalitapahtumissa juontajan tulee tietää monia teknologisia asioita virtuaalitapahtuma-alustasta, jotta voi tarvittaessa neuvoa katsojia siirtymään virtuaalisesta huoneesta toiseen tapahtuman aikana. Nämä asiat tulee myös sisällyttää luontevasti juontoihin.

Hybriditapahtumassa voi olla tarvittaessa useampi juontaja – toinen liveyleisölle ja toinen virtuaaliyleisölle. Kahden juontajan etu tässä on se, että kummallakin juontajalla on mahdollisuus keskittyä täysin omaan yleisöön eikä kumpikaan yleisö jää huomiotta. Kuitenkin ammattitaitoisen juontajan on täysin mahdollista tehdä juonnot samanaikaisesti molemmille yleisöille – tämä vaatii toki luovuutta juontajalta.

Vinkit virtuaali- ja hybriditapahtuman onnistuneeseen juontoon

Webinaarin aikana käytiin läpi muutama vinkki siitä, mitä tarvitaan virtuaali- tai hybriditapahtuman onnistuneeseen juontamiseen:

• Kommunikoi asiakkaan ja studion kanssa siitä, mitä toiveita ja vaatimuksia tapahtuman suhteen on.
• Tee juontokäsikirjoituksesta mahdollisimman yksityiskohtainen.
• Ota selvää tapahtuma-alustan teknisistä asioista, ja sisällytä ne tarvittaessa juontoihin.
• Järjestä suunnittelupalavereja, jotta kaikki ovat varmasti tietoisia tapahtuman vaiheista.

Tapahtuman juontaminen on paljon muutakin kuin vain henkilöiden juontamista sisään tapahtumaan. Juontamisen eri nyansseista voi lukea lisää tästä Liveton blogitekstistä.

Oletko järjestämässä tapahtumaa ja haluaisit kuulla Liveton ratkaisuista niin live-, virtuaali- kuin hybriditapahtumille? Ota meihin yhteyttä, niin jutellaan lisää!