Tapahtuman peruuntuminen – mitä seuraavaksi?

Valitettavasti kaikki ei mene aina suunnitelmien mukaan ja joskus, onneksi hyvin harvoin, tapahtuma joudutaan perumaan. Tapahtuman peruuntuminen on suuri menetys niin tapahtumajärjestäjälle kuin asiakkaalle.Tapahtuma voi peruuntua järjestäjästä riippumattomista syistä. Esimerkiksi tapahtuman esiintyjä on saattanut sairastua tai kiertue peruuntua. Myös sääolosuhteiden vuoksi on jouduttu perumaan tapahtumia, josta hyvä esimerkki on vuoden 2010 Sonisphere. Keväällä 2020 koronavirus (COVID-19) laittoi tapahtumajärjestäjät hankalaan tilanteeseen. "Aluehallintovirastot antoivat määräykset, joiden mukaan yli 500 hengen yleisötilaisuudet sisä- ja ulkotiloissa kielletään. Määräys annettiin koronaviruksen aiheuttaman taudin leviämisen ehkäisemiseksi. Määräykset koskevat kaikkia kuntia Manner-Suomessa. Isojen yleisötilaisuuksien kieltäminen on voimassa tartuntatautilain mukaisesti kuukauden eli 12.4.2020 saakka." Lue lisää aiheesta täältä.

Mikäli tapahtuma ei ole tavoittanut kohdeyleisöään ja saanut tarpeeksi huomiota, voi ennakkomyynti jäädä vähäiseksi. Tällöin järjestäjä joutuu mahdollisesti tekemään ikävän ratkaisun ja tiedottamaan peruuntumisesta.

Miten tiedottaa tapahtuman peruuntumisesta?

Tapahtuman peruuntumisesta tulee heti tiedottaa asiakkaita sekä myös tapahtuman kumppaneita. Sosiaalisen median valta on tänä päivänä suuri, mutta peruuntumisesta tulee viestiä myös mahdollisissa muissa kanavissa kuten verkkosivuilla ja uutiskirjeessä. Sosiaalisessa mediassa tieto kulkee nopeasti, sillä esimerkiksi kuluttajat, jotka ovat osallistuneet Facebook-tapahtumaan, saavat peruutuksesta ilmoituksen heti. Sähköpostilla viestiminen on henkilökohtaisempaa, kun taas verkkosivuilta etsitään ensimmäisenä tietoa mahdollisista muutoksista. 

Tapahtuman lipunmyyntikumppani voi osallistua myös tapahtuman peruuntumisesta tiedottamiseen. Lipun ostaneille voidaan lähettää sähköpostitiedote perustuen lipunmyynnin järjestelmän yhteystietoihin.

Ennakkolippujen palautus

Normaalisti lipunmyynnin kumppanit eivät tarjoa vaihto- tai palautusoikeutta jo ostettuihin ennakkolippuihin. Tapahtuman peruuntuessa kuluttajille tulee kuitenkin palauttaa lipun hinta mahdollisimman nopeasti. Alan yleinen käytäntö on se, että asiakkaalle palautetaan lipun hinta ilman palvelumaksua. Asiakkaalle voi tarjota mahdollisuuden käyttää lippu jossakin muussa tapahtumassa tai jopa seuraavana vuonna.

Tärkeintä palautusprosessissa on se, että asiakkaalle lähtevä viesti on selkeä: 

• Miten saan rahani takaisin?

• Miten palautusprosessi toimii?

• Tuleeko minun ottaa yhteyttä vai otetaanko minuun yhteyttä?

• Saanko koko lipun hinnan takaisin?

• Jos lipun voi käyttää johonkin muuhun tapahtumaan, miten se toimii?

Mitä tehdä seuraavalla kerralla toisin?

Jotta seuraava tapahtuma sujuisi ongelmitta, on hyvä keskittyä ensimmäiseksi tapahtuman perusteisiin ja ongelmatilanteiden ratkaisemiseen. Mitä enemmän tapahtumaan myydään lippuja ennakkoon, sitä varmemmat ovat tapahtuman tulot. Myöskään ilman yhtenäistä tapahtumaviestintää ei synny onnistunutta tapahtumaa. Lisää vinkkejä tapahtuman järjestämiseen löydät Liveton materiaaleista.