Tapahtumajärjestäjät eivät tiedä, minkä tapahtumamuodon osallistujat haluavat

Kuluneiden vuosien aikana tapahtumia on järjestetty eri muodoissa: niin virtuaalisena, hybridinä, kuin myös livetapahtumana. Tapahtumajärjestäjien lisäksi myös tapahtuman osallistujat ovat joutuneet pallottelemaan eri tapahtumamuotojen välillä, käyttäen erilaisia palveluita osallistumisen edellytyksenä. Tämä eri tapahtumamuotojen kokeilu on tehnyt vaikutuksen myös osallistujien toiveisiin ja odotuksiin, mutta tällä hetkellä tapahtumajärjestäjät ovat niin innoissaan livetapahtumiin paluusta, että eivät välttämättä ymmärrä kysyä, ovatko osallistujien tarpeet muuttuneet?

Osallistujien näkökulmaa ei saa jättää huomiotta

Tapahtumaan on mahdollista osallistua eri muodoissa, niin paikan päällä livenä, etänä virtuaalisesti esimerkiksi tapahtuma-alustan kautta tai hybridinä, eli henkilö voi olla paikan päällä, mutta hänellä on myös mahdollisuus osallistua virtuaalitoteutukseen. Viime vuosina etäosallistuminen on yleistynyt virtuaali-, ja hybriditapahtumien ansiosta. 

Etäosallistumisesta on huimasti hyötyä osallistujille: aikaa vapautuu matkustamisesta, kun siirtymää fyysiseen tapahtumapaikkaan ei enää ole. Ylimääräisen ajan voi käyttää perheen, ystävien tai omien harrastusten parissa. Kaikilla ei myöskään ole resursseja matkustaa, joten etäosallistumisella voidaan tavoittaa suurempi osallistujamäärä – osallistujia toisista kaupungeista ja maista asti.

Enää kyse ei kuitenkaan ole vain mahdollisuudesta, vaan halukkuudesta osallistua paikan päällä – mikäli tapahtumasta saa verrattavissa olevan kokemuksen myös etänä, eivät osallistujat välttämättä halua matkustaa paikan päälle. Muita syitä osallistua tapahtumaan virtuaalisesti ovat esimerkiksi säästöt, joita tulee majoituksesta, matkustuksesta ja muista kuluista. Vihreät arvot ovat myös yhä useammalle tärkeitä, joiden vuoksi matkustamista vältetään. 

Etäosallistuminen ei kuitenkaan ole hyödyistä huolimatta syrjäyttänyt livetapahtumia, joissa kohtaamiset tapahtuvat kasvotusten. Liveton toteuttaman tutkimuksen mukaan osallistujat ovat erityisen kyllästyneitä Covid-19 aiheuttamiin rajoituksiin livetapahtumissa, ja he toivovat osallistumismahdollisuutta rajoituksettomaan tapahtumaan. Kaikkia tapahtumia ei siis tarvitse kehittää virtuaali- tai hybriditapahtumiksi, kunhan tähän päätökseen päädytään myös osallistujien mielipiteen, eikä vain tapahtumajärjestäjän tahdon kautta.

Osallistujien mielipidettä voi kartoittaa esimerkiksi kyselyiden avulla, mutta tämä on tehtävä hyvissä ajoin ennen tapahtumaa, jo suunnittelun alkuvaiheessa. Kysely voidaan toteuttaa esimerkiksi sähköpostitse uutiskirjeen tilaajille, aiempana vuotena tapahtumaan osallistuneille, tai tapahtumaan kutsutuille henkilöille. Osallistujien halukkuutta osallistua tapahtumaan paikan päällä, etänä tai hybridisti voidaan myös kysellä kevyemmin sosiaalisessa mediassa, kuten esimerkiksi Instagramissa äänestysten avulla. Tapahtumajärjestäjän on myös oltava helposti lähestyttävissä ja avoin keskustelemaan aiheesta osallistujien kanssa.

No-show livetapahtumien riesana

No-show tarkoittaa henkilöä, joka on ilmoittautunut tai ostanut lipun tapahtumaan, tai muulla tavoin rekisteröinyt osallistumisensa tapahtumaan ennakkoon, mutta tapahtumapäivänä ei kuitenkaan saavu paikalle. Lähes jokaisessa tapahtumassa tulee pakostakin no-showta ja syyt tulematta jättämiseen vaihtelevat paljon osallistujan henkilökohtaisista syistä mielenkiinnon lopahtamiseen tapahtumaa kohtaan.

No-show ilmiö pätee niin live-, virtuaali-, kuin hybriditapahtumiinkin, mutta tällä hetkellä se koettelee erityisesti livetapahtumia. Ihmiset saattavat ilmoittautua tai jopa ostaa lipun tapahtumaan, yhtä innoissaan livetapahtumasta kuin itse tapahtumajärjestäjä, mutta tapahtumapäivän lähestyessä ei paikan päälle lähteminen enää tunnu yhtä houkuttelevalta, tai yksinkertaisesti sovi aikatauluun. Keinoja no-shown vähentämiseen on monia, mutta niistä ajankohtaisin on osallistujien osallistaminen tapahtumamuodon päättämiseen.

Mikäli osallistujalla on mahdollisuus valita itselleen sopiva tapahtumamuoto, vähentää tämä jo merkittävästi no-showta. Tämä on mahdollista hybriditapahtumien avulla, mutta samalla on varauduttava tämän tapahtumatyypin haasteisiin ja vaatimuksiin. Myös tapahtuman jälkimarkkinointi, kuten tallenteiden katsominen virtuaaliselta tapahtuma-alustalta, lieventää no-show:n haitallisia vaikutuksia. Näin luodaan osallistujalle mahdollisuus tutustua tapahtuman puheenvuoroihin ja materiaaleihin myöhemmin, vaikkei hän pääse mukaan reaaliajassa. Liveton alustan avulla on järjestetty lukuisia tapahtumia, joiden virtuaalialusta on jätetty auki tapahtuman jälkeen, ja näin tapahtumalle on saatu lisää uniikkeja kävijöitä – ja no-showta pienennetty.

Jokainen tapahtumamuoto voi hyvin tehtynä onnistua

Sopivan tapahtumamuodon pohtimisessa on hyvä lähteä liikkeelle kirkastamalla tapahtuman tavoite ja se, mitä tavoitteeseen pääseminen edellyttää. Tärkeintä on, että päätös tapahtumamuodosta on perusteltu ja sen takana pystytään seisomaan sataprosenttisesti, jos esimerkiksi osallistujat kysyvät perusteluja päätökselle. 

Sopivaa tapahtumamuotoa pohtiessa on hyvä miettiä vastaukset ainakin seuraaviin kysymyksiin:

• Mikä on tapahtuman kohderyhmä, miten he haluavat osallistua tapahtumaan?
• Mikä on tapahtuman tarkoitus?
• Mitkä ovat resurssit ja mikä on budjetti?
• Olisiko tapahtuma realistista toteuttaa hybridinä?
• Mikä on tapahtuman sisältö, miten se toteutetaan?
• Voisiko osallistujille tuoda lisäarvoa tapahtuman sisällön kuluttamisesta ja materiaaleihin tutustumisesta tapahtuman jälkeen, kenties virtuaalisesti?
• Miten tapahtumasta saadaan mahdollisimman monelle helposti lähestyttävä?

Valikoitui tapahtumamuodoksi mikä tahansa, voidaan sen järjestämisessä onnistua, kunhan osallistujat muistetaan huomioida. Lisää oikean tapahtumamuodon valitsemisesta pääsee kuulemaan Liveton maksuttoman webinaarin tallenteelta, jossa Nordic Business Forumin toinen perustaja Hans-Peter Siefen kertoo lisää aiheesta. Livetolta löydät paljon materiaaleja niin live-, virtuaali-, kuin hybriditapahtumien järjestämisestä, sekä tärkeimmät työkalut niiden järjestämiseen.