Hybriditapahtumien tekniset vaatimukset

Liveton webinaarissa 20.5.2021 toimitusjohtaja Antti Korhonen perehtyi erittäin ajankohtaiseen aiheeseen, kun hän otti käsittelyyn hybriditapahtumat ja niiden tekniset vaatimukset. Tapahtuma-ala on kokenut viimeisen vuoden aikana suuren muutoksen ja pian on uuden muodonmuutoksen aika, kun virtuaalitapahtumat alkavat siirtyä kohti hybriditoteuksia. Tässä blogitekstissä avataan webinaarin oppeja ja havainnollistavat esimerkit.

Miten toteuttaa hybriditapahtuma? 

Hybriditapahtuma on virtuaalitapahtuman lailla käsitteenä hyvin monipuolinen – hybriditapahtumat voivat vaihdella keskenään koon ja toteutuksen vuoksi erittäin paljon ja tämän vuoksi tarkkaa määritettä on haastava antaa. Hybriditapahtuma yhdistää virtuaalisen ja fyysisen tapahtumamuodon yhdeksi toimivaksi kokonaisuudeksi. 

Korhonen avasi webinaarissa hybriditapahtumaa erittäin selkeän esimerkin avulla. Esimerkkinä käytettiin tapahtumaa, jonka tiedot ovat seuraavat: 

• Hybriditapahtuma 
• B2B 
• 500 osallistujaa 
• Tapahtumaan voi osallistua paikan päällä, virtuaalisesti tai hybridinä 
• Fyysiseen toteutukseen osallistuu 250 henkilöä 
• Virtuaaliseen toteutukseen osallistuu 250 henkilöä 

Korhonen aloittaa käymällä läpi eri lipputyypit. Tämän kuvitteellisen tapahtuman tuotteistus voidaan toteuttaa jakamalla liput kolmeen eri kategoriaan riippuen siitä, miten lipun ostaja osallistuu tapahtumaan:  

1. Fyysisen tapahtumamuodon liput, hinta 50 euroa
2. Hybridimuodon liput, hinta 60 euroa  
3. Virtuaalisen tapahtumamuodon liput, hinta 30 euroa. 

Tämän toteuttaminen vaatii lippukaupan pystyttämisen ja pääsyoikeuksien hallintaa: on määriteltävä, millä lippumuodolla pääsee mihinkin toteutukseen. Tämän lisäksi jokaisella tapahtumamuodolla on myös omat osa-alueet, joihin tulee kiinnittää huomiota. Fyysinen tapahtumamuoto vaatii myyntiraporttien seuraamista, pääsylipun osallistujalle sekä kulunvalvontaa, jotta tiedetään, ketä tapahtumaan on tullut paikalle. Tämä voidaan toteuttaa esimerkiksi skannereiden avulla, jolloin osallistujan lippu luettaisiin hänen saapuessa tapahtumapaikalle. 

Virtuaalitapahtuma vaatii myyntiraportin lisäksi keinon määrittää virtuaalilipun ostajalle pääsyoikeiden tapahtumaan. Tämä toteutetaan yleensä käyttäjätilin avulla, eli pääsyoikeus määräytyy sille käyttäjätilille, jolla palveluun on kirjauduttu. Tapahtumassa paikalla olevien asiakkaiden seuranta toteutetaan virtuaalitapahtumissa analytiikan avulla – sillä pystytään katsomaan, ketkä ovat kirjautuneet sisään tapahtumaan. 

Korhonen muistuttaa, että hybridilipun ostaneelle muodostuu oikeus osallistua tapahtumaan paikan päällä sekä virtuaalisesti. Tähän lipputyyppiin on siis määriteltävä oikeudet molempiin: osallistujalla on lippu tapahtumapaikalla skannattavaksi ja käyttäjätiliin yhdistetty oikeus kirjautua virtuaalitapahtumaan. Osallistuja voi mennä fyysiseen toteutukseen, mutta siellä myös avata esimerkiksi puhelimestaan virtuaalitapahtuman ja kirjautua sinne – hän on siis paikalla molemmissa. 

Kaikkien lippujen ostaminen on oltava mahdollista samalta sivulta, jotta se on asiakkaalle mahdollisimman selkeää. Varmista siis, että valitsemasi palvelu mahdollistaa myös fyysisen tapahtuman lipunmyynnin. Virtuaalitapahtuma-alusta ja sinne kirjautuminen tulisi myös mahdollisuuksien mukaan asettaa samaan paikkaan lipunmyynnin kanssa – näin asiakas saa kaiken tarvittavan yhden linkin takaa. Liveto tarjoaa lipunmyynnin palvelut fyysisiin -, virtuaalisiin- ja hybriditapahtumiin, sekä virtuaalitapahtuma-alustan samasta paikasta. Osallistujan on mahdollista ostaa liput tapahtumaan samalta tapahtumasivulta, kuin myös kirjautua virtuaalitoteutukseen. 

Mikäli kaikki palvelut eivät ole keskitettynä samalle alustalle, tuo se tapahtumajärjestäjälle lisätyötä tietojen yhdistämisen vuoksi. Varmista siis, jos käytät eri palveluita vaikkapa tapahtumaan ilmoittautumiseen ja virtuaalitapahtuma-alustaan, että palvelut kommunikoivat keskenään helposti, eikä tiedon yhdistämisestä tulee enää vaikeampaa. Myös loppukäyttäjä tulee pitää mielessä. Korhonen suosittelee tapahtumajärjestäjää käymään itse koko prosessin läpi aina tapahtumaan ilmoittautumisesta/lippujen ostosta tapahtumaan menemiseen asti ja miettimään, miten siitä saisi mahdollisimman helpon. Jos käyttäjän on vaihdettava palvelusta toiseen useamman kerran, suurenee aina riski, että hän jättää prosessin kesken.

Huomioi nämä, kun järjestät hybriditapahtuman

• Budjetoi virtuaalitapahtuma-alusta ja virtuaalinen toteutus, sekä henkilökunta 
• Budjetoi fyysisen tapahtuman puoli, kuten tila, henkilökunta ja catering 
• Suunnittele sisältö molempiin tapahtumamuotoihin
• Muista varata tarpeellinen tekniikka, kuten ohjaaja, mikitys, valot ja tilat

Paikan päällä ja verkossa voivat olla kaksi täysin erilaista maailmaa eri sisällöillä tai vaihtoehtoisesti sisältö voi olla samaa riippumatta siitä, missä tapahtumaa seuraa. Esimerkiksi puhujan esitystä voi samalla tavalla seurata yleisön penkistä, kuin katsoa omalta näytöltä virtuaalitapahtumasta, kun striimataan sinne. Sisältö kuitenkin voi vaihdella, esimerkiksi virtuaalitapahtumassa voi olla etäpuhujia eri maista, erilaisia virtuaaliständejä sekä laajemmat verkostoitumismahdollisuudet. Viimeisenä Korhonen vielä muistuttaa katsojia siitä, että tekemällä oppii!

Katso webinaari kokonaisuudessaan täältä sekä opiskele lisää hybriditapahtumista.