Miten THL järjestää yli 200 tapahtumaa vuodessa?

Miten järjestetään useita tapahtumia vuoden aikana onnistuneesti ja mitä työkaluja siihen tarvitaan? Muun muassa näihin kysymyksiin saatiin vastaus, kun Liveton asiantuntijawebinaariin saapui vieraaksi Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen kehittämispäällikkö Teija Eeva. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos järjesti vuonna 2021 yli 250 tapahtumaa, joiden yhteenlaskettu osallistujamäärä oli n. 60 000 henkilöä. Myös Liveto on tehnyt yhteistyötä THL:n kanssa. Tämä blogiteksti on kirjoitettu webinaarin pohjalta.

Miten THL:n tapahtumat ovat muuttuneet

THL:n järjestämien tapahtumien määrä on noussut vuosi vuodelta. Tapahtumia ryhdyttiin kehittämään systemaattisemmin vuodesta 2015 alkaen, ja silloin tehtiin keskimäärin sata tapahtumaa vuodessa. THL:n järjestämiin tapahtumiin kuuluu muun muassa seminaareja, koulutuksia, työpajoja ja infotilaisuuksia. Tapahtumia järjestetään nykyään noin 200-250 vuodessa, mutta mukana on myös pienempiä tapahtumia, joita ei ole näihin tapahtumiin laskettu mukaan. Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen tavoitteena ei ole nostaa tapahtumien määrää, vaan ennemmin tehdä yhteistyötä eri tahojen kanssa.

Suurimpana tavoitteena jota tapahtumilla halutaan edistää on se, että osallistuja saa tapahtumasta hyötyä työtehtäviinsä. Tapahtumissa käsiteltäviä aiheita on useita, mutta Teija Eeva antoi muutaman esimerkin niistä:

• Palvelujen suunnittelu

• Käytännön opetus

• Hälyttävien ilmiöiden arviointi

• Kustannusten arviointi

Eri tapahtumamuodot

THL:ssa suositaan lyhyitä ja napakoita virtuaalitapahtumia, joihin tieto on paketoitu hyvin kattavasti, ja nämä ovatkin olleet suosiossa monen ammattiryhmän kesken. Tämän kaltaiset tapahtumat ovat saaneet hyvää palautetta sen vuoksi, että ne ovat hyvin saavutettavissa mistä päin Suomea tahansa.

Teija Eeva kertoo, että tapahtumamuoto määrittyy usein sen mukaan, kenelle tapahtuma on suunnattu. Esimerkiksi tietylle tutkijaryhmälle suunnattu työpaja järjestetään yleensä livetapahtumana. Yleiset koulutukset ja infot järjestetään sen sijaan usein verkossa, ja näin mahdollistetaan tapahtumaan osallistuminen mahdollisimman monelle osallistujalle.

Tapahtumatoiminnan kehittäminen

Tapahtumatoimintaa on kehitetty THL:la esimerkiksi osallistujapalautteiden perusteella. Niiden avulla on ollut mahdollista saada hyviä ajatuksia ja ideoita, miten tapahtumia kannattaa vastaisuudessa järjestää ja kehittää. Aina ei kannata siis toimia kuten ennenkin on toimittu, vaan myös ajan hermoilla pysyminen on koettu hyväksi tapahtumien järjestämisessä.

Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksella on kaikille avoin kehittämisen ja tiedon jakamisen verkosto nimeltään Innokylä. Innokylän materiaalit ovat kaikkien saatavilla ja hyödynnettävissä. Sieltä voi löytää inspiraatiota ja työkaluja oman hankkeen kehittämiseen ja toteutukseen.

Teija Eeva kertoo muutaman oljenkorren, jotka auttavat tapahtumatoiminnan kehittämisessä:

• Yhteistyö organisaation sisällä
• Oppien jakaminen muiden toimijoiden kanssa
• Hyvä valmistelu parhaan lopputuloksen saavuttamiseksi

“Laatu ei ole koskaan sattumaa” - Teija Eeva

Virtuaalitapahtumat avaavat ovet entistä suuremmalle yleisölle tapahtumiin, sillä ne mahdollistavat osallistumisen jopa toiselta puolelta maailmaa. Liveton Virtuaalitapahtuman järjestäminen -opas sisältää tarkistuslistan virtuaalitapahtuman suunnitteluun ja hallintaan.