Miten kirjoittaa tehokas tapahtumakuvaus

Tapahtumakuvaus on yksi ensimmäisistä asioista, josta potentiaalinen asiakkaasi saa tietää lisää tapahtumastasi. Jos tapahtumakuvaus ei näytä houkuttelevalta, heikentyy todennäköisyys, että henkilö ostaisi lipun tai ilmoittautuisi tapahtumaan. Tapahtumakuvaus voi olla lyhyt tai pitkä, ja molemmissa vaihtoehdoissa on omat asiat, joita tulee ottaa huomioon. Kuvauksen kirjoitus voi olla haastava tehtävä, mutta tässä blogitekstissä kerrotaan, miten onnistut siinä!

Pitkä tapahtumakuvaus 

Pitkän tapahtumakuvauksen tavoitteena on tarjota lukijalle yksityiskohtaista tietoa tapahtumasta. Tämä kuvaus on yleensä se, joka on esillä myös tapahtuman tai tapahtumajärjestäjän omilla nettisivuilla. Pitkä kuvaus voidaan kirjoittaa seuraavilla vaiheilla: 

Ensimmäiseksi, mieti tapahtuman rakennetta. Mitä haluat mainita? Miltä haluat tapahtuman vaikuttavan? Tässä vinkkejä prosessin ensimmäiseen vaiheeseen: 

• Aloita mainitsemalla tapahtuman erityispiirre tai muu kilpailuetu 

Suurin osa ihmisistä ei jatka tekstin lukemista, jos sen alku ei ole kiinnostava. Ensimmäisten lauseiden tulee olla mielenkiintoisia, tunteita herättäviä ja vaikuttavia. Tässä vaiheessa yksityiskohtia ei pidä luetella liikaa. 

• Listaa aiheet 

Tee selkeästi rakennettu tiivistelmä aiheista, joita tässä tapahtumassa käsitellään. Pyri luomaan visuaalinen agenda, älä luettele liikaa yksityiskohtia. 

• Mainitse tapahtuman puhujat, sponsorit ja yhteistyökumppanit 

Tunnistettavien brändien ja tunnettujen puhujien mainitseminen tapahtumakuvauksessa tekee tapahtumasta ehdottomasti mielenkiintoisemman. Puhujista ja muista mahdollisista esiintyjistä kannattaa mainita mistä heidät tunnetaan parhaiten, mikä on heidän nykyinen titteli ja yritys sekä muu yleisöä kiinnostava tieto. 

• Lisää numeroita ja faktoja 

Mistä tilastoista ja faktoista olet ylpeä? Kenties tapahtuman puhujien määrästä, edellisten vuosien osallistujamääristä, tapahtuman kansainvälisyydestä tai uniikista sijainnista? Nämä kannattaa muistaa mainita myös tapahtumakuvauksessa! 

• Vakuuta lukija tapahtumaan osallistumisesta 

Mitä osallistuja hyötyy tapahtumastasi, miksi heidän kannattaisi osallistua? Kerro selvästi syyt osallistua tapahtumaan, jotta tekstin lukija saa käsityksen myös siitä, ketä muita tapahtumaan on mahdollisesti osallistumassa, eli millaisia ihmisiä he voivat tapahtumassa kohdata. 

• Kerro tiimistä ja järjestäjistä tapahtuman takana 

Jokaisen tapahtuman taustalla on kovasti työskentelevä tiimi – esittele siis heidät potentiaalisille osallistujille! Lisää tekstiä ja materiaalia tapahtuman taustatyöstä, jotta saat luotua yhteyttä sinun ja osallistujan välille, sekä lisättyä personoitua kosketusta. 

2. Editoi teksti 

Tässä vaiheessa valitse ne aiheet, joista haluat kertoa kuvauksessa tarkemmin. 

• Lyhyt kuvaus ei takaa onnistumista 

Jotkut ammattilaiset neuvovat pitämään tapahtumakuvauksen niin lyhyenä, kuin vain mahdollista, kun taas toiset uskovat pitkien tekstien olevan hyödyllisempiä ja houkuttelevimpia. Yleisesti suositeltavaa kuitenkin on, että mitä kalliimmat tapahtumaliput, sitä pidempi ja informatiivisempi kuvaus. 

• Vältä liian virallisia lausuntoja ja pitkiä lauseita 

Tämän tyyppiset kuvaukset saavat ihmiset helposti kyllästymään. Suosittelemme käyttämään selkeää kieltä, sekä mahdollisuuksien mukaan kuvia, videoita ja infografiikkaa selkeyttämään viestiä. Korosta tekstin tärkeitä kohtia otsikoinneilla ja väreillä sekä muista jakaa teksti selkeisiin kappaleisiin. Jokaisen kappaleen tulisi olla noin 3–5 lausetta pitkä, eikä yhdessä lauseessa kuulu olla yli 30 sanaa. 

• Lisää tarvittaessa myös ulkoisia linkkejä 

Linkit voivat viedä esimerkiksi sponsoreiden ja yhteistyökumppaneiden sivuille tai lipunmyyntiin, jos se tapahtuu ulkoisen kumppanin sivuilla. Perehdy Liveton tarjoamaan vaihtoehtoon tapahtuman lipunmyyntiin, jonka avulla saat helppokäyttöisen tapahtumakaupan upotettuna suoraan tapahtumasi omille sivuille! Tämän avulla saat asiakkaat pidettyä aina omilla sivuillasi, eikä heitä tarvitse ohjata ulkoisten toimijoiden sivustoille. 

3. Tee viimeinen tarkastus

• Varmista kuvauksen viesti 

Pyydä kollegaasi tai ystävääsi lukemaan teksti läpi: Miltä se kuulostaa? Onko se houkutteleva ja tarpeeksi informatiivinen? Onko jotain, mitä heidän mielestään siinä kannattaisi mainita? Mitä ajatuksia teksti herättää heissä? Tee tarvittavat muutokset kommenttien pohjalta. 

• Oikolue teksti 

Tätä varten on verkossa monia palveluita, joita voit hyödyntää. Esimerkiksi, OikoFix LanguageTool ja Grammarly.

Lyhyt tapahtumakuvaus 

Pitkän tapahtumakuvauksen kirjoittamisen jälkeen on aika kirjoittaa lyhyempi versio. Lyhyt versio on se, mitä käytetään sosiaalisessa mediassa, tiedotuksissa ja mainoksissa. Suosittelemme kirjoittamaan 2–5 lauseen pituisen tekstin, joka vastaa seuraaviin kysymyksiin:

• Mikä on tapahtuman aihe tai teema? 

• Kenelle tapahtuma on suunnattu? 
• Miksi tapahtumaan kannattaisi osallistua, miten se erottuu muista vastaavista tapahtumista? 
• Missä ja milloin tapahtuma järjestetään? 

 
Kuvauksien kirjoittamisen jälkeen olet askeleen lähempänä tapahtumasi järjestämistä! Mikäli haluat tukea esimerkiksi tapahtumasi myyntiin, ota meihin yhteyttä niin autamme mielellämme!