10 vinkkiä onnistuneeseen tapahtumaviestintään

Tapahtumaviestinnän tarkoitus on muun muassa markkinoida tapahtumaa, tiedottaa tapahtumasta, ohjeistaa osallistujia, vaikuttaa tunteisiin, luoda mielikuvia ja tehdä asiakas tyytyväiseksi. Tässä blogitekstissä kerromme Liveton 10 vinkkiä, joiden avulla onnistut saavuttamaan nuo tavoitteet!

Tapahtumaviestinnällä on merkittävä rooli tapahtuman markkinoinnissa – hyvällä viestinnällä luodaan mielenkiintoa, saadaan osallistujia ja luodaan onnistunut sekä tuloksekas tapahtuma. Viestinnän tulee olla selkeää, yhtenäistä ja visuaaliselta ilmeeltään brändin näköistä. Tämän vuoksi kannattaa rakentaa tietty viestintätyyli ja noudattaa sitä alusta loppuun. Viestinnän avulla voi myös erottautua muista tapahtumista ja vahvistaa tai jopa muuttaa brändimielikuvaa. Haluatko oppia lisää tapahtuman markkinoinnista? Lataa maksuton tallenne Tapahtumamarkkinointi ja tarinan voima -webinaarista, jossa vieraana oli Aava & Bangin luova johtaja Mikko Kalliola!

Suunnittele ja varmista perusasiat

Tapahtumasta viestiessä tulee pitää mielessä perusasiat: tapahtuman nimi, aika, paikka, sisältö ja osallistujien ohjeistaminen. Tapahtuman olennaiset linkit, kuten linkki myyntisivulle, ilmoittautumiseen ja virtuaalitapahtuman kohdalla osallistumissivulle, kannattaa olla saatavilla kaikissa viestinnän kanavissa. Potentiaalisten osallistujien kysymyksiä varten tulee olla saatavilla yhteystiedot, joihin voi olla yhteydessä kysymysten ilmetessä.

Tapahtumaviestinnässä onnistuminen vaatii ammattitaitoiset vastuuhenkilöt, hyvän suunnittelun, tarkan aikatauluttamisen sekä viestinnän rakentamista ennakkoon. Tapahtumaviestinnän voi jakaa kolmeen ajanjaksoon, jolloin viestinnässä on eri painopisteitä:

• Markkinoidaan tapahtumaa
• Herätetään mielenkiintoa
• Nostatetaan ihmisten fiilistä 
• Ohjeistetaan osallistujia, vastataan kysymyksiin
• Muistutetaan osallistujia
  
  

• Nostetaan osallistujien fiilistä ja hypeä
• Ohjeistetaan osallistujia, vastataan kysymyksiin
• Muistutetaan osallistujia
• Kerätään palautetta

Tapahtuman jälkeen

• Kiitetään osallistujia
• Kerätään palaute
• Lähetetään mahdollisia materiaaleja
• Markkinoidaan seuraavaa tapahtumaa

Rakenna viestipohjia ja kohdenna viestintää

On tärkeää huolehtia eri kohderyhmien viestinnästä: kävijät, kumppanit, tapahtumatiimi ja muut mahdolliset ryhmät. Kohdentamalla viestintää tietyille kohderyhmille saadaan tehostettua markkinointia ja toimitettua olennaiset tiedot oikealle kohderyhmälle. Esimerkiksi hybriditapahtumaa järjestäessä on tärkeää lähettää erilaisia viestejä paikan päälle tuleville osallistujille kuin virtuaalisesti osallistuville. Tapahtumiin osallistuu yleensä aina erilaisia ryhmiä, joille myydään omat lippunsa tai he ilmoittautuvat omiin luokkiinsa. Tälläisiä ryhmiä voivat olla esimerkiksi yhden päivän osallistujat, VIP-osallistujat, kutsuvieraat, kumppanit ja lehdistö, joille kaikille on suunniteltava omanlaiset viestit.

Viestipohjia on hyvä rakentaa valmiiksi eri tilanteisiin ja ajanjaksoihin, jotta niiden sisällön ehtii miettiä huolella eikä tarpeen tullessa tarvitse kirjoittaa koko viestiä alusta asti. Myös viestieriä kannattaa kirjoittaa ja ajastaa valmiiksi, jotta omaa aikaa säästyy muuhun tekemiseen etenkin kiireisimmiltä ajoilta. Viestintätyökaluja, joilla viestintää voi näin suunnitella ja ajastaa etukäteen kannattaa ehdottomasti hyödyntää! Yksi esimerkki on Liveton viestintätyökalu, jonka  avulla saat helposti lähetettyä kohdennettua viestintää ja valittua vastaanottajat esimerkiksi osallistujatietolomakkeen perusteella. Lue lisää Liveton viestintätyökalusta täältä!

Hyödynnä monipuolisesti työkaluja ja alustoja

Hyödynnä rohkeasti eri alustoja viestinnässä! Pidä tapahtuman verkkosivut sekä mahdolliset tapahtuman myynti- ja ilmoittautumissivut aina ajantasalla. Hyödynnä viestintään sosiaalisen median kanavia kohderyhmän mukaan sekä käytä hashtageja. Tapahtuman aikana viestinnässä voi hyödyntää tapahtumasovellusta, jolla saa helposti kaiken olennaisen tiedon osallistujien saataville sekä tiedotettua muutoksista reaaliaikaisesti. Mikäli kyseessä on virtuaalitapahtuma, on tärkeää hyödyntää tapahtuma-alustan chattia aktiivisesti.

Liveton 10 vinkkiä onnistuneeseen tapahtumaviestintään

1. Valitse osaavat vastuuhenkilöt
2. Anna brändisi näkyä ja erottaudu olemalla rohkea
3. Rakenna viestintätyyli ja noudata sitä
4. Suunnittele ja aikatauluta 
5. Mieti kohderyhmät ja tee heille kohdennettua viestintää
6. Valitse viestintäkanavat
7. Muista viestintä ennen tapahtumaa, sen aikana ja jälkeen
8. Hyödynnä viestinnän- ja tapahtumahallinnan työkaluja
9.  Rakenna viestipohjat valmiiksi
10. Ole selkeä ja informatiivinen

Livetolta löydät ratkaisut onnistuneeseen ja helppoon tapahtumaviestintään sekä paljon muita työkaluja jokaiselle tapahtumalle! Olethan meihin yhteydessä, niin kerromme niistä lisää!