Mistä lähteä liikkeelle tapahtuman järjestämisessä?

Oletko kiinnostunut tapahtuman järjestämisestä, tai oletko järjestämässä ensimmäistä tapahtumaasi? Me Livetolla haluamme, että tapahtumasi onnistuu, ja että matkasi kohti tapahtumaa sujuu ilman suurempia mutkia.

Tiedämme miltä tuntuu järjestää ensimmäistä tapahtumaa, ja silloin kokonaisuus voi tuntua hyvin suurelta. Sen takia pilkoimme tapahtuman järjestämisen vaiheita pienempiin osiin, jotta sinunkin on helpompi hahmottaa mitä on jo tehty ja mitä tulee vielä tehdä. Tehtävät tietenkin hieman vaihtelevat erilaisten tapahtumatyyppien välillä, mutta pitkälle jokainen tapahtuma noudattaa samaa kaavaa myynnin ja asiakkaiden suhteen.

Tärkeä on muistaa, että tapahtumaa rakennetaan asiakkaille ja heidän tarpeeseensa. Ala on kilpailtu, mutta hyvällä suunnitelmalla ja vision kirkastamisella sinun tapahtumasi pystyy erottautumaan massasta. Joten lähde miettimään asioita, millä sinä luot onnistuneen tapahtuman.

Mistä lähteä liikkeelle tapahtuman suunnittelussa?

1. Riskianalyysi

   Kun käyt alussa läpi riskejä, joita tapahtumasi voi kohdata, pystyt reagoimaan niihin jo ennen itse kriisitilannetta.

2. Talous
   

   Miten budjetoit tapahtumasi talouden ja mistä tulosi ja kustannuksesi koostuvat? Lataa täältä budjettipohja.

3. Tapahtumapaikka

   Mitä tapahtumapaikaltasi vaaditaan ja miten se vaikuttaa tapahtuman luonteeseen? Lue lisää venueista täältä.

4. Markkinointi

   Kenelle markkinointi suunnataan, ja mihin kanaviin tapahtumasi markkinointi keskittyy? Vinkit videomarkkinointiin täältä.

5. Ostopersoonat

   Luo kuvitteelliset henkilöt, jotka olisivat mahdollisia tapahtumasi kävijöitä. Heidän kauttaan rakennetaan myynnin ja näkyvyyden putkia.

6. Kiinnostavuus

   Mieti mikä tekee tapahtumastasi kiinnostavan ja miten se erottuu muista tapahtumista?

7. Lipunmyynti

   Miten tapahtumasi lipunmyynti rakennetaan niin, että suurin osa lipuista myydään ennakkoon?

8. Aikataulutus

   Millainen on tapahtuman järjestämisen aikataulu ja missä järjestyksessä asiat tulee hoitaa, sekä mikä tulee olemaan itse tapahtumapäivän aikataulu?

9. Asiakaspolku

   Tässä vaiheessa mietitään, millaisen polun asiakas kulkee ensimmäisestä kohtaamisesta tapahtuman loppumiseen saakka. Asiakaspolun avulla hahmotat, mitä asiakas tulee näkemään ja kokemaan tapahtumassasi.

Jos olet kiinnostunut tai haaveilet tapahtuman järjestämisestä, me haluamme auttaa sinua siinä. Kokosimme sinulle Uuden tapahtumajärjestäjän käsikirjan täyteen huomioita sekä vinkkejä, joita sinun kannattaa hyödyntää tapahtumasi järjestämisessä. Käsikirjasta saat syvällisemmin tietoa edellä mainituista asioista.  

Lähdetään rakentamaan yhdessä onnistunutta tapahtumaa!