Miksi valita tapahtumatoimisto toteuttamaan virtuaalitapahtumaa?

Miten tapahtumatoimisto voi olla tapahtumajärjestäjän tukena virtuaalitapahtuman toteutuksessa? Tästä aiheesta keskusteltiin Liveton webinaarissa, kun Antti Korhosen vieraaksi saapui Janne Hakkarainen, vastaava tuottaja TAPAUS –tapahtumamarkkinointitoimistosta. TAPAUS tekee tiivistä yhteistyötä Liveton kanssa virtuaalitapahtumien parissa.

Hakkarainen työskentelee päivittäin tapahtumien ääressä ja hänelle on kertynyt monipuolisesti kokemusta vuosien varrelta. TAPAUS on vuonna 2012 perustettu tapahtumamarkkinointitoimisto, joka tarjoaa kokonaisvaltaisesti apua tapahtumien järjestämiseen. Heidän palvelunsa on räätälöitävissä jokaisen tapahtuman ja asiakkaan yksilöllisiin tarpeisiin. TAPAUS on pohjoismaiden suurin tapahtumatoimisto.

Millainen rooli tapahtumatoimistolla on virtuaalitapahtuman toteutuksessa?

Virtuaalitapahtuma vaatii työtunteja samalla tavalla kuin live-tapahtumat, vaikka työ onkin hyvin erilaista. Tapauksella työskentelee eri tiimejä, joiden työpöydillä tapahtuma ehtii käydä projektin edetessä. Janne Hakkarinen kuvaili webinaarissa ne vaiheet, joiden läpi tapahtuma kulkee ja mistä kaikista osa-alueista tapahtumatoimisto voi ottaa vastuun tapahtumajärjestäjän puolesta.

• Konseptin suunnittelu.
• Tapahtuman markkinointi ja kutsuprosessi.
• Projektin aikataulutus.
• Tapahtumapäivien aikataulut ja juoksutus, sekä tekninen ajolista.
• Sisällöntuotannon vaihe.
• Puhujien ja esiintyjien ohjeistus, sekä mahdollisten esitysten hallinta.
• Tekninen tuotanto.
• Virtuaalitapahtuma-alustan valinta ja rakentaminen.
• Budjetin hallinta.
• Tapahtumapäivien toimenpiteet.
• Jälkitoimet.

Kaikki lähtee liikkeelle miettimällä tapahtuman miksi – miksi tapahtuma järjestetään? Aluksi on myös määritettävä, mitä tavoitteita tapahtumalla on, sekä millä mittareilla tapahtumaa ja sen tuloksia aiotaan seurata. Tämän jälkeen projekti etenee TAPAUS –tapahtumamarkkinointitoimistossa suunnittelutiimille, jossa muun muassa graafikot ja konseptisuunnittelijat työstävät toimivan konseptin asiakasjohdon kanssa.

Tapahtumatoimistolta saa myös apua ja tukea tapahtuman markkinointiin ja mahdolliseen kutsuprosessiin. Tässä vaiheessa on esimerkiksi päätettävä, mitä palvelua halutaan käyttää osallistujien kutsumiseen tai ilmoittautumiseen. Tapahtumatoimisto voi myös  huolehtia projektin aikataulutuksesta ja onkin hyvä heti prosessin alussa lyödä lukkoon päivät ja kellonajat tuleville palavereille ja aikarajoille, jotta kaikki ovat heti alussa tietoisia siitä, miten projekti tulee etenemään. Tapahtumapäivälle on luotava oma aikataulunsa sekä minuutin tarkka tekninen ajolista tapahtuman tekniselle kumppanille.

Sisällöntuotannon vaiheessa suunnitellaan tapahtuman visuaalinen ilme sekä mahdolliset animaatiot, jotka voidaan sisällyttää suoraan lähetykseen. Tapahtumalle luodaan myös oma käsikirjoitus, jossa hahmotetaan tapahtuman kulku. Tapahtumassa ollessa puhujia ja esiintyjiä, myös heidän ohjeistuksensa voidaan ulkoistaa tapahtumatoimistolle. Mikäli tapahtuman puhujilla on esityksiä, jotka he haluavat esittää tapahtumassa, tulee myös päättää, kenen vastuulla esitysten hallinnoiminen on tapahtumapäivänä. Tekninen tuotanto tarkoittaa muun muassa tapahtuman  studiota, eli paikkaa, josta suora lähetys kuvataan virtuaalitapahtuma-alustalle katsottavaksi ja tapahtumatoimisto voi hoitaa tilan vuokraamisen.

Virtuaalitapahtumalla on tietenkin myös oltava virtuaalitapahtuma-alusta. Virtuaalitapahtuma-alusta on paikka, mistä osallistujat pääsevät katsomaan suoraa lähetystä ja alustasta riippuen myös keskustelemaan viestien, äänen tai videon välityksellä sekä tutustumaan erilaisiin expo –tiloihin. Nämä ja monet muut ominaisuudet ovat mahdollisia Liveton virtuaalitapahtuma-alustalla.

Myös budjetin hallinta on tärkeä osa tapahtuman järjestämistä. Tapahtumatoimisto huolehtii, että projektin osa-alueet pysyvät sovitussa budjetissa. Kaikki pohjatyö huipentuu tapahtumapäivänä, ja tapahtumatoimisto hallinnoi tapahtuman osia myös tällöin. Jälkitoimet kattavat kaiken sen työn, mitä on tehtävä tapahtuman päättymisen jälkeen. Tähän osioon kuuluvat esimerkiksi tulosten mittaaminen sekä mahdollinen jälkiviestintä osallistujille.

Virtuaalitapahtumat ja tapahtumatoimisto

Virtuaalitapahtumissa on lukuisia hyviä ominaisuuksia, kuten ihmisten tavoittaminen ympäri maailmaa. Kun tapahtumaan pääsee liittymään omalta laitteelta, ei tapahtuman fyysinen sijainti tai maa rajoita osallistujia. Tämä avaa Hakkaraisen mukaan uusia mahdollisuuksia ja näkökulmia esimerkiksi messujen järjestämiseen. Uusiin tuotteisiin on helpompi tutustua kotoa käsin, kuin matkustaa pitkää matkaa vaikkapa ulkomailta Suomeen. Virtuaalitapahtuma myös vapauttaa tapahtuman fyysisen maailman rajoitteita ja mahdollistaa täysin uuden virtuaalisen maailman – personoituna juuri kyseisen tapahtuman tarpeisiin. Luovuuden voi siis päästää valloilleen virtuaalitapahtumissa!

Suurin haaste virtuaalitapahtumissa Hakkaraisen mielestä on osallistujien pitäminen läsnä – tapahtumasta poistuminen on paljon helpompaa kuin fyysisissä tapahtumissa, sillä se onnistuu helposti selaimen sulkemisella. Tämän vuoksi virtuaalitapahtumasta pyritään yleensä luomaan mahdollisimman dynaaminen ja sisällöstä kompakti, eli tapahtuma olisi mahdollisuuksien mukaan muutaman tunnin mittainen. Osallistujien mielenkiinnon ylläpitäminen vaatii osaamista ja sisältötyötä – myös näissä voi pyytää tapahtumatoimiston apua.

Moni tapahtumajärjestäjä varmasti pohtii pitkään, tekeekö tapahtuman itse vai ottaako mukaan tapahtumatoimiston. Tämä päätös on verrattavissa myös moneen muuhun “teenkö itse vai palkkaanko apua” –tilanteeseen, johon useimmat meistä törmäävät elämän aikana. Hakkarainen suosittelee tapahtumatoimiston palkkaamista, sillä se säästää sekä järjestäjän, että yrityksen aikaa ja työtunteja. TAPAUS räätälöi palvelut asiakkaan toiveiden ja budjetin mukaan. Tapahtumatoimisto huolehtii budjetissa pysymisestä ja on yhteydessä myös muihin alihankkijoihin, ketkä työskentelevät tapahtuman parissa. Yksi suuri etu tapahtumatoimistoissa on myös se, että monen yksittäisen laskun sijaan järjestäjä saa vain yhden selkeän laskun, johon on sisällytetty kaikki kustannukset myös alihankkijoilta. Aina voi tehdä itse, mutta ammattilaiseen kannattaa luottaa ja näin helpottaa omaa työtä.

Siirtyminen virtuaalitapahtumista hybriditapahtumiin on hiljalleen alkanut ja Hakkarainen arvioi, että virtuaalitapahtumat tulevat jäämään fyysisten tapahtumien rinnalle. Virtuaalitapahtumien etu tavoittaa ihmisiä helposti ympäri maailmaa on nyt havaittu ja jatkossa tapahtumajärjestäjien tulee tarjota osallistujille mahdollisuus seurata tapahtumaa myös verkossa. Webinaarissa huomautettiin, että on myös mahdollista suunnitella alustavasti hybriditapahtuma, sillä sen voi helposti siirtää tarvittaessa kokonaan verkkoon, jos tilanne näin vaatii.

Pääset katsomaan webinaarin kokonaisuudessaan täältä. Mikäli kiinnostuit virtuaali- tai hybriditapahtuman järjestämisestä, ota yhteyttä Livetoon tilaamalla maksuton demo!