Lippujen tarkastaminen tapahtumassa

Ennen tapahtumapäivää tapahtumajärjestäjän tulee suunnitella tapahtuman sisäänkäynti sekä lippujen tarkastaminen. Liput voidaan katsoa silmämääräisesti, tarkastaa listan avulla tai skannata lukijalaitteella - vaihtoehtoja siis löytyy useita. Tässä blogitekstissä käydään läpi erilaisia vaihtoehtoja.

Lippujen tarkastaminen silmämääräisesti ja listalla 

Pienemmissä tapahtumissa voi riittää se, että lippu tarkastetaan tapahtuman sisäänkäynnillä silmämääräisesti: onko kyseessä oikea lippu oikeaan tapahtumaan? Tapahtumajärjestäjä saa käyttöönsä myös lipun ostaneiden yhteystiedot, joiden avulla voidaan todentaa lippu oikeaksi. Helppo tapa on tulostaa lipun ostaneiden yhteystiedot ja yliviivata tapahtumaan saapunut henkilö. Näin saadaan tietoa siitä, kuka on käyttänyt lippunsa ja vältytään väärinkäytöksiltä. Tämä tapa sopii kuitenkin vain alle 100 ihmisen tapahtumiin.

Lippujen lukeminen skannerilla

Lippuja voi lukea tapahtumassa myös erilaisilla lipunlukijoilla, joita saa yleensä vuokrattua lipunmyyntipalvelulta. Skanneri on tarkin, turvallisin ja usein myös nopein keino tarkastaa lippuja. Se helpottaa myös tapahtuman kulunvalvontaa: 

• Lukijasta nähdään, kuinka moni lipuista on luettu. Tästä pystyy päättelemään, kuinka moni lipun ostaja on vielä saapumatta tai kuinka moni jättää lippunsa käyttämättä.

• Lukijasta voi saada myös muuta dataa esille, esimerkiksi kuinka paljon mitäkin lipputyyppiä on luettu.

• Lukijoiden avulla varmistetaan, että lippuja ei käytetä väärin. Lipun pystyy lukemaan ainoastaan yhden kerran, joten tämä sulkee pois huijausyritykset.

Liveto tarjoaa kaikille tapahtumajärjestäjille ilmaisen skannerisovelluksen, jonka voi ladata omaan puhelimeen. Tämä on edullinen ja helppo tapa hoitaa lippujen tarkistaminen. 

Miten järjestää lippujen tarkastaminen? 

Tapahtuman sisääntulo tulee suunnitella hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Lipuntarkastus on parhaimmillaan nopea toimenpide, jossa asiakas ei joudu odottamaan. Lähtökohtana jokaisessa tapahtumassa pitäisi olla se, että asiakkaat pääsevät sisäänkäynniltä sujuvasti itse tapahtumapaikalle. Joissakin tapahtumissa lippuja voidaan vaihtaa myös muualla, kuin tapahtuman sisääntulossa. Esimerkiksi John Smith Rock Festival skannaa lippuja jo Jyväskylän Matkahuollolla asiakaskokemuksen parantamiseksi ja vauhdittaakseen toimintaa itse tapahtumapaikalla. 

Suuremmissa tapahtumissa on yleensä oma sisääntulo ennakkolipun ostaneille ja oma lipun paikan päältä ostaneille. Tämä ratkaisu toimii useimmissa tapahtumissa, mutta tällöin sisääntulo tulee olla selkeästi ohjeistettu. Tapahtumajärjestäjän tulee käydä läpi kuitenkin seuraavat kysymykset:

• Järjestetäänkö tapahtumaan omia sisäänkäyntejä vai kulkevatko kaikki asiakkaat saman sisäänkäynnin kautta?

• Vaihdetaanko liput sisään tullessa rannekkeeksi tai annetaanko asiakkaalle leima? Jos tapahtuma on yksipäiväinen ja sieltä ei voi poistua, riittää pelkkä lipun tarkistaminen

• Kuinka paljon tarvitaan henkilöstöä, että sisääntulo ei ruuhkaannu? Mistä saadaan henkilöstö tähän?

• Liittyykö lippuihin joitain alennustodistuksia tai muita erikoishuomiota, jotka pitää muistaa sisäänpääsyssä? Usein esimerkiksi opiskelijakortti tulee näyttää tapahtuman portilla.

Ennen tapahtuman suunnittelua tarkista kuitenkin, että tapahtuman asiakaskokemus on kunnossa. Tutustu tapahtuman ylivoimainen asiakaskokemus -oppaaseen.