Kokonaisvaltainen tapahtumajärjestelmä: Case Jyväskylän Kesä 2/2

Tämä on Liveton ja Jyväskylän Kesän blogisarjan toinen osa, jossa haastattelimme Jyväskylän Kesän festivaalijohtajaa Kyösti Ylikuljua. Mikäli et ole lukenut vielä ensimmäistä osaa, pääset lukemaan sen täältä: Kokonaisvaltainen tapahtumajärjestelmä: Case Jyväskylän Kesä 1/2. Tässä blogissa päästään tutustumaan tarkemmin Liveton tuleviin uusiin työkaluihin sekä ennakkomyynnin tärkeyteen festivaalin toteutuksessa.

Brändin näköistä tapahtumaviestintää

Jyväskylän Kesä laajentaa vuonna 2023 lipunmyynnin työkaluista kokonaisvaltaiseen tapahtumajärjestelmään, josta tapahtumahallinnan työkalut ovat olennaisessa osassa tapahtuman onnistumisessa festivaalin lähestyessä. Viestintä ja kutsujen lähettäminen lipunostajille, yhteistyökumppaneille sekä muille sidosryhmille alkaa kiihtyä ja on tärkeää pystyä toteuttamaan ne tapahtuman brändin näköisesti. Tapahtumahallinnan työkalujen avulla voi luoda personoituja sähköpostiviestejä ja kutsuja tapahtumaan, jotka ovat linjassa muun tapahtuman viestinnän kanssa. Liveton maksuttomasta Tapahtumaviestintä -oppaasta löytyy kattavat tipsit onnistuneeseen tapahtumaviestintään!

Ennakkomyynnin ja lippukampanjoiden merkitys

Ylikuljun mukaan kivijalka- ja ovimyynnin osuus festivaalin kokonaismyynnistä on vähentynyt huomattavasti aiempiin vuosiin verrattuna. Suurin osa festivaalin asiakkaista haluaa varmistaa pääsynsä tapahtumiin ennakkoon sekä välttää ylimääräisen jonottamisen tapahtumapaikalla. Nykyisin arviolta jopa 90 % lipuista myydään ennakkoon.

Ennakkomyynti verkon kautta mahdollistaa Jyväskylän Kesälle asiakasrekisterin keräämisen osallistujien tiedottamista varten. Markkinointiluvan kysyminen nousee keskiöön erityisesti tapahtuman jälkeen jälkimarkkinoinnin alkaessa, jossa valmis asiakasrekisteri helpottaa kampanjoiden kohdentamista. Yksi suurimmista muutoksista Liveton käyttöönoton jälkeen on tapahtunut Ylikuljun mukaan siinä, miten nopeasti he pystyvät reagoimaan erilaisiin muutoksiin ja ajankohtaisiin aiheisiin lippukampanjoilla. Jatkuva markkinointi on lisännyt tapahtumien myyntiä sekä täyttöastetta.

Kuva: Juho Virinkoski / Puistojuhlat 2022
 
Liveton lipunmyynnin työkalut mahdollistavat erilaisten palveluiden paketoinnin helposti ostettaviksi kokonaisuuksiksi. Esimerkiksi lippujen ja ruokailun yhdistäminen samaan pakettiin helpottaa sekä tapahtuman järjestäjää että osallistujaa. Ylikulju kertoo, että erityisesti yhteistyökumppaneille tällaisten pakettien tarjoaminen tuo lisäarvoa, sillä heitä ei tarvitse ohjeistaa varaamaan eri palveluita eri sivustoilta. Yhteistyökumppaneiden näkökulmasta toinen arvokas ominaisuus lipunmyynnissä ovat alennuskoodit. Alennuskoodeja voidaan räätälöidä yhteistyökumppaneiden mukaan, jolloin he voivat tarjota esimerkiksi omille kanta-asiakkailleen etuhintaisia lippuja Jyväskylän Kesän valikoituihin tapahtumiin.

Tapahtumasovellus Puistojuhlissa

Vuonna 2023 Puistojuhlissa kokeillaan ensimmäistä kertaa Liveton Tapahtumasovellusta. Tapahtuman koon mukaan helposti skaalautuvalla Tapahtumasovelluksella voidaan korvata perinteinen paperinen käsiohjelma, mikä vähentää niin tapahtumajärjestäjälle aiheutuvia kuluja kuin turhaa jätettä. Tapahtumasovellus mahdollistaa myös tietojen päivittämisen reaaliajassa, kun taas paperisessa versiossa painettua virhettä ei pysty enää muuttamaan. Jyväskylän Kesä on sitoutunut arvojensa mukaisesti kestävimpiin toimintatapoihin sekä ympäristökuorman vähentämiseen, joka näkyy kertakäyttöisten materiaalien välttämisessä.

Tapahtumasovelluksen hyödyt:

• Selainpohjainen, ei vaadi latausta
• Brändin mukainen ilme ja personoitava sisältö
• Skaalautuva tapahtuman koon mukaisesti
• Pienentää tapahtuman hiilijalanjälkeä
• Päivitettävissä reaaliajassa
• Kustannustehokas

Bussiliput osana tapahtumamyyntiä 

Yksi merkittävimpiä työn alla olevia uudistuksia Jyväskylän Kesän tapahtumamyynnissä on Liveton ja Jyväskylän Kaupungin mahdollistama integraatio, joka tuo julkisen liikenteen lippujen myynnin osaksi festivaalin pääsylippu- ja oheistuotemyyntiä. Suomessa integraatio on ensimmäistä laatuaan ja tarjoaa tapahtumiin osallistuville helpon tavan ostaa kuljetukset samassa ostoprosessissa. Integraatio vähentää tapahtumajärjestäjän tarvetta järjestää kuljetuksia ja parkkipaikkoja sekä lisäksi sen käyttöönoton etuna on ekologisuus.

 
Blogisarjan viimeisessä osassa selviää, miten festivaaliviikko sujui ja miten kokonaisvaltaisen järjestelmän käyttäminen muutti toimintaa aiempiin vuosiin verrattuna, joten alkusyksystä kannattaa olla kuulolla! Jos kokonaisvaltaisen tapahtumajärjestelmän hyödyt vielä mietityttää, niin tutustu maksuttomaan oppaaseemme ”8 syytä hankkia kokonaisvaltainen tapahtumajärjestelmä”.

Varaa maksuton tapaaminen Liveton tapahtuma-alan ammattilaisen kanssa, niin katsotaan yhdessä, miten kokonaisvaltainen tapahtumajärjestelmä voisi viedä teidänkin tapahtumanne uudelle tasolle!