Kokonaisvaltainen tapahtumajärjestelmä: Case Jyväskylän Kesä 1/3

Tämä on ensimmäinen osa blogisarjaa, jossa käydään läpi Jyväskylän Kesän tapahtumajärjestämisen arkea sekä heidän käytössään olevia Liveton palveluja. Blogisarjaa varten haastattelimme Jyväskylän Kesän festivaalijohtajaa Kyösti Ylikuljua hänen kokemuksistaan Livetosta sekä tulevan kesän odotuksista.

Jyväskylän Festivaaliyhdistys ry:n järjestämä Jyväskylän Kesä on vuonna 1955 alkunsa saanut monimuotoinen kaupunkifestivaali, joka on saavuttanut koko Euroopan laajuudella merkittävän statuksen. Pohjoismaiden vanhin yhtäjaksoisesti järjestetty festivaali järjestetään tänä kesänä 5.–11.7. ja ohjelman julkaisu festivaaliviikolle on jo alkanut.

Helppoutta tapahtumajärjestämiseen ja lipunmyyntiin

Liveto ja Jyväskylän Kesä ovat aloittaneet yhteistyön jo vuonna 2018. Yhteistyö sai alkunsa, kun Ylikulju alkoi etsiä helpotusta festivaalikokonaisuuden järjestämiseen ja kevyempää tapaa toteuttaa lipunmyyntiä. Livetolta löytyi sopivat ratkaisut festivaalin tarpeisiin, joista suurimpana tekijänä korostui juuri järjestelmän keveys.

”Liveto tuntuu meidän omalta lippukaupalta, eikä yhtään ulkopuoliselta palvelulta.”
-Kyösti Ylikulju

Jyväskylän Kesän festivaaliviikon tapahtumat vaihtelevat kokonsa perusteella kymmenestä henkilöstä 2500 henkilöön. Tapahtumatyökalujen tarpeiden skaala on laaja ja tapahtumajärjestäjän näkökulmasta niiltä vaaditaan joustavuutta sekä mahdollisuutta itsenäiseen työskentelyyn. Liveton hallinta on mahdollistanut nopean reagoinnin muutoksiin ja päivityksiin, mihin ei tarvita ylimääräisiä välikäsiä tai odottelua. Lipunostajan näkökulmasta ostoprosessilta vaaditaan helpoutta ja luotettavuutta, joten ostoprosessin on oltava ymmärrettävä ja maksamisen helppoa. 

Festivaaliviikon ohjelmatarjonnan kannalta festivaaliyhdistyksen toiminnalla on iso merkitys. Liveton avulla Jyväskylän Kesällä on mahdollisuus ottaa muiden järjestämiä ohjelmaosuuksia osaksi festivaaliviikkoa ja myydä niitä saman tapahtumakaupan kautta, mikä palvelee myös osallistujaa parhaiten. Vaikka itsenäisen työskentelyn arvo on Jyväskylän Kesälle suuri ja se on helpottanut järjestelyitä, Liveton oma asiakkuusvastaava on kuitenkin aina tarpeen mukaan tavoitettavissa.

Kuva: Juho Virinkoski / Puistojuhlat 2022

Mukautuvat ratkaisut ja tapahtuma-alan paras asiakaspalvelu

Jyväskylän Kesällä on ollut vuoteen 2023 mennessä käytössään Liveton lipunmyynnin työkalut sekä virtuaalitapahtuma-alusta. Lipunmyynnin työkalut ovat olleet aina keskiössä, mutta vuonna 2020 poikkeuksellisten rajoitusten vuoksi tapahtuma toteutettiin hybridinä, jossa hyödynnettiin myös virtuaalitapahtuma-alustaa. Hybriditoteutuksesta voit lukea tarkemmin blogista ”Perinteikäs Jyväskylän Kesä toteutettiin hybriditapahtumana”.

Lipunmyynnin työkaluja:

• Omille verkkosivuille upotettava tapahtumakauppa
• Kaikki pankki-, kortti- ja kulttuurimaksutavat verkossa
• Oheistuotemyynti
• Alennuskoodit
• Lippumainokset
• Ajantasaiset raportit
• Katsomokartat
• Lippuskannerit
  
  

Virtuaalitapahtuma-alusta:

• Brändin mukainen virtuaalitapahtuma-alusta
• Livestriimi
• Chat
• Oheistuotemyynti
• Aikataulu ja esiintyjät

Vuoden 2022 lopulla Liveto lanseerasi täysin uuden hallinnan, joka mahdollistaa helpomman ja nopeamman tapahtumajärjestämisen. Jyväskylän Kesä on ollut vahvasti mukana uuden hallinnan kehittämisessä, ja he ovat päässeet testaamaan ja kommentoimaan sitä ensimmäisten joukossa.

Ylikuljun mukaan uusi hallinta on ollut mukava ja nopea käyttää:

”Livetolla asiat saadaan hoitumaan muutamassa tunnissa, kun taas toisaalla niissä on saattanut vierähtää viikkoja.”

-Kyösti Ylikulju

Ylikulju kertoo, että Livetolla on kyky kuunnella, reagoida nopeasti ja tehdä konkreettisia muutoksia helpottaakseen tapahtumajärjestäjän työtä. Jyväskylän Kesä pyrkii toiminnassaan miettimään, miten asiat saadaan toteutettua mahdollisimman vaivattomasti ja Liveto on auttanut tässä tuomalla ratkaisuja haasteisiin.

Kokonaisvaltaisen tapahtumajärjestelmän hyötyjä

Vuonna 2023 Jyväskylän Kesällä on käytössään Liveton All Inclusive -paketti, joka sisältää aiemmin mainittujen lisäksi tapahtumahallinnan työkalut sekä Tapahtumasovelluksen. Uutuutena Jyväskylän Kesä ja Jyväskylän kaupunki pilotoi tapahtumassa myös julkisen liikenteen integraation, joka mahdollistaa julkisen liikenteen lipunmyynnin osana tapahtuman muuta myyntiä.

Kokonaisvaltainen järjestelmä on ollut investointi Jyväskylän Kesän omien palveluiden parantamiseen. Heidän asiakaspalvelu pystyy vastaamaan ja ratkaisemaan asiakkaiden kysymykset parhaimmillaan vartissa, sillä heillä on itsellään ymmärrys oman tapahtumakaupan toiminnasta ja osaaminen sen hallintaan. Kokonaisvaltaisen järjestelmän myötä liput ja muut oheistuotteet ovat nykyisin paljon paremmin ja suunnitelmallisemmin myynnissä. Se on myös mahdollistanut aiempaa suurempaa myyntiä. Tuleva kesä näyttää Ylikuljun mukaan lupaavalta ja monia festivaaliviikon tapahtumia odotetaan myyvän loppuun.

Lue blogisarjan toinen osa: Kokonaisvaltainen tapahtumajärjestelmä: Case Jyväskylän Kesä 2/3

Haluaisitko järjestää tapahtumasi kuten Jyväskylän Kesä? Ota ensimmäinen askel kohti menestyvämpää tapahtumaa ja varaa maksuton tapaaminen Liveton tapahtuma-alan ammattilaisen kanssa. Räätälöimme juuri sinun tarpeisiisi sopivan tapahtumajärjestelmän!