Keinot onnistuneeseen yhdistyksen tapahtumaan

Yhdistyksen tapahtumat vaihtelevat suurista vuosittaisista konferensseista ja näyttelyistä pienempiin kuukausittaisiin tapahtumiin. Liveton webinaarissa oli vieraana menestynyt tapahtuma-alan ammattilainen Gijs Verbeek, joka on tapahtumien puheenjohtajana yhdistyksessä the European Association for International Education (EAIE). Verbeekilla on laaja kokemuspohja yhdistyksen tapahtumien järjestämisestä sekä ennen pandemiaa, että sen aikana.

Gijs Verbeek oli yli kymmenen vuotta toimitusjohtajana paikallisessa MPI Netherlands Chapterissa. Kohokohtana hänellä oli tapahtuma European Meetings & Events Conference (EMEC2019), joka sai useita palkintoja. Tapahtuma oli mullistava, sillä se suunniteltiin kokonaan eri sidosryhmät mielessä pitäen. Tapahtuman järjestämiseen ei ollut käytössä budjettia, vaan se järjestettiin kokonaan vapaaehtoisten voimin.

Miten yhdistyksen tapahtumat eroavat konsernin yritystapahtumista?

Verbeek kertoo, että näillä kahdella on paljon eroavaisuuksia:

• EAIE tapahtumien tapauksessa tuotot tulevat suurelta osin lipunmyynnistä, sponsoreilta ja näyttelyistä, mikä ei ole konsernien tapauksessa yleistä.
• Konsernin tapauksessa useimmiten suunnitellaan tapahtuma, johon todennäköisesti palkataan ulkoinen puhuja. Usein myös johdon henkilö tulee puhumaan strategiasta.
• Yhdistyksen tapahtumissa on eritasoisia puhujia: kutsuttuja ja usein myös palkattuja puhujia, ja loput puhujista ovat tavallisimmin omasta yhteisöstä.

Onnistunut yhdistyksen tapahtuma

Gijs Verbeekin mielestä luovuus on tärkeässä roolissa onnistuneissa yhdistyksen tapahtumissa. Hän antaa muutaman vinkin onnistuneen yhdistyksen tapahtuman luomisesta:

1. Tapahtuma järjestetään pitäen mielessä eri sidosryhmät, jotta kaikki (osallistujat, sponsorit ja niin edelleen) tuntevat olonsa tervetulleiksi.
2. Osallistujille annetaan odottamattomia kokemuksia, jotka he varmasti muistavat.
3. Kehitellään tilanteita, joiden aikana osallistujien täytyy verkostoitua ja olla yhdessä toistensa kanssa.
4. Budjetin ei tarvitse olla suuri, jotta voi luoda menestyneen yhdistyksen tapahtuman, jos käytetään hyväksi mielikuvitusta. Usein on helpompaa tehdä rohkeita ratkaisuja, jos budjetti on pienempi.
5. Pidetään kaikki innostuneina myös seuraavaa tapahtumaa ajatellen.
   
   

Kuinka yhdistyksen tapahtumat ovat muuttuneet ennen pandemian alkua ja sen aikana?

Ennen pandemian alkua EAIE järjesti pääosin tapahtumia paikan päällä ja ne muuttuivat nopealla aikataululla virtuaalimaailmaan. Yhdistys teki paljon selvittelyä siitä, miten luoda näitä tapahtumia virtuaaliseksi, ja nopean muutoksen jälkeen huomattiin, että paikan päällä pidettävät tapahtumat houkuttelivat huomattavasti enemmän osallistujia. Virtuaalitapahtumien järjestäjät kilpailevat sekä muiden virtuaalitapahtumien kanssa, mutta myös osallistujien omien töiden kanssa.

Livetapahtumien vaihduttua virtuaalitapahtumiksi myös tapahtumien rakenteeseen täytyi tehdä muutoksia. Tapahtumat muokattiin lyhyemmiksi ja niihin järjestettiin enemmän taukoja, jotta osallistujat pysyivät kiinnostuneina ruutujen toisella puolella. Positiivinen puoli pandemialla oli se, että osallistujat ovat entistä innokkaampia tulemaan livetapahtumiin. Virtuaalimaailma on hyvä vaihtoehto tapaamisiin, tiedon jakamiseen ja paljon muuhun.

Voit ladata englanninkielisen webinaaritallenteen täältä. Haluatko oppia lisää? Lataa  ‘Opas sisäisiin ja ulkoisiin hybriditapahtumiin ja niiden järjestämiseen täältä.