Hybriditapahtuma

Tämä sivu sisältää kaikki tarvitsemasi neuvot ja vinkit hybriditapahtumien järjestämiseen. Olemme keränneet nämä tiedot yhteen, tarkoituksena auttaa sinua tekemään informoitu ja perusteltu päätös sopivan alustan ja yhteistyökumppanin valitsemiseen, kun lähdet toteuttamaan seuraavaa, tai kenties ensimmäistä hybriditapahtumaasi.

Hybriditapahtuma antaa tasa-arvoisen mahdollisuuden osallistua tapahtumaan sijainnista huolimatta, sillä osallistujat voivat olla paikalla fyysisesti, etänä virtuaalisesti tai sekä että! Jokaisen live-tapahtuman voi kehittää hybriditapahtumaksi, niin isot yritysmessut kuin kuluttajille suunnatut konsertit.

Sisältö:

1. Hybriditapahtuman järjestäminen
2. Millaisen tapahtuma-alustan hybriditapahtuma vaatii?
3. Hybriditapahtuman järjestäminen Liveton kanssa – keskity enemmän ja stressaa vähemmän

Hybriditapahtuman järjestäminen

Hybriditapahtuma yhdistää tapahtuman virtuaalisen- ja live-puolen toisiinsa yhdeksi kokonaisuudeksi, jolloin osallistujat voivat valita itselleen sopivan osallistumismuodon. Hybriditoteutus tuo yhteisöllisyyttä myös eri kaupunkien, tai jopa maiden välille. Hybriditapahtuma on laaja ja täten myös vaativa tapahtumamuoto, sillä sen suunnittelussa tulee huomioida tapahtuman molemmat puolet ja suunnitella ne osallistujaystävällisiksi.

Hybriditapahtumien yleistyminen on kehittyneen tapahtumateollisuuden ja osallistujien tarpeiden muuttumisen tulos. Hybridistä on ennustettu tapahtuma-alan tulevaisuutta, ja tapahtumajärjestäjien on syytä lähteä harkitsemaan, voisiko tämä malli tuoda lisäarvoa heidän tapahtumalle.

Syitä hybriditapahtuman järjestämiseen on monia, kuten sen tarjoama joustavuus osallistujille sekä tapahtumajärjestäjän keräämä laajamittainen data. Myös hybriditapahtuma on mahdollista kaupallistaa esimerkiksi lipunmyynnillä, mutta myös ilmoittautumisten kerääminen ja kutsuvieraiden kutsuminen ovat mahdollisia tapoja kerätä osallistujia. 

Suora lähetys on yksi hybriditapahtuman tärkeimmistä palasista. Hybriditapahtuma vaatii onnistuakseen lähetyksen, joka on katsottavissa niin paikan päällä oleville henkilöille, kuin virtuaalisesti osallistuville. Mikäli kaikki tapahtuman puhujat ovat etänä, etäohjaus on erinomainen, mutta samalla edullinen vaihtoehto. Verkostoitumista ei pidä unohtaa myöskään hybriditapahtumissa, vaan se on mahdollistettava myös eri osallistumismuotojen välille. Hybriditapahtumat ovat teknisesti vaativia, mutta hyvin toteutettuna ne tarjoavat hienoja mahdollisuuksia niin järjestäjälle kuin osallistujille.

Hybriditapahtumaa on helpompi jälkimarkkinoida sekä hyödyntää tallennepohjaisesti, sillä osa tapahtumasta on jo valmiiksi verkossa, jonne osallistujat voivat palata katsomaan tallennettuja puheenvuoroja. Tapahtumasta kerääntyy dataa myös virtuaalipuolesta ja se on helposti vietävissä esimerkiksi CRM:ään tai markkinointijärjestelmiin.

Millaisen tapahtuma-alustan hybriditapahtuma vaatii?

Sujuva hybriditapahtuma vaatii alustan, joka tukee saumattomasti eri osallistumismuotoja ja mahdollistaa tavan seurata molempien tuotantojen etenemisestä – tämän me Livetolla tarjoamme.

Hybriditapahtuman etäosallistujia varten tapahtuma tarvitsee tapahtuma-alustan, jonka kautta tapahtumaan voi osallistua. Alustoja on paljon ja ne eroavat toisistaan ominaisuuksiltaan: joillakin alustoilla suoraa lähetystä on vain mahdollista seurata, kun taas joissain on monipuolisia mahdollisuuksia esimerkiksi verkostoitumiseen.

Kommunikointi ja verkostoituminen yli osallistumismuotojen ovat mahdollisia toimivan alustan avulla.

Käyttäjäryhmät helpottavat verkostoitumista entisestään, kun tapahtuman osallistujia voidaan jakaa erilaisiin ryhmiin tapahtumasta riippuen, esimerkiksi “Paikan päällä” tai “Etänä”. Käyttäjäryhmät ja erilaiset pääsyoikeudet tulevat olemaan entistä tärkeämpiä tulevaisuuden tapahtumissa tapahtumakokonaisuuksien kasvaessa, joten on suositeltavaa valita alusta, joka mahdollistaa nämä ominaisuudet!

Tapahtuma-alustalta tulee löytyä mahdollisuudet verkostoitumiseen ja kommunikointiin yli osallistumismuotojen. Vuorovaikutus tapahtuma-alustalla on helppoa viestien ja puheluiden avulla, mutta osallistujien osallistaminen myös muilla tavoin on suositeltavaa. Olemme Livetolla vastanneet tähän tarpeeseen tarjoamalla mahdollisuuden myös reaaliaikaisille kyselyille, joilla voidaan kerätä arvokasta tietoa niin paikan päältä kuin etänä. Paikan päällä olevien viihtyvyydestä voi olla kenties helpompaa huolehtia, mutta myös etäosallistujien viihtyvyys on tärkeää varmistaa!

Liveton uusi Tapahtumasovellus on selainpohjainen sovellus, joka on suunniteltu tuomaan virtuaalitapahtuman parhaat puolet osaksi hybridi- ja livetapahtumia. Sovellus tuo mahdollisuuden palvella livenä osallistuvia henkilöitä entistä paremmin, sillä sen avulla esimerkiksi tiedottaminen on hyvin helppoa. Event App:in sisältö on personoitavissa tapahtuman mukaan ja sen ominaisuuksiin kuuluvat esimerkiksi reaaliaikainen chat sekä aikataulun esittely.

Hybriditapahtuman järjestäminen Liveton kanssa – keskity enemmän ja stressaa vähemmän

Me Livetolla välitämme aidosti sinusta ja tapahtumastasi – tarjoamme nopean ja asiantuntevan asiakaspalvelun niin sinulle, kuin myös tapahtuman osallistujille. Projektin aikana et jää yksin, vaan osaava asiakkuusvastaava tukee sinua koko matkan ajan. Hybriditapahtuman järjestäminen on kanssamme helppoa!

Entä miltä tämä matka kanssamme näyttää?

Tutustu Liveton koko prosessiin Hinnoittelu -sivuillamme

Avaimina onnistuneeseen yhteistyöhön hybriditapahtumien, kuten muidenkin tapahtumien parissa, ovat aktiivinen yhteydenpito, joustavuus ja ammattitaito.

Liveton tapahtuma-alusta koostuu haluamastasi määrästä erilaisia huoneita, joista jokainen voidaan personoida brändimanuaalin mukaiseksi. Kuvat, värit, fontit ym. – kaikki nämä saadaan osaksi virtuaaliympäristöä. Eri huoneita voi olla yhdestä satoihin, joihin siirtyminen tapahtuu vain napin painalluksen avulla. Tapahtuma-alustan monipuoliset vaihtoehdot huoneiden määrälle, sisällölle ja rakenteelle mahdollistavat tapahtumakohtaiset ratkaisut. Livetolta saat laajan kattauksen erilaisia ominaisuuksia, valitse niistä sinun tapahtumaasi sopivat!

Livetolla on suomenkielinen asiakaspalvelu ja tarjoamme laajat suomenkieliset materiaalit hybriditapahtumien järjestämisen tueksi, kuten oppaita ja webinaareja. Liveton hybriditapahtuma-akatemia käy läpi hybriditapahtuman suunnittelun ja sen kriittisimmät vaiheet videon muodossa.

Tärkeimmät työkalut tapahtuman järjestämiseen keskitetysti yhdessä palvelussa, jotta voit keskittyä enemmän ja stressata vähemmän, siksi Liveto.

Aloita seuraavan tapahtuman suunnittelu yhdessä Liveton kanssa!