Akkreditointi – sanahirviö vai sittenkin tapahtumajärjestäjän työkalu?

Käsite esiintyy paljon tapahtumien yhteydessä osana kokonaisuuden hallintaa, mutta akkreditoinnille ei ole aivan selkeää määritelmää. Tämän takia seuraavan tekstin tarkoituksena onkin kertoa, mistä oikein on kyse sekä avata sen mahdollisuuksia tapahtumajärjestäjän näkökulmasta. Tästä blogitekstistä selviää myös, miten Liveton palveluissa akkreditointi on mahdollista sisällyttää osaksi tapahtumahallinnan työkaluja. Mikäli tapahtumahallinta kokonaisuutena on täysin uusi juttu, käy lukemassa Liveton blogikirjoitus aiheesta ja pääset alkuun!

Mitä ja milloin?

Akkreditoinnilla tarkoitetaan yleisesti ottaen osallistujan kelpoisuuden tai pätevyyden toteamista aiheesta riippumatta. Tapahtumissa akkreditointia hyödyntämällä voidaan alustasta riippuen määrittää esimerkiksi akkreditoitujen kulku- ja pääsyoikeuksia, hallita akkreditoitujen tietoja ja viestiä kohdennetusti heidän kanssaan. Kelpoisuuden tai pätevyyden toteaminen tuo myös tapahtumalle turvallisuutta ja kokonaisuuden hallintaa, kun varmistetaan, että oikeat henkilöt ovat siellä missä pitääkin. Se tuo ylimääräisen kulkemisen vähentymistä ja henkilökunnalle työrauhaa. Tapahtumissa akkreditoinnista kyse voi olla esimerkiksi:

• Tietojen hallinnasta, esimerkiksi ilmoittautuneiden määrän tarkistaminen
  
  
• Henkilökunnan, kuten esimerkiksi järjestävän organisaation, mediahenkilön, vapaaehtoisten, lehdistön, näytteilleasettajan tai toimihenkilön ilmoittautuminen sekä tunnistaminen tapahtumassa
  
  
• Sisäänpääsyn rajaaminen eri alueilla, kuten esimerkiksi esiintyjien tai henkilökunnan tiloihin tapahtuman aikana
  
  
• Sisäinen viestintä ennen, jälkeen ja myös tapahtuman aikana esimerkiksi infojen muodossa.
  
  

Kuinka henkilökunnan akkreditointi ja Liveton tapahtumahallinta liittyvät toisiinsa?

Liveton monipuolisen ja kokonaisvaltaisen tapahtumahallinnan avulla pystyt luomaan tapahtumalle tapahtumasivun, lipunmyynnin ja ilmoittautumisen, kyselyitä, lomakkeita ja palautteita sekä viestejä ja kutsuja. Kaikki on brändättävissä järjestäjän tai tapahtuman mukaiseksi. Liveton Sami Salmenkivi kertoo asiantuntijawebinaarissa, miksi tapahtumajärjestäjien tulisi ottaa se käyttöön! 

Livetolla tapahtumahallinnan työkalujen avulla henkilökunnan akkreditoinnin voi aloittaa esimerkiksi kohdennettujen hakemuslomakkeiden ja yksinkertaisten ilmoittautumisien luomisen muodossa. Hakemuslomakkeita ja ilmoittautumisia voi kohdentaa esimerkiksi sen mukaan, millainen rooli akkreditoitavalla on; onko hän mediahenkilö, vapaaehtoinen tai järjestävän organisaation jäsen. Lomakkeiden sisältö ja ulkoasu voivat roolin mukaan vaihdella, kuten esimerkiksi sen mukaan, mitä tietoja hakijasta halutaan ja tarvitsee kerätä. 

Ilmoittautumisen tai tilauksen jälkeen viestiminen ja ilmoitusten lähettäminen kohderyhmälle onnistuu kohdennetusti sekä mukautetusti. Myös Excel- tiedostossa olevat yhteystiedot pystyään alustalle lisäämään. Viestejä ja ilmoituksia pystyy lähettämään ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana reaaliaikaisesti tai tapahtuman jälkeen. Näitä pystytään myös ajastamaan etukäteen. Tarvittava info pystytään siis lähettämään helposti esimerkiksi pelkästään vapaaehtoisille tiettyyn kellonaikaan. Lähetettyjä viestintäeriä voidaan tarkastella erillisestä kohdasta, joten sieltä on helppo tarkistaa, mitä viesti on sisältänyt tai kenelle viesti on lähetetty.

Tapahtumajärjestäjä pystyy myös lähettämään akkreditoiduille konkreettiset kulkutunnisteet tapahtumassa tunnistamisen helpottamiseksi ja varmistamiseksi. Kulkutunnisteet voivat olla sähköinen lippu tai kaulapassi. Kulkutunnisteen antaminen ei kuitenkaan ole pakollista, jos tapahtumajärjestäjä näin kokee. 

Tapahtumahallinnan työkaluissa pääsee myös seuraamaan akkreditoitujen hakemuksia, analytiikkaa ja raportteja kokonaisuuden hahmottamiseksi. Lisäksi uutena työkaluna tapahtumahallinnan työkaluista löytyy kustannustehokas ja kokonaisvaltainen skannerisovelluksemme. Tulevaisuudessa tapahtumahallinnan työkaluissa tapahtumajärjestäjä pystyy myös muokkaamaan itse akkreditoitujen pääsyoikeuksia ja poistamaan tehtyjä ilmoittautumisia! 

Heräsikö mielenkiintosi tapahtumahallinnan työkaluihin? Pääset tutustumaan niihin tästä! Otathan matalalla kynnyksellä yhteyttä, jos nämä työkalut kuulostaisivat oikeilta ja hyödyllisiltä tapahtumaanne. Kerromme myös mielellämme lisää, jos jotain kysyttävää heräsi!