Tapahtumahallinnan alkeet – mistä lähteä liikkeelle

Kaikki, jotka järjestävät tapahtumia tai tilaisuuksia tarvitsevat jonkinlaista tapahtumahallintaa ja työkaluja sen toteuttamiseen. Tapahtumahallinnasta ja sen työkaluista puhutaan paljon, mutta mitä se oikeastaan tarkoittaa ja mistä tapahtumahallinnan kanssa kannattaa lähteä liikkeelle? Jos mietit omia tapahtumahallinnan prosesseja tai olet kiinnostunut niiden kehittämisestä, lue tämä blogi!

Tapahtumahallinta on laaja käsite

Sana tapahtumahallinta voi sisältää eri asioita, tehtäviä ja työkaluja eri henkilöille ja erityisesti eri tapahtumille. Erityisesti isot tapahtumat, kuten messut, festivaalit tai yrityksen seminaarit tarvitsevat tapahtumahallintaa, jotta tilaisuudesta saadaan onnistunut eikä toteutus lähde käsistä.

Tapahtumahallintaa toteutetaan järjestelmällä, joka auttaa hallinnoimaan eri tapahtumajärjestämisen osa-alueita, tapahtuman dataa sekä pitää yleisesti tapahtuman langat paremmin käsissä. Tapahtumasta riippuen tapahtumahallintaan voi kuulua esimerkiksi ilmoittautuminen tai lipunmyynti, tapahtumaviestintä, palautekyselyjä ja lomakkeita sekä sen avulla yleisesti hallinnoidaan tapahtuman dataa.

Tehokasta tapahtumahallintaa ei tietenkään voida toteuttaa ilman siihen sopivaa järjestelmää. Usein tapahtumahallintaan tarvitaan useita eri toiminnallisuuksia, jonka vuoksi eri työkaluja joudutaan hankkimaan eri palveluntarjoajilta. On siis tärkeää tarkastella omaa tapahtumaa ja sen tarpeita, jotta sopivan tapahtumahallintajärjestelmän valitseminen olisi helpompaa. Aina on tietenkin parempi helpomman työskentelyn kannalta, jos toiminta saadaan keskitettyä yhden järjestelmän päälle. Tämän ajatuksen vuoksi Liveto on kehittänyt järjestelmän, josta löytyy kaikki tärkeimmät työkalut jokaisen tapahtuman hallintaan, joten tutustutaan seuraavaksi tähän järjestelmään!

Liveton työkalut tapahtumahallintaan

Tapahtumahallintajärjestelmiä on olemassa monia erilaisia, joista löytyy varmasti jokaisen tapahtumaan sopiva! Venuu.fi listasi omaan blogiinsa parhaita tapahtumahallinnan järjestelmiä ja myös Liveton järjestelmä löytyy tästä listauksesta.

Livetolta löydät kaikki tarvitsemasi työkalut tapahtumahallintaan, yhdestä järjestelmästä. Voit koota lukuisista ominaisuuksista haluamasi kokonaisuuden ja napata lisää työkaluja mukaan matkan varrella tarpeen mukaan. Liveton tapahtumahallinnasta löydät muun muassa seuraavat ominaisuudet:

• Tapahtumasivut
• Ilmoittautuminen ja lipunmyynti
• Lomakkeet ja palautteet
• Viestintä ja kutsut
• Kyselyt         

Tutustu lisää Liveton tapahtumahallinnan järjestelmään täältä!

Mistä lähteä liikkeelle?

Nyt kun olemme käsitelleet tapahtumahallintaa ja siihen tarvittavia työkaluja, käydään lopuksi vielä läpi muutama ajatus, joiden miettimisellä voit lähteä liikkeelle oman tapahtumahallinnan suunnittelussa:

• Kartoita tapahtumasi tarpeet työkalujen suhteen, tarvitsetko esimerkiksi lipunmyyntiä?
• Kartoita ja kilpailuta tapahtumahallinnan järjestelmiä.
• Suunnittele etukäteen mitä dataa tapahtumasta kerätään, miksi ja miten sitä hyödynnetään.
• Tee tapahtumajärjestämisen prosessi selkeäksi, perusasiat kuntoon ensimmäisenä!

Oletko järjestämässä tapahtumaa? Esittelemme mielellämme Liveton tapahtumajärjestelmää ja sen ominaisuuksia maksuttomassa tapaamisessa, joten varaa oma aikasi täältä!