Aalto-yliopisto hyppäsi Liveton kelkkaan virtuaalitapahtumien järjestämisessä

Aalto-yliopisto ja Liveto aloittivat uuden yhteistyön, kun Aalto-yliopisto otti käyttöönsä Liveton virtuaalitapahtuma-alustan. Aalto järjestää sisällöltään ja laajuudeltaan paljon erilaisia virtuaalitapahtumia itsenäisesti Liveton alustalla. Blogin lopussa on myös konkreettisia vinkkejä virtuaalitapahtuman järjestämiseen! 

Aalto-yliopisto  

Aalto-yliopistossa tiede ja taide kohtaavat tekniikan ja talouden kuudessa korkeakoulussa. Yliopistoyhteisöön kuuluu 12 000 opiskelijaa ja yli 4000 työntekijää, joista 400 on professoreita. Aalto-yliopiston tehtävänä on kestävän tulevaisuuden rakentaminen ja kaikkea työtä ohjaavat yliopiston arvot: vastuullisuus, rohkeus ja yhteistyö. Yliopiston kampus sijaitsee Espoon Otaniemessä.  

Virtuaalitapahtumien järjestäminen 

Aalto-yliopisto aloitti virtuaalitapahtumien teon Liveto-alustalla, ja he ovatkin järjestäneet paljon erilaisia ja kokoisia tapahtumia. Joukosta erottuu suurimmalla osallistujamäärällä Aalto Day One, joka avaa perinteisesti yliopiston lukuvuoden. Bose-Einstein Condensation nousee tapahtumien joukosta taas erikoisuudellaan – tämä kansainvälinen konferenssi järjestettiin virtuaalisesti samanaikaisesti sekä Barcelonassa että Espoossa. Tapahtumat ovat sisältäneet niin livelähetyksiä ja tallenteita kuin myös animaatioita, posterisessioita ja muuta sisältöä. Lisäksi kaikissa tapahtumissa osallistujilla on ollut chat-mahdollisuus. 

Virtuaalitapahtumista saatu palaute on ollut positiivista, ja kävijät pitävät erityisen tärkeänä sitä, että näinä haastavina aikoina pystytään pitämään yhteyttä toisiin myös verkon välityksellä. Kävijät ovat kokeneet Liveton virtuaalitapahtuma-alustan selkeäksi ja helppokäyttöiseksi. Erityisesti Aalto-yliopistossa on panostettu kokonaisvaltaiseen kokemukseen ja onlinetapahtumiin muokattuihin sisältöihin, mikä onkin saanut kiitosta.  

Aalto-yliopisto kokee virtuaalitapahtumien ehdottomaksi hyödyksi sen, että kaikilla on mahdollisuus kokea tapahtumia yhdessä. Myös kävijöiden ja puhujien osallistuminen on helpompaa ja ekologisempaa, kun tapahtumat järjestetään virtuaalisina. 

Haastavinta virtuaalitapahtuman järjestämisessä Aalto-yliopiston mukaan on resursointi ja aikataulun suunnitteleminen – virtuaalitapahtumat vaativat ihan oman tuotannon! Tämän lisäksi tapahtumaa tulisi miettiä aina osallistujan näkökulmasta ja mikä häntä hyödyttäisi tapahtumassa eniten.  

Yhteistyö Liveton kanssa 

Liveton rooli yhteistyössä on tarjota Aalto-yliopistolle monipuolinen ja personoitava alusta virtuaalitapahtumille sekä kouluttaa aaltolaisia käyttämään sitä. Lisäksi Liveto tarjoaa Aallolle oheismateriaalia ja tukea tapahtuman järjestämiseen, mutta tapahtumatuotannosta ja virtuaalitapahtuma-alustan rakentamisesta vastaa Aalto itse. Aalto-yliopistolta löytyy useita eri tapahtumatuottajia, jotka hyödyntävät Liveton alustaa itsenäisesti. Tämän lisäksi alustan käyttöä ja koulutusta varten on perustettu ydinryhmä Aalto-yliopiston sisällä. 
 

Aalto-yliopisto kuvailee Liveton parhaimmiksi ominaisuuksiksi suomalaisuutta, helppoutta ja joustavuutta. Livetolaiset eivät ole myöskään anonyymejä henkilöitä, vaan työskennellään yhdessä aitojen ihmisten kanssa. Aalto-yliopiston toimintaa helpottaa myös se, että työskentelykulttuuri ja lainsäädäntö ovat samat, sillä molemmat osapuolet ovat Suomessa. Liveto vastaa myös Aalto-yliopiston tarkkoihin tietoturvavaatimuksiin.  

Yhteistyö Liveton kanssa on sujunut hyvin ja joustavasti. "Liveto on avoin kuulemaan meidän ideoitamme ja kehittämään alustaa.” 

5 vinkkiä virtuaalitapahtuman järjestäjälle: 

1. Aloita ajoissa
2. Tapahtumatuotanto on tiimityötä ennen tapahtumaa ja tapahtuman aikana 
3. Tunne kohderyhmäsi ja heidän intressinsä
4. Jaa tietoa ja uskalla kysyä. Kaikki oppii ja saa uusia näkökulmia – jaettu tieto on kaksinkertainen tieto.
5. Muista myös juhlia onnistumisia!

”Kokeile rohkeasti virtuaalitapahtuman tekemistä!”  

Blogiteksti on tehty Aalto-yliopiston tuottaja Tarja Peltoniemen haastattelun pohjalta. Tutustu lisää Liveton virtuaalitapahtuma-alustaan täältä tai ole suoraan meihin yhteydessä, niin me kerromme lisää!