JYU:n ensimmäiset virtuaalitapahtumat

Jyväskylän yliopisto (JYU) järjesti syksyllä 2020 ensimmäiset virtuaalitapahtumansa Liveton virtuaalitapahtuma-alustalla. Tapahtumat olivat erilaisia, mutta molemmat onnistuneita. Lue tästä blogitekstistä lisää JYU:n ja Liveton onnistuneesta yhteistyöstä.

Kannen kuva: Jyväskylän yliopiston kuva-arkisto

Jyväskylän yliopisto

• Perustettu vuonna 1863
• Vuonna 2020 14 700 opiskelijaa
• Koulutustarjonta sisältää kuusi tiedekuntaa
• Lukeutuu Suomen suosituimpiin yliopistoihin
• Yksi maailman johtavista tiedeyliopistoista oppimisen, luonnon perusilmiöiden ja hyvinvoinnin aloilla
  
  

Jyväskylän yliopisto järjesti vuosittaiset tapahtumansa Tutkijoiden yö ja Hakijan päivä syksyllä 2020 virtuaalitapahtumina Liveton virtuaalitapahtuma-alustalla. JYU oli tyytyväinen siitä, että virtuaalitapahtumiin saatiin livetapahtuman tuntua, kun kaikki tapahtuman elementit löytyvät samasta paikasta.

Tutkijoiden yö

Tutkijoiden yö on yhden päivän ja yön kestävä tiedetapahtuma, joka järjestetään samanaikaisesti yli 300:ssa Euroopan kaupungissa. Tarkoituksena on tuoda tiede ja sen saavutukset suuren yleisön nähtäville. Tapahtumassa tutkijat esittelevät työtään ja tieteen ilmiöitä sekä vastaavat yleisön esittämiin kysymyksiin. JYU oli vuonna 2020 tapahtumassa mukana ohjelmalla, johon kuului monitieteellistä oppimista ja tekemistä kaikille aina vauvasta vaariin.

Tutkijoiden yön virtuaalitapahtuma-alustaa muokattiin JYU:n brändivärein ja Tutkijoiden yön logoin. Aulassa oli yleistä tietoa tapahtumasta ja ohjeita alustan käyttöön, tapahtumapäivän aikataulu sekä linkki kävijäkyselyyn. Ohjelmat sisälsivät eri tieteenalojen ohjelmanumeroita, kuten erilaisia tietoiskuja, virtuaalivierailuja pelejä sekä videoita. Esityshuoneissa toteutettiin aikataulun mukaista liveohjelmaa tutkijoiden vetäminä. Muut kaupungit toimivat ikään kuin kumppanihuoneena, ja siellä esiteltiin muita Suomessa tapahtumaa järjestäviä tahoja. Materiaalipankkiin oli lisätty linkkejä esimerkiksi Tutkijoiden yön sosiaalisen median kanaviin sekä videoihin. Lisäksi tapahtumaan sisältyi Chat, jossa oli eri aihealueiden keskustelua varten omia Huoneita sekä yleinen keskustelukanava.

Hakijan päivä

Hakijan päivä kokoaa yhteen koko JYU:n opintotarjonnan sekä mahdolliset tulevat JYU:n opiskelijat. Tapahtuman tarkoituksena on esitellä yliopistoa, koulutustarjontaa sekä koulun tarjoamia mahdollisuuksia opiskelijoille. Esittelyllä tähdätään keväisin olevaan yhteishakuun, jolloin suurin osa opiskelijoista tai tulevista opiskelijoista hakeutuu uusiin opinahjoihin. Syksyllä 2020 tapahtuma järjestettiin ilmaisena virtuaalitapahtumana ja jokaisesta esittelystä jäi myös tallenteet potentiaalisten opiskelijoiden tutkittavaksi.

Virtuaalitapahtuma-alusta on muokattu vastaamaan JYU:n brändivärejä ja kuvat ovat heidän markkinoinnissakin käyttämiä tapahtumaan liittyviä kuvia. Aulassa toivotettiin osallistujat tervetulleeksi sekä kerrottiin tapahtumapäivän aikataulu lavakohtaisesti. Livet -osiossa esiteltiin koko päivän ajan koulutusaloja kolmella eri lavalla. Koulutusalat ja hakeminen toimivat tässäkin tapahtumassa kumppanihuoneiden tavoin. Siellä esiteltiin lyhyesti kaikki koulutusalat tekstimuodossa sekä ohjeistettiin, kuinka JYU:n voi hakea opiskelemaan. Opoille oli opinto-ohjaajille suunnattu osuus, joka sisälsi tietoa JYU:sta sekä keskusteluyhteyden kollegoihin. Muuta osiosta kävijät löysivät lisätietoa JYU:sta ja Chatissa oli samalla tavoin eri kanavia, kuin Tutkijoiden yö -tapahtumassakin.

Yhteistyö Liveton kanssa

JYU kertoo alustan toimineen hyvin ja koonneen yhteen melko moniosaisenkin tapahtuman. He olivat erityisen iloisia siitä, että heidän Tutkijoiden yön aikana heränneitä kehitysideoitaan pystyttiin ottamaan käyttöön jo reilun viikon päästä olleessa Hakijan päivässä. JYU nostaa myös Liveton kehittymishalun ja hyvän asenteen tekijöinä, jotka auttavat tapahtuman rakentamisessa sujuvasti yhteistyössä.

“Nopealla aikataululla toimivan yhteistyön merkitys korostuu” – JYU

Kiitosta JYU antaa myös Liveton Customer Success Managerin nopealle reagoinnille sekä avuliaisuudelle. Virtuaalitapahtuma-alustan käyttö toi virtuaalitapahtumaan loogisuutta, kun kaikki materiaali löytyi yhdestä paikasta. He ovat saaneet myös tapahtuman kävijöiltä hyvää palautetta toimivasta kokonaisuudesta ja chatin helppokäyttöisyydestä.

Katso myös Haaga-Helian ja Jyväskylän ammattikorkeakoulun asiakaskokemukset virtuaalitapahtumien järjestämisestä.