5 väitettä virtuaalitapahtumista – ja miksei ne aina pidä paikkaansa

Virtuaalitapahtumat ovat tulleet monille tutuiksi viimeisen vuoden aikana ja monet tahot ovat siirtäneet tapahtumansa verkkoon. Kuitenkin monille virtuaalitapahtumat ovat yhä tuntemattomia, ja niiden järjestäminen on tuntunut liian riskialttiilta ja vaikealta – tämän vuoksi tapahtumat ovat jääneet järjestämättä. Virtuaalitapahtumien tuntemattomuudesta kertoo se, että vuonna 2021 tehdyn tutkimuksen mukaan jopa 42% tapahtumamarkkinoijista haluaisi oppia lisää virtuaalitapahtuma-alustoista ja niiden tekniikasta. Tässä blogitekstissä perehdytään yleisiin uskomuksiin ja väitteisiin virtuaalitapahtumista, jotka saavat tapahtumajärjestäjän epäröimään, ja perustelemme, miksi väitteiden ei tarvitse aina pitää paikkaansa.

5 väitettä virtuaalitapahtumista 

• “Osallistujakokemus on huonompi verkossa” 
• “Verkko on webinaareja pullollaan” 
• “Virtuaalitapahtumiin osallistuminen on haastavaa” 
• “Osallistujan mielenkiinto ei säily koko tapahtuman ajan” 

• “Virtuaalitapahtumilla ei saada aikaan kunnon tuloksia” 

Osallistujakokemus 

Osallistujakokemus ei virtuaalitapahtumassa ole samanlainen kuin fyysisessä tapahtumassa, mutta se ei tarkoita, etteikö kokemus voisi silti olla merkittävä ja onnistunut. Fyysisessä tapahtumassa osallistujan kaikki aistit pyritään ottamaan jollain tavalla huomioon, kun taas virtuaalitapahtumassa aisteista vain näkö- ja kuuloaisteja voidaan aktivoida. Myös näillä aisteilla voidaan kuitenkin luoda osallistujalle positiivinen muistijälki – sisällön ollessa laadukasta ja ajatuksia herättävää, painuu se osallistujan mieleen. Käytä siis aikaa tapahtuman sisällön suunnitteluun, vähintään saman verran kuin käyttäisit fyysisenkin tapahtuman sisältöön. Lisää sisällön suunnittelusta täältä. 

Virtuaalitapahtumat ovat sidottuja tiettyyn hetkeen ja kommunikointi osallistujien välillä on reaaliaikaista. Osallistujakokemukseen vaikuttaa virtuaalitapahtumissa erityisesti se, miten helposti osallistujat voivat kommunikoida keskenään – kiinnitä siis tähän huomiota, kun valitset virtuaalitapahtuma-alustaa. Tämä saa virtuaalitapahtumat erottumaan muista netin sisällöistä ja viestinnästä – tapahtumassa ollaan läsnä hetkessä ja uppoudutaan kommunikointiin ja sisältöön. Kun virtuaalitapahtuman suunnittelee kokonaisuutena kohderyhmän näkökulmasta, ollaan jo lähellä erinomaista osallistujakokemusta. 

Virtuaalitapahtuma ei ole vain yksi webinaari muiden joukossa 

Virtuaalitapahtuma ja webinaari eroavat toisistaan huomattavasti. Siinä missä webinaari on yleensä hyvin yksinkertainen virtuaalinen toteutus, jonka ohjelmaa osallistujat seuraavat joko reaaliajassa tai esimerkiksi tallenteen muodossa, on virtuaalitapahtuma paljon laajempi kokonaisuus. Webinaari ei välttämättä tarjoa mahdollisuutta vuorovaikutukseen esiintyjien tai muiden osallistujien kanssa. 

Virtuaalitapahtuma koostuu mielenkiintoisista puhujista, monipuolisesta sisällöstä ja interaktiivisuudesta chatin, kyselyiden ja videopuheluiden avulla. Virtuaalitapahtuma ei ole pelkkä verkkosivu, vaan brändin mukaan laadittu kokonaisuus, joka mahdollistaa osallistujalle uudenlaisen elämyksen. Jokainen virtuaalitapahtuma voi olla erilainen ja erottua muista samalla tavalla, kuin fyysisetkin tapahtumat. 

Osallistuminen voi olla helppoa 

Siitä huolimatta, että suurin osa meistä seikkailee netissä päivittäin, voivat jotkut murehtia siitä, että juuri heidän tapahtumansa kohderyhmä ja asiakkaat eivät ole teknisesti tarpeeksi taitavia osallistumaan virtuaalitapahtumaan. Virtuaalitapahtuma-alustaa valittaessa tulee kiinnittää huomiota sen käyttäjälähtöisyyteen: miten tapahtumaan löytää, miten ilmoittautua tai ostaa lippuja, miten kirjautua sisään tapahtumaan sekä miten helppoa/vaikeaa tapahtumassa on navigoida, ja voiko siellä olla yhteydessä muihin vaivattomasti. Nämä kaikki osa-alueet muodostavat sen, kokeeko osallistuja tapahtumaan liittymisen helpoksi vai turhan vaivalloiseksi, ja kenties tämän vuoksi jättää tapahtuman kokonaan välistä. 

Riippuen tapahtumasta ja sen tarpeista, voidaan tapahtumaan ilmoittautua, ostaa lippuja tai se voi olla kaikille avoin. Yksinkertaisuuden vuoksi kannattaa mahdollisuuksien mukaan hoitaa rekisteröityminen samassa paikassa, kuin missä itse virtuaalitapahtuma pidetään. Näin osallistujan ei tarvitse liikkua useiden eri sivustojen välillä, mikä voisi tuntua sekavalta. Liveto mahdollistaa myös virtuaalitapahtuma-alustan lisäksi tapahtuman lipunmyynti- ja ilmoittautumistyökalut.  

Tapahtumajärjestäjän on myös tärkeää panostaa laadukkaaseen ja informatiiviseen viestintään. Erilaiset uutiskirjeet ja tiedotteet ennen tapahtumaa, tapahtumapäivänä ja tapahtuman aikana ovat osallistujan apuna. Virtuaalitapahtumaan on myös mahdollista luoda omia infopisteitä, kuten fyysisiinkin tapahtumiin. Tämä voidaan toteuttaa esimerkiksi infochatin avulla, josta osallistuja saa apua ongelmiin tapahtumajärjestäjältä tai muilta tapahtuman työntekijöiltä.  

Osallistujien mielenkiinto voidaan pitää yllä koko tapahtuman ajan 

Monet tapahtumajärjestäjät pelkäävät osallistujien mielenkiinnon lopahtamista kesken virtuaalitapahtuman ja tämä pelko on myös täysin oikeutettu. Virtuaalitapahtumista poistuminen on helppoa – sehän onnistuu vain selaimen sulkemisella. Fyysisissä tapahtumissa on paikalta poistumisen kynnys esimerkiksi kesken luennon korkeampi, sillä muut huomaavat poistumisen. Tämän vuoksi tulee varmistaa, että tapahtuman ohjelma on sellainen, joka pitää osallistujan läsnä loppuun asti. Virtuaalitapahtuman puhujan kannattaa pyytää neuvoja ammattilaiselta sekä hyödyntää kyselyitä, jotta puheenvuorosta tulisi mahdollisimman mielenkiintoinen ja se antaisi myös osallistujalle mahdollisuuden ottaa osaa ohjelmaan.  

Virtuaalitapahtuman sisältö kannattaa pitää kompaktina ja lyhyempänä, kuin se olisi fyysisessä tapahtumassa. Näin osallistujan mielenkiinto pysyy ohjelmassa, vaikka ruudun tuijottaminen yksin kotona tuntuisikin hieman tympeältä. Osallistaminen on myös tärkeä osa mielenkiinnon ylläpitämistä ja mitä monipuolisempaa virikettä virtuaalitapahtumassa on tarjolla, sitä paremmin myös osallistuja viihtyy. Älä siis epäröi hyödyntää kaikkia virtuaalitapahtuma-alustan tarjoamia mahdollisuuksia esimerkiksi verkostoitumiselle tai sisällölle. Parhaimmillaan osallistuja uppoutuu virtuaalitapahtumaan niin syvästi, että hän unohtaa ympäröivän maailman. Tähän vaaditaan laadukkaan sisällön lisäksi ammattitaitoa, testaamista, rohkeaa ideointia ja kohderyhmän huomiointia.

Myös virtuaalitapahtumilla saadaan aikaan tuloksia 

Virtuaalitapahtumat luovat monia mahdollisuuksia muun muassa yrityksille, kouluille ja muille toimijoille, joiden yleisöön, asiakkaisiin tai kohderyhmään kuuluu henkilöitä laajalta alueelta. Virtuaalitapahtumaan pääsee liittymään mistä päin maailmaa tahansa, eikä osallistujan tarvitse matkustaa esimerkiksi koulutuksen tai tuote-esittelyn perässä toiseen kaupunkiin. Virtuaalitapahtumalla saat tavoitettua ihmisiä enemmän, laajemmin ja helpommin. 

Heti tapahtuman suunnittelun alkuvaiheessa on tärkeää määritellä ne asiat, mitä tapahtumalla halutaan saavuttaa ja mittarit, joilla näitä asioita mitataan. Näin tapahtuman jälkeen on helpompia tarkastella sitä missä onnistuttiin ja missä voitaisiin vielä parantaa, kun saatavilla on konkreettista dataa. Virtuaalitapahtuma voi yhtä lailla olla maksullinen ja lipputulojen avulla saadaan kerrytettyä voittoja – eikä tässä tapauksessa tarvitse murehtia myytävien lippujen määrästä, sillä virtuaalitapahtuma-alustasta riippuen osallistujia mahtuu paikalle jopa kymmeniätuhansia, kun taas fyysisissä tapahtumissa saatavilla olevat tilat ja niiden vuokra voivat muodostua ongelmaksi. 

Lue lisää virtuaalitapahtumien järjestämisestä täältä ja pyydä maksuton demo Liveton virtuaalitapahtuma-alustasta.