Virtuaalitapahtuman kuvaus- ja tuotantotekniikka

Toimitusjohtajamme Antti Korhonen sai vieraakseen tapahtumatekniikan ammattilaisen, Akun Tehtaan Ahti Impolan. Impolalla on vuosikymmenien kokemus tapahtumista ja Suomen suurimpien festivaalien, kuten Pori Jazzien toteuttamisesta. Viime aikoina Akun Tehtaan, siinä missä Livetonkin, toimiala on painottunut myös virtuaalitapahtumiin. Polttavan ajankohtaisessa webinaarissa syvennyttiin virtuaalitapahtumien kuvaus- ja tuotantotekniikakaan: mitkä ovat tekniikan osalta virtuaalitapahtumien kulmakiviä, mitä haasteita voi tulla eteen ja kuinka ne voidaan selättää.

Akun tehdas 

• Tarjoaa tukitoimia, kuten av-tekniikkaa, valot, videot ja äänet esityksille
• Pääalana kesäfestarit ja isot konsertit
• Covid-19 pandemian aikana pääpaino televisiossa, asiakkaina muun muassa UMK ja SuomiLOVE 
  
  

Covid-19 siirsi tapahtumatuotannon pääpainon fyysisistä tapahtumista virtuaalisiin myös Akun Tehtaan osalta. Yritys mahdollistaa monipuolisesti virtuaalitapahtumia pienistä yksityisistä tapahtumista laajempiinkin kokonaisuuksiin. Impolan sanoin monimutkaisin ja laajin tapahtuma tähän astisista on ollut Tampere Smart City. Tapahtuma koostui 243 etäpuhujasta, 150 videoklipistä, 50 paikan päällä puhuvasta luennoitsijasta ja seitsemästä stream-lähetyksestä.  

Virtuaalitapahtuman järjestämisen ABC 

Virtuaalitapahtuman kokoluokasta huolimatta perusteet, jotka pitää ottaa huomioon, noudattavat likipitäen aina samaa kaavaa:

Mikä tapahtuman tavoite on? 

Lähdettäessä suunnittelemaan virtuaalitapahtumaa, on hahmotettava, mitä tapahtumalta halutaan; onko tapahtuma ylipäätänsä mahdollista järjestää yksin vai tarvitaanko tukea? Ottamalla tarkasteluun omat käytössä olevat resurssit, kuten ajan, laitteet ja osaamisen, voidaan pian huomata, onko tarvetta ottaa yhteyttä esitystekniseen asiantuntijaan.

Laadukas laitteisto on puolet onnistumisesta 

Jos virtuaalitapahtuman vaatimia laitteita ei löydy omasta takaa, on kannattavaa palkata ulkopuolinen teknikko. Osaava tekniikan asiantuntija tuo usein mukanaan asiaankuuluvat laitteet, jotka ovat virtuaalitapahtuman kulmakiviä. Jo pelkät ulkoinen mikrofoni, lisävalot ja extra-kamera vievät lähetyksen aivan uudelle tasolle. Impola itse korostaa laitteiston osalta etenkin äänitekniikkaa, koska laadukas ääni on usein kuvaakin tärkeämpi elementti. Ensisijaista on, että työvoimaa löytyy kameran molemmin puolin, jotta turhalta hälyltä ja kameran edestä sen taakse juoksemiselta vältytään.

Harjoittelu on ilmaista

Onnistuvan virtuaalitapahtuman edellytyksistä harjoittelun tärkeyttä ei voi Impolan mielestä korostaa liikaa. Harjoitusten ja testausten avulla pystytään minimoimaan ongelmat tai kokemusta haittaavat tekijät H-hetkessä. Harjoittelulla varmistetaan tekniikan toiminta, mutta samalla hoituu myös esiintyjien ohjeistaminen tilanteeseen.

Jo harjoitusvaiheessa on hyvä varmistaa, että etäpuhujien laitteisto on riittävää. Langattomat laitteet eivät kuulu Impolan omiin suosikkeihin, vaan hän kehottaa suosimaan piuhallisia mikrofoneja. Kaikumaton huone, hyvä valaistus ja katse suoraan kuvaavaan kameraan oman näytön sijasta parantavat katselijan kokemusta Vaarana ei ole koskaan se, että esiintyjää ohjeistaisi liian hyvin tapahtumaa varten.

Tekninen osaaminen ja sen tuen merkitys tapahtumissa

Tapahtumaa ei kannata lähteä järjestämään väkisin yksin ilman ulkopuolista apua. Tilojen, kaluston ja osaamisen ollessa jo valmiina tekniikan ammattilaisen hallussa, on heidän palkkaaminen huomattavasti kustannustehokkaampaa, kuin lähteä hankkimaan tätä kaikkea itse. Webinaarissa nousi esiin muun muassa kysymys siitä, mitä tilantarjoajat voivat osaltaan tarjota virtuaalitapahtumatuotannolle, johon vastaus Impolan mukaan on juuri valmiiden kuvausrakenteiden tarjoaminen asiakkaalle.

Virtuaalitapahtuma, jossa yhdistyvät etänä ja läsnäolevat puhujat, nojaa hyviin yhteyksiin ja laitteisiin. Virtuaalitapahtuman esiintyjät voivat olla fyysisesti missä tahansa, jolloin yhteyksien tulee olla riittävät. Impolan nyrkkisääntö verkkoyhteyksien laadulle onkin 50 Mbps tai enemmän. Oli kyseessä minkä kokoinen virtuaalitapahtuma tahansa, varayhteydet mahdollisten katkosten varalta on hyvä olla, jotta asiakaskokemus ei kärsi.

Tapahtumanjärjestän ei ole välttämätöntä tuntea jokaista teknistä yksityiskohtaa läpikotaisin, sillä Impolan tavoin, palkattu ammattilainen osaa ohjeistaa niin ohjelmistolisenssien kuin alustan suhteen. Asiakkaalle voidaan räätälöidä sellainen paketti, joka tarjoaa katsojille parhaan mahdollisen, personoidun kokemuksen.

Webinaaria seuranneet katsojat saivat kysyä Impolalta ja Korhoselta kysymyksiä webinaarin edetessä. Eteen tuli kysymyksiä niin yleisön osallistamisesta, kuin myös yksityiskohtaisempia kysymyksiä tekniikasta.