Mitä tapahtuu jos tapahtumasi ei kehity?

Mitä tapahtuu, jos tapahtumasi ei kehity?

Tapahtuma-ala elää voimakasta murroskautta. Osallistujien käyttäytyminen, taloudelliset realiteetit ja teknologinen kehitys muokkaavat tapahtumia nopeammin kuin koskaan aiemmin. Liveton webinaarissa pysähdyttiin näiden muutosten äärelle yhdessä pitkän linjan tapahtuma-ammattilaisen Jari Kupiaisen kanssa. Tämä blogiteksti pohjautuu webinaarissa käytyyn keskusteluun ja sen keskeisiin oivalluksiin tapahtuma-alan tulevaisuudesta.

Kupiaisen ura tapahtumien parissa alkoi jo 1990-luvulla. Matkan varrelle on mahtunut yritystapahtumia, kulttuuriproduktioita, festivaaleja ja muotinäytöksiä. Viimeiset 13 vuotta hänen työnsä on keskittynyt erityisesti kirkollisiin suurtapahtumiin, kuten Kirkkopäiviin. Kaikessa tekemisessä toistuu sama punainen lanka: tapahtumia on kehitettävä rohkeasti, mutta niiden identiteettiä ja ydinarvoja kunnioittaen. Kirkkopäivät ja Liveto ovat tehneet yhteistyötä jo useiden vuosien ajan, ja seuraava tapahtuma järjestetään Hämeenlinnassa vuonna 2027.

Yleisökäyttäytyminen ja ekosysteemiajattelu

Webinaarissa nousi esiin useita tapahtuma-alan kannalta kriittisiä muutoksia. Yksi merkittävimmistä liittyy lipunmyyntiin: yleisö ostaa lippunsa yhä myöhemmin, mikä vaikeuttaa talouden ennakointia ja riskienhallintaa. Tämä korostaa käyttöpääoman eli kassan merkitystä sekä selkeiden taloudellisten mittareiden ja päätösporttien tarvetta. Reaaliaikainen näkyvyys lipunmyynnin kehitykseen mahdollistaa nopean reagoinnin ja markkinointitoimenpiteiden säätämisen ajoissa.

Toinen keskeinen havainto liittyy asiakaskokemukseen. Osallistujien odotukset tapahtumien sujuvuudesta ja laadusta ovat kasvaneet. Ammattimaisuus ei ole enää kilpailuetu – se on perusoletus. Kohderyhmän syvällinen tunteminen on ratkaisevaa: esimerkiksi senioritapahtumissa esteettömyys, istumamukavuus ja palveluiden helppous ovat keskeisiä onnistumisen tekijöitä.

“Kehitys ei ole valinta, vaan edellytys.”

Kolmas teema koski sosiaalista mediaa. Some tarjoaa tapahtumille valtavasti näkyvyyttä, mutta on samalla armoton. Epäonnistumiset leviävät nopeasti, ja toisaalta yleisö odottaa korkealaatuista visuaalista sisältöä – erityisesti videoita. Sosiaalinen media vaatii suunnitelmallisuutta, kohderyhmän ymmärtämistä ja jatkuvaa panostusta.

Neljäs keskeinen nosto oli tapahtuma-alan ekosysteemimäinen luonne. Kaikkea ei tarvitse – eikä kannata tehdä itse. Pienemmille toimijoille kilpailukyky syntyy erikoistumisesta, vahvasta verkostosta ja yhteistyöstä. Suuret toimijat voivat hyödyntää 360-malleja, mutta pienet pärjäävät ketteryydellä ja omalla erityisosaamisellaan.

Johtaminen, teknologia ja jaksaminen

Yhteiset työkalut, selkeät roolit ja sitoutuminen sovittuihin toimintatapoihin ovat tapahtuman onnistumisen perusta. Kupiainen korostaa johtamisen ja projektinhallinnan merkitystä: järjestelmät itsessään eivät ratkaise ongelmia, ellei niiden käyttöä johdeta ja niihin sitouduta. Erityisen tärkeänä työkaluna hän nostaa esiin vuosikellon, joka tukee ennakointia, aikataulutusta ja auttaa hahmottamaan kokonaiskuormitusta – myös tekijöiden jaksamisen näkökulmasta.

Keskustelussa nousi vahvasti esiin tapahtuma-alan inhimillinen puoli. Ala tarjoaa ainutlaatuisia elämyksiä ja voimakkaita flow-kokemuksia, mutta on samalla yksi kuormittavimmista. Juuri siksi rakenteiden, johtamiskäytäntöjen ja toimintakulttuurin kehittäminen on välttämätöntä – ei vain parempien tapahtumien, vaan myös kestävämmän työelämän rakentamiseksi.

Haluatko kuulla koko keskustelun ja syventyä aiheeseen tarkemmin? Lataa Liveton webinaaritallenne ja palaa näihin oivalluksiin silloin, kun se sinulle parhaiten sopii.