Virtuaalitapahtuma-alustan sekä Tapahtumasovelluksen muistilista

Tämä blogiteksti on tarkoitettu avuksi Liveton tapahtumajärjestäjille virtuaalitapahtuma-alustan sekä Tapahtumasovelluksen rakentamiseen. Muistilista sisältää pääkohdat kevyen tapahtumatoteutuksen rakentamiseen, joten huomioithan tämän, mikäli tapahtuman kokonaisuus on laajempi! Lisää vinkkejä tapahtuman toteutukseen löydät Liveton blogeista, webinaareista sekä ladattavista materiaaleista.

Virtuaalitapahtuma-alusta

Hyödynnä tätä muistilistaa tapahtuman teon eri vaiheissa!

Suunnitteluvaihe – vastaa näihin kysymyksiin heti suunnitteluvaiheessa

• Miten alusta toimii?
• Mikä on tässä tapahtumassa alustan tarkoitus? Mihin sitä käytetään?
• Miten osallistujia osallistetaan ja aktivoidaan?
• Mitä sisältöä alustalle viedään?
• Mikä kirjautumismuoto alustalle otetaan käyttöön? Liveto-tili vai vieraskirjautuminen?
• Tuleeko sisäänpääsyä rajata jotenkin pääsynhallinnalla?
• Kuka vastaa alustan teosta ja suunnittelusta?
• Miten alustasta viestitään osallistujille?

Selkeä ohjeistaminen virtuaalitapahtuma-alustasta on tärkeä osa tapahtuman onnistumista. Viestinnässä ja ohjeistamisessa tulee ottaa huomioon ainakin seuraavat asiat: 

• Tilin luonnin tai vieraskirjautumisen ohjeistus
• Alustan linkki
• Alustan käytön yleiset ohjeet
• Mitä osallistujien halutaan tekevän alustalla
• Mistä saa tarvittaessa apua
• Lisävinkkejä tapahtuman viestintään löytyy täältä.

Alustan tekovaihe – onhan nämä asiat tehty?

• Tapahtuma on tehty (nimi, kuvaus, kuvat, aika, sijainti, tyyppi, kieli, tapahtuma on julkaistu)  
• Tapahtumasivu on tehty ja se on personoitu
• Alusta on tehty ja värit on personoitu brändin mukaan
• Halutut huoneet ja sisällöt on tehty
• Esiintyjät/kumppanit/yritykset on tehty
• Aikataulut on tehty
• Chatit on tehty
• Äänestykset ja kyselyt on tehty 
• Striimi on tehty
• Keskusteluhuoneet on tehty
• Kirjautumistapa ja mahdolliset pääsynhallinnat on tehty
• Alustan aukeamisajankohta on määritetty
• Alustan mobiili- ja tablettityylien skaalautuvuus on tarkastettu
• Alustan linkit ja niiden avautuminen uuteen välilehteen (jos halutaan) on tarkistettu
• Osallistujia on ohjeistettu alustan käyttöön
• Moderoija on valittu ja moderointia on harjoiteltu ja suunniteltu
• Kenraaliharjoitus on suunniteltu/pidetty ja puhujia ohjeistettu.

Vinkki: kuvaustekniikan muistilistan löydät täältä.

Tapahtuman jälkeen – älä unohda näitä kohtia

• Palautekyselyn lähettäminen osallistujille ja tapahtumasta kiittäminen
• Mahdollisesta tallenteesta muistuttaminen
• Analytiikan, chat-historian sekä äänestysten tarkastelu
  
  

Tapahtumasovellus

Hyödynnä tätä muistilistaa tapahtuman teon eri vaiheissa!

Suunnitteluvaihe – vastaa näihin kysymyksiin heti suunnitteluvaiheessa

• Miten sovellus toimii?
• Mikä on tässä tapahtumassa sovelluksen tarkoitus? Mihin sitä käytetään?
• Mitä sisältöä sovellukseen viedään?
• Miten osallistujia osallistetaan?
• Kuka vastaa sovelluksen teosta ja suunnittelusta?
• Miten sovelluksesta viestitään osallistujille?
• Miten sovellus saadaan osallistujille käyttöön?

Tapahtumasovelluksesta saa kaiken hyödyn irti, kun mahdollisimman moni osallistujista saadaan käyttämään sovellusta. Tämän vuoksi tapahtumajärjestäjän on hyvä panostaa Tapahtumasovelluksen viestintään ja ohjeistukseen. Huomioitavaa on myös se, mitä sovelluksen käytöllä tavoitellaan: käsiohjelman korvaamista, infopakettia, verkostoitumista vai kävijöiden osallistamista? Tapahtumasovelluksesta viestiessä kannattaa huomioida seuraavat asiat:

• Sovellus ei vaadi lataamista tai käyttäjätunnusta, vaan on selainpohjainen ja sitä käytetään nimimerkillä
• Osallistuja pääsee sovellukseen helposti suoraan lukemalla QR-koodin.
• Viestintään voi hyödyntää: sähköpostia, sosiaalista mediaa, verkkosivuja, Liveton tapahtumasivuja, mainoksia/ohjeita tapahtumassa, tapahtuman kuulutuksia ja juontajan juontoja – pääasia että viesti menee perille ja QR-koodi on näkyvillä useammassa paikassa!

Alustan tekovaihe – onhan nämä asiat tehty?

• Tapahtuma on tehty (nimi, kuvaus, kuvat, aika, sijainti, tyyppi, kieli, tapahtuma on julkaistu)  
• Tapahtumasovellus on luotu ja värit personoitu brändin mukaan
• Info on tehty – sisältäähän sovellus kaikki tapahtuman tärkeimmät tiedot sekä sen, miten Tapahtumasovellusta halutaan osallistujien hyödyntävän?
• Esiintyjät/kumppanit/yritykset on tehty
• Aikataulut on tehty
• Chatit on tehty
• Äänestykset ja kyselyt on tehty 
• Kartat on ladattu
• Alustan linkit ja niiden avautuminen uuteen välilehteen (jos halutaan) on tarkistettu
• Sovellukseen kirjautumista on testattu
• QR-koodi on ladattu ja sitä on jaettu osallistujille
• Osallistujia on ohjeistettu Tapahtumasovelluksen käyttöön
• Moderoija on valittu ja moderointia on harjoiteltu ja suunniteltu
• Mahdollinen chatin heijastus valkokankaalle on suunniteltu 

Tapahtuman jälkeen – älä unohda näitä kohtia

• Palautekyselyn lähettäminen ja tapahtumasta kiittäminen
• Analytiikan, chat-historian sekä äänestysten tarkastelu

Lisää vinkkejä Tapahtumasovelluksen käyttöön löytyy blogista!

PS. Liveton tapahtumajärjestäjänä löydät lisäohjeita Tapahtuman koulutusympäristöstä! Kysy lisää Liveton omalta yhteyshenkilöltä. 

Etsitkö sopivaa virtuaalitapahtuma-alustaa tai Tapahtumasovellusta? Jos et ole vielä ottanut Liveton työkaluja käyttöösi, ota meihin yhteyttä täältä, niin kerromme mielellämme lisää!