Tipsit Tuottajille jakso 22 - Henkilöstövuokraus tapahtumien työkaluna

Liveton Tipsit Tuottajille on podcast-sarja, jossa vierailee tapahtuma-alan osaajia kertomassa omia tarinoitaan jakson teemasta. Tällä kertaa vieraana oli henkilöstövuokrauksen asiantuntija Merja ”Metu” Ruuska, joka kertoi henkilöstöpalveluiden hyödyistä tapahtuma-alalla. Lue tästä lisää tai kuuntele jakso Spotifysta!

Henkilöstövuokrauksen hyödyt ja helppous vetävät puoleensa

Voimansa yhdistäneet Varamiespalvelut ja Smile Henkilöstöpalvelut ovat nykyään uusi henkilöstövuokrauspalvelu Eezy. Eezyllä on noin 30 000 palkansaajaa kuukaudessa ympäri Suomea, aina teollisuusalalta lääkäreihin. Lisäksi yritys hoitaa suorarekrytointeja sekä kaikkia mahdollisia työn ja työntekijän välissä olevia työelämän palveluita. Ruuska itse toimii yrityksen henkilöstökonsulttina ja vastaa tapahtuma-alaa koskevista rekrytoinneista.

”Työ ja työntekijä kohtaavat”
–Merja Ruuska

Henkilöstövuokrauksen tarkoitus on helpottaa asiakasyritysten rekrytointeja sekä työntekijöiden työnhakua. Mikäli yrityksellä ei ole käytettävissä tarpeeksi aikaa tai resursseja, on henkilöstövuokrauksesta suuri apu, sillä he astuvat tällöin kehiin ja löytävät oikeat henkilöt tehtävään. Tavoitteena on siis löytää yhteensopivat ”matchit” työelämässä.

Tapahtuma-alaa koskien suurin tarve on anniskelupuolen henkilöstössä. Henkilöstöä tarvitaan aina kivijalkaravintoloista suuriin tapahtumiin ja festivaaleille. Tarvetta löytyy kuitenkin myös muun muassa aluesiivoukselle, roudareille, lavanrakentajille sekä oikeastaan kaikkeen mahdolliseen tapahtumiin liittyvään. Mikäli Eezyllä ei ole tarjota joihinkin tehtäviin henkilöstöä, kuten esimerkiksi järjestyksenvalvojia, on heillä alihankkijat apuna, jotta tapahtumajärjestäjälle saadaan tarjottua mahdollisimman kattava paketti henkilöstöä. Eezyn työntekijöiden skaala tapahtumissa on hyvinkin laaja riippuen tapahtuman koosta. Pienempiin tapahtumiin rekrytoidaan yleensä 5-10 henkilöä, kun taas suurimpiin tapahtumiin voidaan tarvita jopa 220 henkilöä per päivä.

Henkilöstövuokrauksen hyödyt

Suurin hyöty henkilöstövuokrauksesta asiakkaalle on se, että hänelle jää enemmän aikaa ydintekemiseen eli tapahtuman järjestämiseen. Henkilöstövuokrausta hyödyntäessä aikaa ei tarvitse käyttää oikeiden työntekijöiden etsimiseen, kun henkilöstövuokrauspalvelu tietää jo oikeat henkilöt tehtävään. Miten sitten henkilöstöpalvelun työntekijästä on hyötyä enemmän, kuin esimerkiksi talkoolaisesta? Alan-ammattilaisilla on yleisesti:

• Parempi asenne työskentelyyn

• Tekemisen meininki ja tehokkaampi tahti työskentelyssä

• Parempi ote lisämyyntiin

• Lyhyempi ajallinen tarve perehdytykselle

Yhteistyökumppanien kartoitus sekä suunnitteluvaiheet

Yhteistyössä henkilöstöpalveluyrityksen ja asiakasyrityksen välillä prosessit lähtevät käyntiin siitä, mitä tarvitaan ja mitä on tarjota. Tavoitteena on kartoittaa, kuinka paljon henkilökuntaa tapahtumaan tarvitaan ja mihin aikaan. Ruuska itse kehottaa tapahtumajärjestäjiä suosimaan kuluja säästävää tekniikkaa, eli porrastustekniikkaa. On hyvä pohtia, tarvitaanko koko miehitystä aamusta iltaan, vai onko mahdollisesti parempi sijoitella työntekijöitä eri työvuoroihin, työtehtävistä riippuen.

”Tietystä rungosta on hyvä lähteä liikkeelle, mutta lähempänä tapahtumaa skaalaudutaan tarpeiden mukaan”
– Merja Ruuska

Suunnitteluvaiheessa asiakkaalle halutaan toki myydä mahdollisimman paljon työntekijöitä ja työtunteja, mutta tärkeintä on silti olla asiakkaan puolella. Suunnittelussa kaikki lähtee tapahtumasta ja sen raameista. Kun tiedetään mitä tapahtuma tulee sisältämään, osataan seuraavaksi pohtia, ketä tarvitaan töihin ja mihin aikaan. Toki tapahtumien osalta tilanteet usein muuttuvat ja tämän mukaan täytyy löytyä myös joustoa henkilöstön suhteen. Mikäli yhtäkkiä tapahtuman henkilöstön tarve kasvaa, tai puolestaan vähenee, on tilanteiden mukaan skaalauduttava.

Hinnoittelu ja työntekijät

Ruuska toteaa, että erilaisia hinnoittelumalleja on monia, mutta yleensä lähdetään kerrointyyppisestä hinnoittelusta, joka muodostuu työntekijän tuntipalkasta kertaa tietty kerroin. Kertoimiin voivat vaikuttaa erilaiset tekijät, kuten tapahtuman sijainti tai mahdolliset majoituskustannukset. Kertoimet käydään kuitenkin tarkasti asiakkaan kanssa läpi, jottei tule ikäviä yllätyksiä kustannusten osalta.

Työntekijät suosivat Eezyn tarjoamia työmahdollisuuksia, sillä työnteko on hauskaa, yritys pystyy tarjoamaan kokemuksia ja verkostoitumismahdollisuuksia sekä urakehitykseen kannustetaan. Yleisesti ottaen Eezyn työntekijöiden kirjo on laaja alojen ja ikäryhmien välillä, mutta melko suuri joukko koostuu opiskelijoista. Ruuska kertoo, että tapahtumapuolella noin 30% on opiskelijoita, mutta mukana on myös alan ammattilaisia, kuten esimerkiksi À la carte kokkeja, jotka kaipaavat vaihtelua. Variaatio on siis hyvinkin laaja tapahtuman luonteesta riippuen. Ruuska vielä toteaa, että mikäli tapahtumanjärjestäjät miettivät henkilöstövuokrauksen hyödyntämistä, niin kysyminen ei maksa mitään. Hän summaa toiminnan vielä siihen, että se on helppoa, apua saa aina ja myös joustavuutta löytyy.

Mikäli haluat katsoa jakson myös YouTuben puolella, löydät sen tästä. Muista myös tilata Liveton YouTube –kanava, niin olet aina ajan tasalla tapahtuma-alan parhaista tipseistä.