Tapahtuman projektinhallinta

Posted by Milla on May 9, 2019 2:08:21 PM
Milla

Tapahtuman projektinhallinta

Miten voisit parantaa tapahtuman kokonaisuuden hallintaa sekä viestintää? Olemme kuulleet lukemattomia kertoja lausahduksen ”kaikki kaatui viestintään” – mitä ajatuksia tämä lause sinussa herättää? Entä millaisessa roolissa näet viestinnän projektin onnistumisen kannalta? Jotta tapahtumasta saadaan onnistunut, tulee tiedon liikkua koko organisaation läpi vaivattomasti.

Tapahtuman projektiryhmän välinen viestintä 

Harva meistä pystyy toteuttamaan suuria kokonaisuuksia omin voimin, ja sen takia tuleekin koota ympärille oikeanlaista osaamista projektiryhmän muodossa. Projektiryhmän valinnassa on tärkeää huomioida seuraavat asiat:

  1. Valitse ympärillesi erilaisia ihmisiä eri taidoilla

  2. Varmista että teillä on samat tavoitteet

  3. Käykää lävitse millaisia viestijöitä olette

  4. Sopikaa yhteiset viestinnän kanavat

  5. Käyttäkää aikaa myös toisiinne tutustumiseen.

 

Kun olette päässeet koko tiimillä eteenpäin, on päätettävä viestinnälliset kanavat ja niiden käyttö. Yhteiset sovitut käytänteet auttavat viestinnän sujuvuutta, sillä kaikki tietävät silloin missä kanavissa mistäkin aisoista tulee puhua ja missä kaikki tieto jaetaan. On myös tärkeää, että valitaan vain muutama kanava. Yli kolme viestintäkanavaa voi koitua jo niin suureksi sokkeloksi, ettei tiedetä mistä mikäkin informaatio löytyy. Kokeile valita kanavat tiedostojen jaolle, nopealle viestinnälle, sekä ulkoiseen viestintään.

 

Mihin viestintä yleensä kaatuu?

Tapahtuman projektiryhmän viestintä kaatuu yleensä: 

  • Liian monimutkaisiin viestintäkanaviin

  • Sen tärkeyttä ei ymmärretä

  • Liian vähäinen informaation jako.

Viestintä ei tietenkään ole ainoa tapahtumaprojektin sudenkuoppa, sillä haasteita tulee varmasti suuren kokonaisuuden hahmottamisessa, motivoinnissa sekä itse tapahtuman rakentamisessa. Tapahtumien tuottamisessa voidaan puhua eri kokoisista kokonaisuuksista ja yhteistä tapahtumien tuottamiselle ovatkin monesta tekijästä koostuvat kokonaisuudet. 

Haluamme muistuttaa, että pelkän muistivihon lisäksi on tarjolla monia erilaisia ilmaisia projektinhallintatyökaluja, joita kannattaa ehdottomasti kokeilla. Usein haasteita voi viestinnän lisäksi tuottaa tiimin jäsenten väliset välimatkat, jolloin fyysisten tapaamisen pitäminen rajoittuu. Välimatkat eivät onneksi ole enää teknologian takia mikään ongelma, vaan sovellukset ja etätapaamisen työkalut saavat maiden välisetkin kokoukset onnistumaan.

 

Onnistu projektinhallinnassa 

Koska me Livetolla tiedämme hyvin, millaista voi olla huono projektinhallinta ja viestintä, kasasimme uuteen oppaaseemme erilaisia viestinnän ja projektin hallinnan työkaluja. Erilaisia sovelluksia ja palveluntarjoajia löytyy tietenkin suunnattoman monta, mutta jaamme teille hyviä ja huonoja kokemuksia muutamasta perustyökalusta projektinhallintaan. 

Oppaassa käsitellään seuraavia työkaluja:

  • Trello

  • Slack

  • Motorola

  • Google Drive

 Lue kokemuksia ja suosituksia työkaluista Liveton uudesta Onnistu projektinhallinnassa -oppaasta. Käy lukemassa opas ja tutustu vanhoihin tuttuihin järjestelmiin tai löydä uusia keinoja tukea projektissa onnistumista.

 

Lataa opas

Tapahtuma-alan paras blogi Suomessa

Ajatuksia tapahtumista ja tapahtumien vierestä

Liveton blogissa käsitellään viikottain mielenkiintoisia tapahtuma-alan trendejä, uutisia sekä aiheita, joista on hyötyä tapahtuman järjestämisessä. Liveton missio on auttaa tapahtumia menestymään, joten nämä blogitekstit ovat tehty sinua varten ! Tervetuloa blogiin.

 

Haluatko tietää enemmän tapahtuman järjestämisestä?

Siirry Tapahtuman Pelikirjaan

Tilaa Liveton uutiskirje sähköpostiisi!

Blogit hakusanojen mukaan

See all