Tapahtuman checklist

Posted by Julia on Mar 25, 2019 3:47:22 PM

Tapahtuman checklist

Tapahtumatuottajalla on usein monta rautaa tulessa ja järjestäjän täytyykin muun muassa budjetoida, aikatauluttaa ja selvittää lupa-asioita. Tapahtuman muistilista on hyvä keino varmistaa, että tietyt asiat on tehty ennen tapahtuman julkaisua.

Tässä blogitekstissä paneudutaan asioihin, joita on hyvä ottaa huomioon, ennen kuin tapahtuma on kaikkien ihmisten huulilla. Tämä checklist on vain pintaraapaisu, mutta antaa käsityksen siitä, mitkä asiat tulisi olla prioriteettilistan kärjessä tapahtumaa valmistellessa.

Kehitä tapahtumallesi tavoite

Kuten kaikessa liiketoiminnassa, tulee tapahtuman visio ja tavoite olla kohdillaan ennen kuin mitään lähdetään toteuttamaan. Suunnittelussa lähdetään liikkeelle peruskysymyksistä:

  • Miksi tapahtuma toteutetaan?
  • Kenelle tapahtuma on suunnattu?
  • Miten tapahtuma erottuu muista?
  • Millainen on tapahtuman luonne ja brändi?
  • Mikä on tapahtuman tavoite?
  • Millä tavoin tapahtuman onnistumista mitataan?

Luo budjetti ja selvitä lupa-asiat

Tapahtumaa tehdessä voi tulla tehtyä päätöksiä ilman, että miettii sen vaikutusta kokonaisbudjettiin. Jokainen tapahtuma tarvitsee ehdottomasti budjetin, sillä mututuntumalla tekeminen ei anna haluttua lopputulosta ja voi aiheuttaa jopa erinäisiä ongelmia. Kokonaisbudjetin lisäksi olisi hyvä luoda budjetti myös esimerkiksi markkinoinnille, tapahtumapaikan menoille, yhteistyökumppaneille, artisteille sekä muille suurille menoerille. Lisäksi muun muassa erilaiset palaverit ja matkat vievät sekä aikaa että rahaa, joten ne kannattaa huomioida jo suunnittelussa. Suunnittelussa apuna voi käyttää Tapahtumajärjestäjän budjettipohjaa. 

Tapahtuman lupa-asiat voivat viedä yllättävänkin kauan aikaa, joten luvat tulee hakea ajoissa. Joidenkin lupien myöntämisessä voi kestää useampi kuukausi varsinkin silloin, kun on suosituin loma-aika. Lisätietoa lupa-asioista saa Tapahtuman Pelikirjasta sekä Tapahtumajärjestäjän lupapaketista.  

  

Rakenna suunnitelmat huolellisesti

Tapahtumajärjestäjän tulee löydä lukkoon päivämäärät sekä suunnitella muun muassa viestintä, asiakaspalvelu, markkinointi sekä mahdollinen lipunmyynti. Markkinoinnin suunnittelun apuna kannattaa käyttää ostopersoonia, joiden pohjalta voi suunnitella miten, missä ja kenelle tapahtumaa markkinoidaan.

Jos tapahtuman projektiryhmän toimintaa ja viestintää ei ole suunniteltu ensimmäisissä tapaamisissa, on se tehtävä niin pian kuin mahdollista. Myös tapahtumakävijälle suunnattuun viestintään tulee kiinnittää huomiota, jotta mahdolliselle asiakkaalle muodostuu yhtenäinen kuva tapahtumasta. Lue lisää Tapahtumaviestinnästä täältä.

Suunnitellessa tapahtumaa on mietittävä, kuka vastaa tapahtuman asiakkaiden kysymyksistä tapahtuman julkistuksen jälkeen ja miten asiakaspalvelua toteutetaan. Vinkkejä asiakaspalveluun löydät Uuden tapahtumajärjestäjän oppaasta. 

Myös lipunmyynti vaatii oman suunnitelmansa. ”Laitetaan lipun vaan myyntiin ja katsotaan mitä tapahtuu” ei tuota yleensä haluttua lopputulosta. Lipunmyynti kannattaa suunnitella dynaamisesti, sillä se vauhdittaa lipunmyyntiä sekä lisää tapahtuman kiinnostavuutta. Lisää aiheesta löydät täältä.     

Syvenny vielä aiheeseen lukemalla Tapahtumajärjestäjän käsikirja!

Topics: tapahtuman järjestäminen, tapahtuman perusteet, tapahtuman viestintä

Tapahtuma-alan paras blogi Suomessa

Ajatuksia tapahtumista ja tapahtumien vierestä

Liveton blogissa käsitellään viikottain mielenkiintoisia tapahtuma-alan trendejä, uutisia sekä aiheita, joista on hyötyä tapahtuman järjestämisessä. Liveton missio on auttaa tapahtumia menestymään, joten nämä blogitekstit ovat tehty sinua varten ! Tervetuloa blogiin.

 

Haluatko tietää enemmän tapahtuman järjestämisestä?

Siirry Tapahtuman Pelikirjaan

Tilaa Liveton uutiskirje sähköpostiisi!

Blogit hakusanojen mukaan

See all