Osallistujien kommunikointi hybriditapahtumissa

Hybriditapahtuma tarkoittaa live- ja virtuaalitapahtuman yhdistelmää, jolloin ihmiset voivat osallistua siihen paikan päällä tai verkossa. Tässä blogissa perehdymme juuri siihen, miten eri osallistumismuotojen välillä tapahtuvaa kommunikointia voi käydä ja millä keinoin sitä voi lisätä.Hybriditapahtuma tarjoaa yleisölle monipuolisemmat osallistumismahdollisuudet mistä päin maailmaa tahansa, mikä kasvattaa potentiaalisen yleisön kokoa. Hybriditapahtuma mahdollistaa monipuoliset keinot osallistujien väliseen kommunikointiin riippumatta siitä, millä tavalla tapahtumaan osallistuu. Live- ja virtuaalitapahtumien sisällöt on hyvä suunnitella siten, että ne palvelevat parhaiten kutakin osallistumismuotoa, mutta eri työkalujen avulla molempia osallistujaryhmiä pystyy näppärästi tuomaan yhteen.

 Ohjelman suunnittelu

Ennen erilaisten työkalujen käyttöönottoa kommunikoinnin sujuvoittamiseksi on tarpeen miettiä, missä välissä osallistujat ehtivät hyödyntämään niitä. Tapahtuman aikatauluun on hyvä jättää tilaa ja taukoja verkostoitumiselle, mutta mahdollisuus kannattaa tarjota myös ennen ja jälkeen tapahtuman. Tämä koskee niin etä- kuin liveyleisöä, sillä live- ja virtuaalitoteutusten sisällöt tulee rakentaa molemmille osallistumismuodoille siten, että se tuo jotain lisäarvoa tapahtumaan osallistumisesta.

Yksi avainasemassa oleva tekijä on kiinnostava ja mukaansatempaava juontaja, joka aktiivisesti pyrkii kannustamaan keskusteluun ja kommentointiin. Molempien yleisöjen kommentteja ja kysymyksiä voidaan nostaa juonnossa esille ja herättää sitä kautta lisää keskustelua. Liveton webinaarissa juontamisen ammattilaiset Maikki Medialta kertoivat tarkemmin onnistuneen juonnon toteuttamisesta.

Ohjelman striimauksessa virtuaalialustalle etäyleisöä varten on otettava huomioon, halutaanko paikan päällä olevaa yleisöä osallistaa mukaan striimiin esimerkiksi kysymysten kautta. Tällöin kysymyksiä varten tarvitaan liikkuva kamera sekä mikrofoni, jotta ne saadaan kuulumaan selkeästi lähetykseen. Paikan päälle tarvitaan myös valkokangas, johon voi heijastaa virtuaalialustan kautta tulleita kommentteja ja kysymyksiä etäosallistujilta tai jos etäosallistujia halutaan mukaan keskusteluun paikan päällä olevan yleisön kanssa.

Työkalut hybriditapahtumien viestintään ja verkostoitumiseen

Liveto tarjoaa hybriditapahtumien järjestämiseen erinomaiset työkalut, joiden avulla myös osallistujien välinen kommunikointi on tehty helpoksi. Muun muassa seuraavilla Liveton  työkaluilla voi lisätä hybriditapahtumien verkostoitumis- ja kommunikointimahdollisuuksia:

• Oma käyttäjäprofiili

-   Virtuaalialustalla kommunikointia varten oma käyttäjäprofiili on hyvä täydentää ennen tapahtumaa, jotta tapahtuman alkaessa voi keskittyä olennaiseen. Profiilin täydentäminen helpottaa verkostoitumista muiden osallistujien kanssa.
-   Käyttäjäryhmä-tunnisteet auttavat jaottelemaan muun muassa live- ja virtuaaliosallistujat, jotta eri osallistujaryhmien tunnistaminen ja erottaminen toisistaan helpottuu.

• Chat

-   Mahdollistaa reaaliaikaisen viestinnän molempien osallistujaryhmien välillä.
-   Tarvittaessa mahdollisuus anonyymien viestien lähettämiseen (aktivoi myös hiljaisempia osallistujia).
-   Julkisten chat-kanavien lisäksi yksityisviestit ja -videopuhelut kahdenkeskiseen kommunikointiin.
-   Kalenterikutsujen lähettäminen tapaamisten sopimiseen. Tapaamiset voi tapahtua esimerkiksi yksityisvideopuheluin virtuaalialustalla tai tapahtumassa paikan päällä.

• Kyselyt

-   Kyselyt-ominaisuus toimii niin virtuaalialustalla kuin Tapahtumasovelluksessa, jonka kautta voidaan kysyä muun muassa yleistä fiilistä, palautetta esityksistä tai tapahtuman järjestelyistä

• Videokeskustelutyökalu

-   Isommille ryhmille tarkoitettu videokeskustelutyökalu soveltuu niin työpajojen, yritysesittelyiden kuin rennompien kahvitaukojen pitämiseen virtuaalisesti.
-   Mahdollistaa pienryhmiin jakamisen.
-   Vinkki! Samanaikaisesti sivussa toimivaa chattia voidaan hyödyntää esimerkiksi äänestyksiin, jossa parasta kommenttia voi äänestää tykkäämällä siitä.

• Virtuaalinen näyttely

-   Yrityksen yhteyshenkilöt voivat olla tavoitettavissa esimerkiksi yksityisviestien ja -puheluiden kautta virtuaalialustalla ja näyttelyssä. Yhteyshenkilöiden vastuunjakoa näiden kahden välillä voi vaihdella tapahtuman aikana.

• Tapahtumasovellus
  
  - Yleistä viestintää ja kommentointia molempien osallistujaryhmien välillä. Selainkäyttöinen sovellus viestintään, kommunikointiin, aktivointiin ja tiedottamiseen. Sovellus tuo kaiken tiedon kätevästi osallistujien puhelimeen, eikä tarvetta paperisille käsiohjelmille enää ole. Lue lisää Tapahtumasovelluksesta täältä!

Heräsikö kiinnostus hybriditapahtumien toteuttamiseen? Liveton sivuilta löydät kaikki tarjoamamme työkalut, joiden avulla järjestät onnistuneita tilaisuuksia ja tapahtumia! Mikäli et löydä sivuiltamme vastausta, niin asiantuntijamme vastaa mielellään mieltä askarruttaviin kysymyksiin ja pohtii yhdessä, miten Liveto voisi olla tapahtumallesi avuksi.