Miten yhdistys voi hyödyntää tapahtumissa Liveton viestintätyökalua?

Kaikki tapahtuma-alalla työskentelevät tietävät, että hyvä ja toimiva viestintä on yksi onnistuneen tapahtuman kulmakivistä, mutta kuinka moni on arvioinut käytössä olevia tapahtumaviestinnän työkaluja viime aikoina? Ovatko käytössä olevat työkalut riittävät sekä tarpeeksi helppokäyttöiset? Entä miten syntyvää dataa hallinnoidaan? Seuraavaksi paneudutaan erityisesti siihen, miten yhdistys hyötyy Liveton viestintätyökalusta – tämä blogiteksti antaa ajatuksia siihen, mitä ominaisuuksia viestintätyökalulta kannattaa vaatia. Liveton viestintätyökalu on osa tapahtumahallinnan työkaluja, jotka sisältävät myös muun muassa ilmoittautumisen työkalut sekä osallistujahallinnan.

Monipuolinen viestintätyökalu mukana tapahtumaviestinnässä

Liveton viestintätyökalu kattaa sähköpostiviestinnän, jonka avulla voi tehdä personoitua tapahtumaviestintää. Työkalun avulla voi muun muassa:

• Personoida viestin visuaalisesti oman yhdistyksen näköiseksi
• Liittää viestiin kuvia ja kuvioita
• Lisätä viestiin liitteitä
• Ajastaa lähetyksiä
• Valita vastaanottajaksi tilaajat, osallistujat tai vaikka tietyn lipun ostajat
• Rajata lähettämistä esimerkiksi maksun statuksen mukaan
• Lisätä vastaanottajia Excel-muodossa
• Tehdä viestejä suomeksi, englanniksi ja ruotsiksi
• Lähettää uudelleen viestejä heille, ketkä eivät ole avanneet aiempia viestejä
• Tehdä testejä ennen lähetystä
• Tarkastella dataa
• Kaikki nämä pystyt itse tekemään muutamissa minuuteissa!

Viestintä tehdään Liveton hallinnasta, jolloin kaikki tapahtuman työkalut on saatavilla yhden järjestelmän alla! Myös viestien analytiikka kertyy Liveton hallintaan, joten tapahtuman dataa pääsee tarkastelemaan helposti yhdellä kertaa. Keskittäminen yhteen järjestelmään säästää myös rahaa ja hallinnointi sekä kouluttaminen helpottuvat. Tutustu lisää kokonaisvaltaiseen alustaan täältä. 

Yhdistyksen tapahtumat voivat olla hyvin erilaisia sisäisistä tilaisuuksista ja koulutuksista suuriin hybriditapahtumiin ja seminaareihin, mutta tapahtumia yhdistää usein samat viestinnän peruspilarit. Erilaisia viestintätyökalun käyttötarkoituksia on siis monia, mutta yleisimmät ovat: 

1. Kutsuminen tapahtumaan 
2. Vahvistus ilmoittautumisesta/lipun ostosta
3. Tapahtumainfon lähettäminen ennen tapahtumaa
4. Tapahtuman aikainen tiedotus
5. Kiittäminen ja palautekyselyn lähettäminen tapahtuman jälkeen

Tapahtumahallinnan työkalut

Viestintätyökalun lisäksi Liveton tapahtumahallinnan työkaluihin kuuluvat ilmoittautuminen, lipunmyynti, lomakkeet, kyselyt, palautteet sekä osallistujahallinta. Näistä työkaluista yhdet uusimmasta ovat kyselyt ja palautteet, joiden avulla on helppo tehdä esimerkiksi tapahtuman palautekysely. Palautekysely tukee yleisimpiä kysymys- ja vastausvaihtoehtoja, kuten avoimia kysymyksiä, monivalintoja, valintaruutuja sekä arvoasteikkoja. Palaute kerätään aina anonyyminä Liveton hallintaan. Mikäli olet kiinnostunut yhdistysten järjestämistä tapahtumista, niin katso täältä MIELI ry:n kokemuksia Livetosta. Jos tarvitset apua tapahtumahallinnan alkeissa, lue informatiivinen blogiteksti aiheesta täältä.