Miten osallistua virtuaalitapahtumaan?

Onko edessäsi virtuaalitapahtumaan osallistuminen, mutta et ole täysin varma, miten tapahtumassa kuuluisi toimia? Tämän kirjoituksen tarkoituksena on opastaa sinut, virtuaalitapahtuman osallistuja, läpi tapahtuman sekä neuvoa, miten saat kaiken irti uudesta kokemuksesta!

Ennen tapahtumaa 

Riippuen tapahtumasta, johon olet osallistumassa, voi siihen olla etukäteen ilmoittautuminen tai mahdollisesti lipun osto. Selvitä siis ensimmäisenä, tarvitseeko sinun ostaa lippua tai ilmoittautua, jotta pääset osallistumaan tapahtumaan. Selvitä myös mihin tapahtuma-alustalle sinun on mentävä tapahtumapäivänä: jos tapahtuma pidetään esimerkiksi Zoomissa, sinun kannattaa ladata sovellus koneellesi. Mikäli tapahtuma pidetään jossakin virtuaalitapahtuma palvelussa, sinun tulee mahdollisesti luoda itsellesi käyttäjäprofiili. Huomioi, että jos olet lipun oston tai ilmoittautumisen yhteydessä syöttänyt sähköpostiosoitteen, sinun tulee luoda profiili käyttäen samaa sähköpostia, jotta sinut voidaan yhdistää samaksi henkilöksi. 

Muista seurata aktiivisesti tapahtumajärjestäjän viestintää ennen tapahtumaa ja seurata heitä eri kanavissa. Tilaa järjestäjältä uutiskirje, jos sellainen on, jotta saat varmasti kaikki tarvittavat tiedot tapahtumasta. Selvitä jo hyvissä ajoin ennen tapahtumapäivää, mikä on se sivu, josta pääset sisään virtuaalitapahtumaan. Joskus tapahtuma-alustat aukeavat jo ennen virallisen ohjelman alkamista, joten ole liikkeellä hyvissä ajoin ja käy testaamassa kirjautumista sekä tapahtuma-alustaa etukäteen. Selvitä myös kehen voit olla yhteydessä tapahtumapäivänä, jos sinulle ilmenee teknisiä ongelmia tapahtumaan kirjautumisessa! Varmista myös, että sinulla on pääsy toimivaan nettiyhteyteen tapahtumapäivänä. Suoran lähetyksen, eli striimin, laatuun vaikuttaa myös nettiyhteyden nopeus, joten on suotavaa tarkistaa etukäteen, että sinulla on pääsy hyvään ja nopeaan nettiin.

Tapahtuman aikana 

Kun tapahtuma alkaa ja olet kirjautunut onnistuneesti sisään, on aika nauttia tarjolla olevasta ohjelmasta! Riippuen tapahtumasta, sen sisällöstä sekä käytössä olevasta tapahtuma-alustasta, sinulla tulee olemaan erilaisia ominaisuuksia käytössäsi. Otetaan seuraavaksi konkreettinen esimerkki Liveton virtuaalitapahtuma-alustasta. Sieltä voit löytää muun muassa seuraavaa:

• Aula: Tämä on ensimmäinen sivu, mihin saavut, kun tulet virtuaalitapahtumaan. Nappaa tästä talteen yleiset vinkit ja tapahtumajärjestäjän terveiset.
• Chat: Täällä voit keskustella muiden osallistujien kanssa ja kysyä kysymyksiä esimerkiksi tapahtuman esiintyjiltä. Chatissa kommunikointi tapahtuu kirjoittamalla ja se löytyy sivun oikeasta laidasta.
• Yksityisviestit ja videopuhelut: Voit lähettää muille tapahtuman osallistujille yksityisviestejä tai soittaa one-to-one videopuheluita, jolloin keskustelussa olette vain te kaksi, eikä viestit näy muille. 
• Lavat / suorat lähetykset: Tapahtuman ohjelmaa pääset katsomaan suorana tästä osiosta. Lähetys on yksisuuntainen, eli näet lähetyksen, mutta ohjelman esiintyjät eivät näe sinua. Voit kuitenkin kommentoida lähetystä ja ohjelmaa tapahtuman chattiin. 
• Videokeskustelut: Videokeskustelut voivat olla erilaisia työpajoja tai ryhmäkeskustelutiloja. Niissä voit kommunikoida muiden keskusteluun liittyneiden henkilöiden kanssa kameran ja mikin välityksellä. Kamera ja mikki ovat automaattisesti pois päältä, kun liityt keskusteluun, mutta saat halutessasi painettua ne päälle.
• Virtuaaliständit: Tapahtumasta riippuen siellä voi olla monipuolisesti erilaisia ständejä, esimerkiksi tapahtuman kumppaneista tai muita näyttelytiloja. Näihin kannattaa perehtyä huolella ja ajan kanssa, sillä sisällöt ovat aina erilaisia ja mielenkiintoisia! Pääset selailemaan ständejä ja palaamaan niiden sisältöihin niin kauan, kun tapahtuma-alusta on auki. Ständillä voi myös olla tavoitettavissa asiantuntija, kenen kanssa voit keskustella ständin sisällöstä chatissa tai videokeskustelussa.
• Polls/kyselyt: Pollsien avulla voit vastata erilaisiin kysymyksiin ja ottaa näin osaa tapahtumaan ja sen ohjelmaan! Liveton tapahtuma-alustalta löydät Pollsit aina sivun yläreunasta, jos ne ovat kyseisessä tapahtumassa käytössä.
• Oma kalenteri: Voit valita tapahtuman ohjelmasta juuri sinulle mieluisimmat ohjelmanumerot ja lisätä ne omaan kalenteriisi! Halutessasi voit myös varata kahdenkeskisiä tapaamisia muiden osallistujien kanssa.
• Ohjeita ja apua: Liveton tapahtuma-alustan tapahtumista löytyy ohjeita alustan käyttämiseen ja virtuaalitapahtumassa toimimiseen. Täältä voi hakea apua, jos kohtaat esimerkiksi jotain teknisiä ongelmia.

Virtuaalitapahtumassa oma aktiivisuutesi korostuu: kommentoi chattiin, konnektoi muita osallistujia, vastaa kyselyihin ja kierrä läpi tapahtuman huoneet! Virtuaalitapahtumat ovat erinomainen mahdollisuus verkostoitua ihmisten kanssa, joita et välttämättä pääsisi tapaamaan fyysisessä tapahtumassa. Alustasta riippuen voit lähettää muille osallistujille yksityisviestejä, tai soittaa heidän kanssaan videopuheluita ja sopia tapaamisia. Ota myös haltuun sosiaalinen media tapahtumajärjestäjän suosittelemalla tavalla, kuten jakamalla kuvia tietyllä hashtagilla – näin pääset myös osaksi tapahtumaa!

Parantaaksesi kokemustasi, täydennä profiiliasi, jolla olet liittynyt tapahtumaan. Tapahtuma-alustasta riippuen voit täydentää profiiliisi erilaisia tietoja, kuten linkin LinkedIn profiiliisi, verkkosivuillesi tai ilmoittaa yrityksesi ja tittelisi. Profiiliin kannattaa myös lisätä itsestään selkeä ja asiallinen kuva. Näin muut tapahtuman osallistujat näkevät sinusta nämä tiedot ja osaavat ottaa sinuun yhteyttä, jos he ovat kiinnostuneita samoista asioista. Virtuaalitapahtumaan kannattaa osallistua tietokoneella ja päivitetyllä selaimella, jotta näet materiaalit varmasti sellaisena, kuin ne ovat tarkoitettu. Ongelmatilanteissa suosittelemme evästeiden poistoa sekä laitteen palomuurin tarkistamista.

Tapahtuman jälkeen

Kun virtuaalitapahtuma päättyy, voit kirjautua ulos ja poistua sovelluksesta tai verkkosivuilta. Jos tapahtuma-alusta jää osallistujille avoimeksi myös tapahtuman jälkeen, pääset palaamaan materiaaleihin ja suoran lähetyksen tallenteeseen. Tästä mahdollisuudesta tiedottaa tapahtumajärjestäjä, joten kiinnitä huomiota mitä lähetyksen lopussa sanotaan. Tulevien tapahtumien parantamiseksi vastaa mahdolliseen palautekyselyyn, jotta tapahtumajärjestäjä tietää missä parantaa seuraavaan tapahtumaan – näin pääset oikeasti vaikuttamaan! 

Järjestätkö itse virtuaalitapahtumia? Pyydä maksuton demo Liveton virtuaalitapahtuma-alustasta, niin katsotaan yhdessä sinulle sopivat ratkaisut!